Teamassistenz (m/w/d) SV Change

Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft e.V.; Berlin; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

flexible Arbeitszeiten

hybrides Arbeiten

30 Tage Urlaub

ÖPNV-Zuschuss

Job summary

Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft e.V. in Berlin sucht eine Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (ca. 32 Stunden/Woche) zur Unterstützung des Teams Stifterverband Change. Die Stelle ist zunächst zwei Jahre befristet und bietet Option auf Verlängerung.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisations- und Verwaltungsaufgaben, Reisekosten/ Rechnungen, Workshop-Vor- und Nachbereitung, Prozess- und Wissensmanagement sowie Koordination mit internen und externen Stakeholdern.

Qualifications

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder Hochschulstudium sowie mindestens 2 Jahre Praxiserfahrung.
• Hohe Eigeninitiative und Freude daran, als Assistenz in einem dynamischen Team Verantwortung zu übernehmen.
• Idealerweise Grundverständnis der Bildungs- und Hochschullandschaft.
• Hohe Zuverlässigkeit, Anpassungsfähigkeit und Belastbarkeit auch in arbeitsintensiven Phasen.
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit, sich und andere zu organisieren und zu strukturieren.
• Proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Schnelle Auffassungsgabe und Freude an neuen Herausforderungen.
• Professionelles Auftreten und stilsichere Kommunikation in deutscher Sprache.
• Mindestens gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung des Teams bei allen organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufgaben, inklusive Termin- und Dienstreiseplanung, Koordination mit internen und externen Beteiligten.
• Bearbeitung von Rechnungen, Reisekostenanträgen und -abrechnungen sowie Dokumentenablage und Beschaffungen für das Team.
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Workshops (Präsenz und digital), darunter Erstellung von Unterlagen und Workshopmaterialien.
• Sicherstellung des strukturierten Prozess- und Wissensmanagements sowie Unterstützung im internen Projektmanagement und Projektcontrolling.
• Pflege von Kontaktlisten und Korrespondenz mit diversen Stakeholdergruppen.
• Unterstützung der Teamleitung in der Webseitenpflege und Zuarbeit für die Kommunikationsabteilung.
• Bei Bedarf Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
• Nach Absprache Übernahme von Sonderaufgaben.

Skills

Organisation

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Verlässlichkeit

Belastbarkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Abgeschlossene Berufsausbildung oder Hochschulstudium

Job description

Teilzeit (32 Stunden/Woche)

ab sofort

Berlin

Über uns

Seit mehr als 100 Jahren gestaltet der Stifterverband gemeinsam mit seinen Mitgliedern, Förderern und Partnern das Bildungs- und Wissenschaftssystem in Deutschland. Das Ziel: die Innovationskraft der Gesellschaft zu stärken - mit einem Bildungssystem, das auf die Herausforderungen von morgen vorbereitet, und einer Forschungslandschaft, das Wissen erfolgreich in die Anwendung bringt.

Der Stifterverband sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Berlin im Bereich Programm und Förderung zur Unterstützung des Teams Stifterverband Changeeine Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (etwa 32 Stunden/Woche). Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Option auf Verlängerung besteht.

Aufgaben

• Unterstützung des Teams bei allen organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufgaben, unter
  anderem Termin- und Dienstreiseplanung, inklusive Koordination und Abstimmung mit internen
  und externen Beteiligten
• Bearbeitung von Rechnungen, Reisekostenanträgen und -abrechnungen sowie Dokumentenablage
  und Beschaffungen für das Team
• Unterstützung des Teams bei der Vor- und Nachbereitung von Workshops (Präsenz und digital),
  unter anderem bei der Erstellung von Unterlagen und Workshopmaterialien
• Sicherstellung des strukturierten Prozess- und Wissensmanagements sowie Unterstützung im
  internen Projektmanagement und Projektcontrolling
• Pflege von Kontaktlisten und Korrespondenz mit diversen Stakeholdergruppen
• Unterstützung der Teamleitung in der Webseitenpflege und Zuarbeit für die
  Kommunikationsabteilung, für interne und externe Zwecke
• Bei Bedarf Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Nach Absprache Übernahme von Sonderaufgaben

Profil

• Abgeschlossene, einschlägige Berufsausbildung oder Hochschulstudium sowie mindestens 2 Jahre
  Praxiserfahrung
• Hohe Eigeninitiative und Freude daran, als Assistenz (m/w/d) in einem dynamischen Team
  Verantwortung zu übernehmen
• Idealerweise grundlegendes Verständnis der Bildungs- und Hochschullandschaft
• Hohe Zuverlässigkeit, Anpassungsfähigkeit und Belastbarkeit auch in arbeitsintensiven Phasen
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit, sich und andere zu organisieren und zu strukturieren
• Proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und Freude an neuen Herausforderungen
• Professionelles Auftreten und stilsichere Kommunikation in deutscher Sprache
• Mindestens gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten

• Mitgestaltung & Teilhabe – Flache Hierarchien, aktive Mitwirkung & engagierte Betriebsräte
• Gestaltungsspielraum – Eigene Ideen einbringen, neue Lösungen entwickeln & umsetzen
• Weiterbildung – Inhouse-Seminare, individuelle Fortbildungen & Wissenstransfer
• Work-Life-Balance – Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub & hybrides Arbeiten (40 % Präsenz / 60 % Homeoffice wöchentlich)
• Familie & Beruf – Homeoffice, Sonderurlaub & kostenfreier PME-Familienservice
• Attraktive Standorte – Arbeitsplätze im Herzen der City
• Moderne Arbeitsumgebung – Neue Technologien & motiviertes Team
• Mobilität – ÖPNV-Zuschuss
• Gesundheit – Verpflegungszuschuss, Gesundheitsworkshops & kostenlose Impfungen,
• Vergütung – 13. Gehalt, Urlaubsgeld & betriebliche Altersvorsorge

Für diese Ausschreibung als Assistenz (m/w/d) gibt es keine Bewerbungsfrist. Solange diese Ausschreibung auf unserer Homepage ist, können Sie sich gern bewerben.
Wir können das Bildungs- und Wissenschaftssystem nur gemeinsam gestalten. Unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion oder Weltanschauung, Alter oder sexueller Identität - bei uns haben alle Menschen die gleichen Chancen. Der freie Platz in unserem Team könnte Ihrer sein.
Fügen Sie bitte Ihrer Bewerbung als Assistenz (m/w/d) Angaben zu Ihrem Gehaltswunsch sowie Ihrem frühestmöglichen Eintrittsdatum hinzu.

Kontakt

Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft
Maria Munzel-Wolters
Baedekerstraße 1
45128 Essen
T 0201 8401-145