Assistenz im Präsidiumsbüro (m/w/d) (50%, bis Entgeltgruppe bis E8 TV-L)

Hfm Nuernberg; Nürnberg; On-site; EUR 17,000 - 28,000; Part time

Benefits offered by this job

JobBike Bayern

Rabatte Mensa-Essen

Betriebliche Zusatzversorgung VBL

Job summary

Hochschule für Musik Nürnberg sucht eine engagierte Assistenz im Präsidiumsbüro (m/w/d) in Teilzeit (50%, 20 Stunden/Woche) zur Verstärkung des Teams. Die Stelle ist unbefristet und nach TV-L Entgeltgruppe 8 vergütet.

Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören Organisation, Budgetverwaltung, Beschaffung, Reisekostenrecht sowie Vorlagen und Präsentationen für die Hochschulleitung. Wir bieten eine moderne Arbeitsumgebung und Tarifbindung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erfahrung in Assistenz/Office-Management
• Kenntnisse im BayRKG von Vorteil

Responsibilities

• Organisation und Koordination von Besprechungen und Veranstaltungen
• Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln, Budgetüberwachung
• Beschaffungsvorgänge prüfen und Rechnungen bearbeiten
• Dienstreisen prüfen und BayRMS-Freigabe durchführen
• Beratung zu reisekostenrechtlichen Fragen und Bahnreisen buchen
• Aufbereitung von Informationen sowie Erstellung von Präsentationen für Hochschulleitung
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben sowie Mitwirkung an Projekten

Skills

Organisation

Budgetverwaltung

Office-Management

Kommunikation

Deutsch/Englisch

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Education

Verwaltungsfachangestellte/-r

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Die Hochschule für Musik Nürnberg steht für exzellente Ausbildung im künstlerischen, künstlerisch-pädagogischen und wissenschaftlichen Bereich. Studierende aus vielen Nationen werden in einem breiten Fächerangebot optimal auf das spätere Berufsleben vorbereitet.

An der Hochschule für Musik Nürnberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teilzeitstelle (20 Stunden/Woche).

Assistenz im Präsidiumsbüro (m/w/d) (50%, bis Entgeltgruppe bis E8 TV-L)

unbefristet zu besetzen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit zur Verstärkung unseres Teams im Präsidiumsbüro. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 8 TV-L.

Das Präsidiumsbüro ist Teil der Hochschulverwaltung und unterstützt die Hochschulleitung bei der Wahrnehmung ihrer vielfältigen Leitungsaufgaben. Als zentrale Service- und Koordinationsstelle sorgt das Team für effiziente administrative Abläufe und begleitet sowohl das operative Tagesgeschäft als auch die Umsetzung strategischer Vorhaben.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe, insbesondere die Planung und Koordination von Besprechungen, Meetings und Veranstaltungen
• Verwaltung, Bewirtschaftung und Überwachung der Haushalts- und Drittmittel im Zuständigkeitsbereich der Hochschulleitung, insbesondere des zentralen Veranstaltungsbudgets, der Internationalen Woche und der Verfügungsmittel des Präsidenten
• Mitwirkung bei Beschaffungsvorgängen sowie Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen
• Prüfung von Dienstreiseanträgen nach den Vorgaben des Bayerischen Reisekostengesetzes (BayRKG) sowie fachliche Freigabe im Bayerischen Reisemanagementsystem (BayRMS)
• Beratung der Beschäftigten der Hochschule zu reisekostenrechtlichen Fragestellungen sowie Buchung von Bahnreisen
• Recherche, Aufbereitung und adressatengerechte Darstellung von Informationen sowie Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und weiteren Unterlagen für die Hochschulleitung
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben sowie Mitwirkung bei Projekten und Sonderaufgaben des Präsidiumsbüros

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter, als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management, idealerweise im Hochschul-, Wissenschafts- oder öffentlichen Bereich
• Erfahrung in der Mittelbewirtschaftung und Budgetverwaltung sowie idealerweise Kenntnisse im Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG)
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveränes, freundliches und verbindliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie hohe Serviceorientierung
• Teamfähigkeit, Diskretion und Belastbarkeit sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten

Wir bieten eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld an einer modernen bayerischen Musikhochschule.

Die Entgelteingruppierung und die Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses richtet sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).

Sie profitieren bei uns neben den gängigen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (z. B. betriebliche Zusatzversorgung VBL) unter anderem von der Nutzung des Angebots JobBike Bayern sowie von vergünstigten Preisen für Mittagessen in der Mensa.

Die Hochschule für Musik Nürnberg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und möchte qualifizierte Frauen gem. Art. 7 Abs. 3 Bayerisches Gleichstellungsgesetz (BayGIG) daher ausdrücklich zur Bewerbung auffordern.

Die Gleichstellung aller Beschäftigten ist uns wichtig. Daher freuen wir uns auf Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft sowie von Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.

Wir sind gerne bereit, Sie im Hinblick auf die Vereinbarkeit von Beruf und persönlicher Lebenssituation zu unterstützen. Die Hochschule für Musik Nürnberg ist Mitglied im Dual Career Netzwerk Nordbayern.

31.10.2026.

Bei inhaltlichen Fragen zur Ausschreibung und Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Herrn Tobias Mack ([e-mail]).

Informationen nach Artikel 13 DS-GVO zur Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen von Personalauswahlverfahren finden Sie unter https://www.hfm-nuernberg.de/datenschutz

Weitere Informationen zur HfM Nürnberg finden Sie unterhttps://www.hfm-nuernberg.de/.