Assistenz / Teamassistenz / Sekretariat (w/m/d)

Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit

Mobiles Arbeiten

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Fortbildungen

Deutschlandticket Zuschuss

Job summary

Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH sucht eine Teamassistenz zur Unterstützung der Forschungs- und Verwaltungsprozesse am Campus Wannsee. Sie koordinieren administrative Abläufe, unterstützen Mitarbeitende, Professor*innen und Führungskräfte und arbeiten eng mit der Verwaltung zusammen.

Die Stelle ist 39 Stunden pro Woche, befristet auf 24 Monate, mit Vergütung nach TVöD-Bund. Neben flexibler Arbeitszeit gibt es Benefits wie 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung.
• Erfahrung im Assistenz-, Verwaltungs-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Grundkenntnisse im Rechnungs- und Personalwesen.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1).

Responsibilities

• Eigenständige Bearbeitung administrativer Aufgaben.
• Terminplanung und Koordination von Arbeitsabläufen.
• Unterstützung in Personalverwaltung, Einkauf und Bestandsverwaltung.
• Organisation von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen.
• Empfang, Gästebetreuung und Veranstaltungsunterstützung.

Skills

MS Office

Organisationstalent

Teamarbeit

Kommunikation

Englisch

Education

Berufsausbildung im Bereich Verwaltung

Job description

Kennziffer: QM 2026/6

Möchten Sie Ihre organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten einsetzen, um spannende wissenschaftliche Forschungsprojekte zu unterstützen und gleichzeitig in einem offenen, internationalen Umfeld zu arbeiten? Am Helmholtz-Zentrum Berlin (HZB) erforschen wir Materialien und Technologien für eine nachhaltige Zukunft. Unser Schwerpunkt liegt dabei auf erneuerbaren Energien, Energiespeicherung und innovativen Materialien. Zu dieser Mission tragen auch unser Institut für Quantenphänomene in neuartigen Materialien und unsere Abteilung für Theorie neuartiger Quantenmaterialien bei. Hier betreiben wir international führende experimentelle und theoretische Forschung, um unser Verständnis von Quantenphänomenen in Materialien zu vertiefen. Zur Unterstützung unserer Forschungsteams am Campus Wannsee suchen wir eine engagierte Teamassistenz. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Kommunikationsstärke und Ihren sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen helfen Sie dabei, vielfältige administrative Abläufe zu koordinieren, und bilden eine wichtige Schnittstelle zwischen Forschung und Verwaltung.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Bearbeitung administrativer Aufgaben, Dokumentation und allgemeiner Büroorganisation


• Organisatorische und administrative Unterstützung von Mitarbeitenden, Professor*innen und Führungskräften einschließlich Terminplanung und Koordination von Arbeitsabläufen


• Unterstützung in der Personalverwaltung, im Einkauf und in der Bestandsverwaltung


• Organisation von Dienstreisen und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen für Professor*innen


• Bearbeitung der Korrespondenz, E-Mail-Kommunikation sowie der Ein- und Ausgangspost und Kommunikation mit internen und externen Partner*innen


• Empfang und Betreuung von Gästen und Kooperationspartner*innen sowie organisatorische Unterstützung bei internen Veranstaltungen und Seminaren

Die Aufgaben werden je nach Situation und Ansprechperson sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch wahrgenommen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Verwaltung, Büromanagement oder Bürokommunikation bzw. eine vergleichbare Qualifikation


• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich


• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware, insbesondere MS Office


• Grundkenntnisse im Rechnungs- und Personalwesen


• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein gutes Organisationstalent


• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen, interdisziplinären Team


• Offenheit für neue Aufgaben und Bereitschaft, sich in unterschiedliche administrative Tätigkeitsbereiche einzuarbeiten


• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1-Niveau)

Unser Angebot

Als Arbeitgeber ist uns Ihr Wohlbefinden sowie eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben wichtig. Deshalb bieten wir Ihnen vielfältige Benefits:

• Gleitzeit, Möglichkeit zum mobilen Arbeiten


• 30 Tage Urlaub pro Jahr und eine attraktive Vergütung durch Bezahlung nach TVöD Bund


• Betriebliche Altersvorsorge


• Regelmäßige Inhouse-Fortbildungen sowie die Möglichkeit zur externen Weiterbildung


• Zuschuss zum Deutschlandticket Job, exklusive Rabatte für Online-Shops und Freizeitangebote


• Beratungsangebote zu Familie und Beruf über unser Office for Work & Life


• Und die Chance, gemeinsam mit Kolleg*innen einen Beitrag für eine klimaneutrale Zukunft zu leisten

Der Arbeitsvertrag ist über 24 Monate befristet mit 39 Stunden in der Woche. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Perspektivisch besteht die Möglichkeit einer Entfristung. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).

Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.