Teamassistenz (m/w/d) Controlling & Office Management

Icon Pro GmbH; Aachen; Vor Ort; EUR 34.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Wettbewerbsfähige Vergütung

Flexible Arbeitszeiten

Bis zu 40 % Homeoffice

Firmenrad

Altersvorsorge und Shopping-Gutscheine

Obst und Snacks

Junges Team mit internationalem Umfeld

Regelmäßige Teamevents

Zusammenfassung

Icon Pro GmbH in Aachen sucht eine Teamassistenz zur Unterstützung des Managements, der Fachbereiche und externer Partner. Du übernimmst kaufmännische Administration, Controlling sowie Vertriebs- und Marketingunterstützung und arbeitest eigenverantwortlich.

Zu deinen Aufgaben gehören Auswertungen, Monats- und Jahresabschlüsse in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, Büroorganisation, Personaladministration und die Mitwirkung bei der Integration in den Hexagon-Konzern.

Qualifikationen

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management-, Controlling-, Personal- oder kaufmännischer Administration
• Sicherer Umgang mit MS Excel und MS Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Unterstützung kaufmännischer Prozesse von Angebotserstellung bis Rechnungslegung
• Erstellung von Auswertungen, Reportings und betriebswirtschaftlichen Kennzahlen sowie Mitwirkung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater
• Kaufmännische Betreuung von Forschungs- und Förderprojekten einschließlich Antragstellung und Abrechnung in Abstimmung mit unserer Förderagentur
• Unterstützung von Vertriebs-, Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen
• Organisation des Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Standortbetriebs
• Koordination von Dienstleistern, Bestellungen, Teamevents und standortbezogenen Themen wie Arbeitssicherheit, Brandschutz und Büroinfrastruktur
• Betreuung administrativer Personalprozesse von Eintritt bis Austritt
• Pflege von Personaldaten und Zeiterfassungssystemen sowie Unterstützung bei personalrelevanten Dokumenten, Gehalts- und Personalplanungsprozessen
• Enge Zusammenarbeit mit Management, Fachbereichen und internationalen Stakeholdern
• Unterstützung der Integration in den Hexagon-Konzern sowie Weiterentwicklung von Prozessen, Systemen und Strukturen

Kenntnisse

Organisationstalent

Serviceorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Strukturiertes Arbeiten

Sehr gute Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Excel

Jobbeschreibung

Du bist organisiert, zahlenaffin und behältst auch in komplexen Situationen den Überblick? Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, denkst mit und möchtest aktiv zum Erfolg eines wachsenden Unternehmens beitragen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Als Teamassistenz übernimmst Du eine vielseitige Schnittstellenfunktion zwischen Management, Mitarbeitenden, Fachbereichen und externen Partnern. Dein Schwerpunkt liegt dabei im Bereich der kaufmännischen Administration und des Controllings. Darüber hinaus unterstützt Du organisatorische und administrative Prozesse und gestaltest die Weiterentwicklung unseres Unternehmens im Zuge der Integration in den Hexagon-Konzern aktiv mit.

Deine Aufgaben:

Kaufmännische Administration, Controlling sowie Vertriebs- und Marketingunterstützung

• Eigenverantwortliche Unterstützung kaufmännischer Prozesse von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung
• Erstellung von Auswertungen, Reportings und betriebswirtschaftlichen Kennzahlen sowie Mitwirkung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater
• Kaufmännische Betreuung von Forschungs- und Förderprojekten einschließlich Antragstellung und Abrechnung in Abstimmung mit unserer Förderagentur
• Unterstützung von Vertriebs-, Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen

Office Management

• Organisation des Büroalltags sowie Sicherstellung eines reibungslosen Standortbetriebs
• Koordination von Dienstleistern, Bestellungen, Teamevents und standortbezogenen Themen wie Arbeitssicherheit, Brandschutz und Büroinfrastruktur

Personaladministration

• Betreuung administrativer Personalprozesse von Eintritt bis Austritt
• Pflege von Personaldaten und Zeiterfassungssystemen sowie Unterstützung bei personalrelevanten Dokumenten, Gehalts- und Personalplanungsprozessen

Transformation & Zusammenarbeit

• Enge Zusammenarbeit mit Management, Fachbereichen und internationalen Stakeholdern
• Unterstützung der Integration in den Hexagon-Konzern sowie Weiterentwicklung von Prozessen, Systemen und Strukturen

Deine Fähigkeiten:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management, Controlling, Personal oder kaufmännischer Administration
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine hohe Serviceorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Deine Arbeitsumgebung:

• Eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung
• Direkte Zusammenarbeit mit Management und Fachbereichen
• Die Möglichkeit, die Integration in die Hexagon-Gruppe aktiv mitzugestalten
• Moderne Hardware inklusive Notebook und Smartphone
• Ergonomischer Arbeitsplatz mit höhenverstellbarem Schreibtisch und zwei Monitoren

Deine Benefits:

• Wettbewerbsfähige Vergütung, flexible Arbeitszeiten und bis zu 40 % Homeoffice
• Firmenrad, Altersvorsorge und Shopping-Gutscheine
• Obst und Snacks in einem modernen Büro in Aachen City
• Ein junges Team mit motivierten Mitarbeitenden aus mehr als 10 Nationen
• Regelmäßige Teamevents im Sommer, Winter und auch zwischendurch