Teamassistenz (m/w/d) für das Dezernat Liegenschaften

Kunstakademie Münster - Hochschule für Bildende Künste; Münster; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Part time

Job summary

Kunstakademie Münster - Hochschule für Bildende Künste sucht eine Teamassistenz (m/w/d) für das Dezernat Liegenschaften mit 50% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit. Die Stelle ist befristet auf zwei Jahre.

Zu Ihren Aufgaben gehört Termin- und Projektmanagement, Beschaffungsunterstützung, Dokumentation und Compliance sowie Fahrdienstkoordination. Erwartet wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in einer vergleichbaren Position.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Bereitschaft zur Einarbeitung in DMS und Arbeitssicherheit.

Responsibilities

• Termin- und Projektmanagement: Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen (Wartungen/Prüfungen, Sicherheit).
• Unterstützendes Beschaffungsmanagement: Ausschreibungsvorbereitung, Angebotsvergleiche, Bestellungen.
• Dokumentation und Compliance: Verwaltung von Ausbildungsnachweisen, Prüfdokumenten, DSGVO-konforme Ablage.
• Fahrdienstkoordination: Termine für Dienstfahrzeuge, Abstimmung mit Haltern und Werkstätten.
• Allgemeine Büroorganisation: Sekretariat, Postbearbeitung, Erstellung von Präsentationen und Protokollen.

Skills

Organisationstalent

IT-Affinität

Teamfähigkeit

Kommunikative Fähigkeiten

Flexibilität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office (Word, Excel, Outlook)

Job description

Willkommen an der Kunstakademie Münster - Hochschule für Bildende Künste. Gestalten und Arbeiten Sie mit uns in einem höchst anregenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld zwischen Verwaltung und Kunstbetrieb.

Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d) für das Dezernat Liegenschaften mit 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (z.Zt. 19 Stunden 55 Minuten) befristet auf zwei Jahre.

Ihre Aufgaben:

• Termin- und Projektmanagement Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen für regelmäßige Wartungen und Prüfungen (vor allem von Aufzügen, Brandschutzanlagen, Elektroanlagen, Heizungstechnik), Unterweisungen und Schulungen (z. B. Arbeitssicherheit, Ersthelfer*innen, Brandschutz); Führen eines digitalen Kalenders und Erinnerungssystems für Fristen, Dokumentation von Terminen.
• Unterstützendes Beschaffungsmanagement bei Ausschreibungsvorbereitung, Angebotsvergleichen und Bestellung von Materialien. Pflege und Aktualisierung von Lieferantenlisten und Rahmenverträgen. Koordination mit internen Fachabteilungen und externen Dienstleistern.
• Dokumentation und Compliance Aktualisierung und Verwaltung von Ausbildungsnachweisen (z. B. Ersthelfer-Zertifikate, Unterweisungen zur Arbeitssicherheit), Prüfprotokollen (z. B. nach DGUV, ArbSchG, BetrSichV), Wartungs- und Instandhaltungsdokumenten (z. B. Serviceberichte, Reparaturhistorie), Sicherstellung der DSGVO-konformen Ablage aller Unterlagen und Unterstützung bei der Erstellung von Berichten für interne und externe Stellen.
• Fahrdienstkoordination Terminierung und Verwaltung von Fahranträgen, Werkstatt- und Wartungsterminen für Dienstfahrzeuge. Abstimmung mit Fahrzeughaltern, Werkstätten und Versicherungen. Kontrolle der Fahrzeugdokumentation (z. B. Inspektionsnachweise, Reparaturrechnungen).
• Allgemeine Büroorganisation Vertretungsweise Wahrnehmung von Sekretariatstätigkeiten im Vorzimmer der Rektorin/des Kanzlers, Unterstützung bei der Postbearbeitung, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Statistiken.

Ihr Profil:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bevorzugt im Bereich Kauffrau/-mann für Immobilienwirtschaft, Fachwirt*in für Facility Management, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Wir freuen uns, wenn Sie bereits Erfahrungen in einzelnen Bereichen mitbringen wie Kenntnisse im Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder im Bereich Arbeitssicherheit (DGUV, ArbSchG) oder bereit sind, sich diese im Rahmen der Einarbeitung kurzfristig anzueignen.
• Sie haben Organisationstalent, eine IT-Affinität und Interesse bei Digitalisierungsprojekten an der Kunstakademie mitzuwirken.
• Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook.
• Sie arbeiten gerne kommunikativ im Team, sind verlässlich, verantwortungsbewusst und auch in dynamischen Arbeitsfeldern flexibel und belastbar.

Unser Angebot:

• Für Ihre Mitarbeit bieten wir Ihnen einen befristeten Arbeitsvertrag über zwei Jahre und je nach persönlichen Einstellungsvoraussetzungen eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L.
• An der Kunstakademie erwartet Sie ein wertschätzendes Miteinander und flache Hierarchien, die Raum für Ihre Ideen geben.
• Darüber hinaus dürfen Sie mit flexiblen Arbeitszeiten und mobilem Arbeiten rechnen, damit Arbeit und Privates in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.
• Neben guten Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sorgen verschiedene Angebote im Bereich des Gesundheitsmanagements dafür, dass Sie nicht nur fachlich fit bleiben.
• Freuen Sie sich auf eine spannende Herausforderung in unserem Team; engagierte Kolleg*innen unterstützen Sie von Anfang an und heißen Sie herzlich willkommen.

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Die Kunstakademie Münster versteht sich als eine Hochschule der Chancengleichheit und tritt für personelle Vielfalt ein. Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Bewerbungen von Personen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

25.11.2026

Weitere Informationen finden Sie unter

www.kunstakademie-muenster.de