Standortassistenz (Schwerpunkt: Finanzen) (w/d/m)

Universität Münster; Münster; Hybrid; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice möglich

Familienservice

Fort- und Weiterbildung

VBL betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Universität Münster sucht eine Standortassistenz im IBZ-Welcome Centre mit Fokus Finanzen. Die Stelle ist unbefristet in Teilzeit (50%) und vor Ort an vier Tagen pro Woche, bei Verteilung der Arbeitszeit auf fünf Tage besteht Homeoffice-Option.

Zu Ihren Aufgaben gehören allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Finanzverwaltung, Budgetüberwachung, Abrechnung von Budgets und Verträge, sowie Bearbeitung von Bestellungen und Stipendien.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder gleichwertige Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2).
• Gute Englischkenntnisse (mind. B1) in Wort und Schrift.
• Erfahrung in Haushaltsüberwachung oder Finanz- bzw. Drittmittelverwaltung wünschenswert.

Responsibilities

• Allgemeine Anlaufstelle für IBZ/Gästehäuser.
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten.
• Finanzverwaltung, Budgetüberwachung und Abrechnung.
• Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen.
• Administration von Stipendien und Verträgen.
• Zuarbeit bei Berichten; Kommunikation mit Drittmittelgebern.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Zahlenaffinität

Organisationstalent

Teamfähigkeit

MS Office

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

SAP

Excel

Job description

Wissen schaffen. Sinnvolles tun. Zukunft mitgestalten. Dafür steht die Universität Münster - eine der forschungsstärksten Hochschulen Deutschlands und eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Über 7.000 Beschäftigte engagieren sich täglich für internationale Spitzenforschung und exzellente Lehre. Was uns verbindet, ist mehr als ein Arbeitsplatz: Es ist der Anspruch, gemeinsam etwas zu bewirken - regional und international. Vielfalt, Offenheit und Freiraum für eigene Ideen prägen unseren Alltag. Werden Sie Teil unseres Teams in Wissenschaft, Technik, Handwerk oder Verwaltung.

Das International Office koordiniert als Stabsstelle des Rektorats die zentralen Aspekte der Internationalisierung der Universität Münster: Die Umsetzung der Internationalisierungsstrategie, Auslandsaufenthalte und Austauschprogramme, Studium ausländischer Studierender und Aufenthalte ausländischer Wissenschaftler*innen in Münster, Beratung der Fachbereiche zu internationalen Studienangeboten, internationalen Kooperationen und Fördermöglichkeiten.

In der Abteilung Forschende und Mitarbeitende des International Office im Bereich Welcome Centre Gästehäuser/Internationales Begegnungszentrum (IBZ) der Universität Münster ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Standortassistenz (Schwerpunkt: Finanzen) zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Teilzeitstelle (50%). Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 6TV-L/ möglich. Eine Präsenz vor Ort an vier Tagen pro Woche ist aufgrund der erwarteten Ansprechbarkeit erforderlich. Bei einer Verteilung der Arbeitszeit auf fünf Tage besteht die Möglichkeit, einen Tag im Homeoffice zu arbeiten.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Anlaufstelle für die Gästehäuser/Internationales Begegnungszentrum (IBZ)
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten
• Finanzverwaltung, Überwachung und Abrechnung der Haushalts- und Projektbudgets in Kooperation mit den jeweiligen Projektleitungen
• Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen
• Administration von Stipendien und Verträgen
• Zuarbeit bei Berichten
• Kommunikation mit Drittmittelgebern, Mittelabrufe

Unsere Erwartungen:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung z.b. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine gleichwertige Qualifikation
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens aktives B2 Niveau)
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens aktives B1 Niveau)
• Erste Erfahrung in der Haushaltsüberwachung oder Finanz- bzw. Drittmittelverwaltung ist wünschenswert
• Erfahrungen in der Nutzung von einschlägigen SAP-Anwendungen sind von Vorteil
• Geübter Umgang mit den MS-Office-Produkten, insbes. Excel
• Ausgeprägte Zahlenaffinität sowie ein hohes Maß an Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Strukturierte Arbeitsweise und Organisationsfähigkeit
• Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit

Ihr Gewinn:

• Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
• Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
• Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unserServicebüro Familiebietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
• Ihre individuelle, passgenaueFort- und Weiterbildungist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
• Von Aikido bis Zumba - unsereSport- und Gesundheitsangebotevon A - Z sorgen für Ihre Work-Life-Balance.
• Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einerJahressonderzahlungund einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.
• Einblicke in unseren Arbeitsalltag sehen Sie in diesemVideo.

Die Universität Münster setzt sich fürChancengerechtigkeit und Vielfaltein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Bei Fragen vorab wenden Sie sich gerne an die zuständige Personalreferentin: Lena Schwarte Dezernat 3.5 - Personalentwicklung Tel.: 0251 – 83 21590

Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 26910013