Teamassistenz (m/w/d) für das Dezernat Liegenschaften

Kunstakademie Münster; Münster; On-site; EUR 42,000 - 55,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsmanagement

Job summary

Kunstakademie Münster sucht eine Teamassistenz (m/w/d) für das Dezernat Liegenschaften. Die Position umfasst 50 % der regulären Wochenarbeitszeit und ist befristet auf zwei Jahre.

Zu Ihrem Aufgabenfeld gehören Termin- und Projektmanagement, Beschaffungsmanagement, Dokumentation gemäß DGUV/ArbSchG sowie Fahrdienstkoordination und allgemeine Büroorganisation. Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches Umfeld zwischen Verwaltung und Kunstbetrieb.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Kenntnisse im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Bereitschaft, sich in Arbeitssicherheit (DGUV ArbSchG) einzuarbeiten
• Organisationstalent, IT-Affinität und Teamfähigkeit
• Gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook)

Responsibilities

• Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen für Wartungen und Prüfungen (Aufzüge, Brandschutz, Heizung, Elektro)
• Unterstützendes Beschaffungsmanagement: Ausschreibungsvorbereitung, Angebotsvergleiche, Bestellungen
• Dokumentation und Compliance: Zertifikate, Protokolle, DSGVO-konforme Ablage
• Fahrdienstkoordination: Terminierung von Fahranträgen und Wartung
• Allgemeine Büroorganisation und Stellvertretung im Sekretariat der Rektorin/des Kanzlers

Skills

Organisationstalent

IT-Affinität

Teamfähigkeit

MS Office-Anwendungen

Dokumentenmanagement (DMS)

Arbeitssicherheit (DGUV/ArbSchG)

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Willkommen an der Kunstakademie Münster - Hochschule für Bildende Künste. Gestalten und Arbeiten Sie mit uns in einem höchst anregenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld zwischen Verwaltung und Kunstbetrieb.

Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz (m/w/d) für das Dezernat Liegenschaften mit 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (z.Zt. 19 Stunden 55 Minuten) befristet auf zwei Jahre.

Ihre Aufgaben:

• Termin- und Projektmanagement
  Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen für regelmäßige Wartungen und Prüfungen (vor allem von Aufzügen, Brandschutzanlagen, Elektroanlagen, Heizungstechnik), Unterweisungen und Schulungen (z. B. Arbeitssicherheit, Ersthelfer*innen, Brandschutz); Führen eines digitalen Kalenders und Erinnerungssystems für Fristen, Dokumentation von Terminen.
• Unterstützendes Beschaffungsmanagement
  bei Ausschreibungsvorbereitung, Angebotsvergleichen und Bestellung von Materialien. Pflege und Aktualisierung von Lieferantenlisten und Rahmenverträgen. Koordination mit internen Fachabteilungen und externen Dienstleistern.
• Dokumentation und Compliance
  Aktualisierung und Verwaltung von Ausbildungsnachweisen (z. B. Ersthelfer-Zertifikate, Unterweisungen zur Arbeitssicherheit), Prüfprotokollen (z. B. nach DGUV, ArbSchG, BetrSichV), Wartungs- und Instandhaltungsdokumenten (z. B. Serviceberichte, Reparaturhistorie), Sicherstellung der DSGVO-konformen Ablage aller Unterlagen und Unterstützung bei der Erstellung von Berichten für interne und externe Stellen.
• Fahrdienstkoordination
  Terminierung und Verwaltung von Fahranträgen, Werkstatt- und Wartungsterminen für Dienstfahrzeuge. Abstimmung mit Fahrzeughaltern, Werkstätten und Versicherungen. Kontrolle der Fahrzeugdokumentation (z. B. Inspektionsnachweise, Reparaturrechnungen).
• Allgemeine Büroorganisation
  Vertretungsweise Wahrnehmung von Sekretariatstätigkeiten im Vorzimmer der Rektorin/des Kanzlers, Unterstützung bei der Postbearbeitung, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Statistiken.

Ihr Profil:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bevorzugt im Bereich Kauffrau/-mann für Immobilienwirtschaft, Fachwirt*in für Facility Management, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Wir freuen uns, wenn Sie bereits Erfahrungen in einzelnen Bereichen mitbringen wieKenntnisse im Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder im Bereich Arbeitssicherheit (DGUV, ArbSchG) oder bereit sind, sich diese im Rahmen der Einarbeitung kurzfristig anzueignen.
• Sie habenOrganisationstalent, eine IT-Affinität und Interesse bei Digitalisierungsprojekten an der Kunstakademie mitzuwirken.
• Sie sind sicher im Umgang mit den gängigenMS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook.
• Sie arbeiten gerne kommunikativ im Team, sind verlässlich, verantwortungsbewusst und auch in dynamischen Arbeitsfeldern flexibel und belastbar.

Unser Angebot:

• Für Ihre Mitarbeit bieten wir Ihnen einen befristeten Arbeitsvertrag über zwei Jahre und je nach persönlichen Einstellungsvoraussetzungen eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L.
• An der Kunstakademie erwartet Sie ein wertschätzendes Miteinander und flache Hierarchien, die Raum für Ihre Ideen geben.
• Darüber hinaus dürfen Sie mit flexiblen Arbeitszeiten und mobilem Arbeiten rechnen, damit Arbeit und Privates in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.
• Neben guten Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sorgen verschiedene Angebote im Bereich des Gesundheitsmanagements dafür, dass Sie nicht nur fachlich fit bleiben.
• Freuen Sie sich auf eine spannende Herausforderung in unserem Team; engagierte Kolleg*innen unterstützen Sie von Anfang an und heißen Sie herzlich willkommen.

Auch das dürfte Sie interessieren:

Die Kunstakademie Münster versteht sich als eine Hochschule der Chancengleichheit und tritt für personelle Vielfalt ein. Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Bewerbungen von Personen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.