Teamassistenz (m/w/d) in Berlin

Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft e.V.; Berlin; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice 60/40 Hybrid

30 Tage Urlaub

Sabbatical

ÖPNV-Zuschuss

Job summary

Der Stifterverband sucht am Standort Berlin eine Assistenz (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit für den Programmbereich Digitale Transformation & Innovative Lernorte. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, mit Verlängerungsoption.

Zu den Aufgaben gehören Organisation, Rechnungs- und Reisekostenbearbeitung, Event-Planung und Unterstützung des On-/Offboardings. Erwartet werden Praxiserfahrung, Teamfähigkeit und sicherer Umgang mit MS-Office sowie fließende Deutsch- und gute

Qualifications

• Abgeschlossene, einschlägige Berufsausbildung oder Hochschulstudium sowie Praxiserfahrung.
• Ausgezeichnetes Organisationstalent und Motivation, Verantwortung zu übernehmen.
• Hohe Zuverlässigkeit, Anpassungsfähigkeit und Belastbarkeit auch in arbeitsintensiven Phasen.
• Proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise und strukturiertes Arbeiten.
• Schnelle Auffassungsgabe und Freude an neuen Herausforderungen.
• Professionelles Auftreten und diplomatische Kommunikation in Deutsch und Englisch.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools.

Responsibilities

• Unterstützung des Programmbereichs bei organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufgaben.
• Bearbeitung von Rechnungen, Reisekostenanträgen und Abrechnungen inkl. Dokumentenablage.
• Organisation von Dienstreisen und kleineren Veranstaltungen.
• Unterstützung des On- und Offboardings von neuen Mitarbeitenden.
• Organisation der technischen Ausstattung und Inventarisierung des Teams.
• Versand von Materialien und Unterlagen.
• Mitverantwortung des Office Managements im DigiHub in Berlin-Kreuzberg.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikation

Englischkenntnisse

MS Office

Flexibilität

Selbstorganisation

Education

Berufsausbildung oder Hochschulstudium

Tools

MS Office

Digitale Kollaborationstools

Job description

ÜBER UNS

Seit mehr als 100 Jahren gestaltet der Stifterverband gemeinsam mit seinen Mitgliedern, Förderern und Partnern das Bildungs- und Wissenschaftssystem in Deutschland. Das Ziel: die Innovationskraft der Gesellschaft zu stärken - mit einem Bildungssystem, das auf die Herausforderungen von morgen vorbereitet, und einer Forschungslandschaft, das Wissen erfolgreich in die Anwendung bringt.

Im Programmbereich Digitale Transformation & Innovative Lernorte setzt der Stifterverband unter anderem das Hochschulforum Digitalisierung (HFD), das University:Future Festival (U:FF) sowie den European Digital Education Hub (EDEH) um.

Der Stifterverband sucht am Standort Berlin zur Unterstützung des Programmbereichs eine Assistenz (m⁠/⁠w⁠/⁠d) in Vollzeit (38,5 Stunden) oder Teilzeit. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Option auf Verlängerung besteht.

AUFGABEN

• Unterstützung des Programmbereichs bei allen organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufgaben
• Bearbeitung von Rechnungen, Reisekostenanträgen und –abrechnungen, inklusive Dokumentenablage
• Unterstützung des Teams bei der Organisation von Dienstreisen und kleineren Veranstaltungen
• Unterstützung des On- und Offboardings von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Organisation der technischen Ausstattung für das Team und Inventarisierung
• Versand von Materialien und Unterlagen
• Mitverantwortung des Office Managements im DigiHub des Stifterverbandes in Berlin-Kreuzberg

PROFIL

• Abgeschlossene, einschlägige Berufsausbildung oder Hochschulstudium sowie Praxiserfahrung
• Ausgezeichnetes Organisationstalent und hohe Motivation, in einem dynamischen Team als Assistenz (m⁠/⁠w⁠/⁠d) Verantwortung zu übernehmen
• Hohe Zuverlässigkeit, Anpassungsfähigkeit und Belastbarkeit auch in arbeitsintensiven Phasen
• Ausgezeichnetes Talent, sich und andere zu organisieren und strukturieren, sowie proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und Freude an neuen Herausforderungen
• Professionelles Auftreten und stilsichere, diplomatische Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Kollaborations- und Präsentationstools
• Aufgeschlossenheit und erste Erfahrungen mit KI-Lösungen und -Tools
• Ein grundlegendes Verständnis für den sachgemäßen Umgang mit Fördergeldern ist von Vorteil
• Flexibilität, nach Bedarf vor Ort an den zwei Standorten (Berlin-Kreuzberg und Berlin-Mitte) zu arbeiten
• Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld und in einem sehr kollegial geprägten, engagierten Team

WAS WIR BIETEN

• Mitgestaltung & Teilhabe – Flache Hierarchien, aktive Mitwirkung & engagierte Betriebsräte
• Gestaltungsspielraum – Eigene Ideen einbringen, neue Lösungen entwickeln & umsetzen
• Weiterbildung – Inhouse-Seminare, individuelle Fortbildungen & Wissenstransfer
• Work-Life-Balance – Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub & hybrides Arbeiten (40 % Präsenz / 60 % Homeoffice wöchentlich), Sabbatical
• Familie & Beruf – Homeoffice, Sonderurlaub & kostenfreier PME-Familienservice
• Attraktive Standorte – Arbeitsplätze im Herzen der City
• Moderne Arbeitsumgebung – Neue Technologien & motiviertes Team
• Mobilität – ÖPNV-Zuschuss
• Gesundheit – Verpflegungszuschuss, Gesundheitsworkshops & kostenlose Impfungen
• Vergütung – 13. Gehalt, Urlaubsgeld & betriebliche Altersvorsorge

Wir können das Bildungs- und Wissenschaftssystem nur gemeinsam gestalten. Unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion oder Weltanschauung, Alter oder sexueller Identität - bei uns haben alle Menschen die gleichen Chancen. Der freie Platz in unserem Team könnte Ihrer sein.

KONTAKT

Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft

Maria Munzel-Wolters

Baedekerstraße 1

45128 Essen

T 0201 8401-145

www.stifterverband.org