Teamassistenz (m/w/d)

KARRIEREMACHER GmbH; München; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Moderne Unternehmenskultur

Individuelle persönliche Weiterentwicklung

Sicherer Arbeitsplatz

Attraktives Gehaltspaket

Zusammenfassung

KARRIEREMACHER GmbH sucht eine Teamassistenz (m/w/d) in München, die zentrale Office-Koordination und Assistenz für das Team übernimmt. Die Position umfasst auch Termin- und Reisemanagement sowie Dokumentenmanagement.

Ein freundliches Auftreten und eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sind erforderlich. Die Stelle bietet Entwicklungsperspektiven in einer modernen Unternehmenskultur mit einem attraktiven Gehaltspaket.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büro-Management oder vergleichbar.
• Mindestens erste relevante Praxiserfahrung oder mehrjährige Erfahrung in Assistenzrollen.
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten.

Aufgaben

• Zentrale Office-Koordination und Assistenz für das Team.
• Koordination von Terminen und Reisen, inklusive internationale Buchungen.
• Führung der vertraulichen Korrespondenz und Organisation der Ablage.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Das Unternehmen sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt in München als Teamassistenz (m/w/d). Die Position wird in einer unbefristeten Festanstellung direkt bei unserer Auftraggeberin besetzt.

Je nach Ihrer jeweiligen Berufserfahrung steigen Sie bei uns als Junior oder Senior ein.

Aufgaben

• Zentrale Office-Koordination & Assistenz: Sie übernehmen die operative Unterstützung und Assistenz für das gesamte Team im Tagesgeschäft. Als Senior verantworten Sie zudem die eigenverantwortliche Steuerung von Dienstleistern und Verträgen.
• Termin- und Reisemanagement: Sie koordinieren die Termin- und Reiseplanung. Dies umfasst Routinefälle ebenso wie komplexe, mehrtägige und internationale Buchungen inklusive kurzfristiger Umplanungen.
• Fristen- und Belegwesen: Sie halten Fristen aktiv nach und fordern Reisekosten, Belege und Freigaben konsequent und verbindlich ein – sowohl nach strukturierten Vorgaben als auch im direkten Austausch auf Augenhöhe mit der Führungsebene.
• Backoffice & Dokumentenmanagement: Sie führen die vertrauliche Korrespondenz, organisieren die Ablage und pflegen Listen sowie Routineprozesse. Als erfahrene Kraft optimieren und standardisieren Sie zudem interne Abläufe und Vorlagen.
• Empfang & Repräsentation: Sie übernehmen den professionellen Empfang sowie die Bewirtung und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern.
• Teamarbeit & Entwicklung: Als Senior leiten Sie die Junior-Assistenz fachlich an (Einarbeitung, Aufgabenverteilung, Qualitätssicherung). Als Junior wachsen Sie unter Anleitung schrittweise in mehr Eigenverantwortung hinein. Eine Entwicklungsperspektive zur Senior-Assistenz ist bei entsprechender Eignung fest vorgesehen.

Qualifikation

• Ausbildung: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. im Bereich Büromanagement, Immobilien oder eine vergleichbare Qualifikation).
• Berufserfahrung: Sie bringen entweder erste relevante Praxiserfahrung mit – Berufseinsteiger sind ausdrücklich willkommen – oder Sie überzeugen durch mehrjährige, einschlägige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Office-Management-Rolle.
• Persönlichkeit: Sie zeichnen sich durch ein freundliches, gepflegtes und serviceorientiertes Auftreten aus. Sie agieren durchsetzungsstark, absolut diskret und besitzen die Bereitschaft, auch gegenüber erfahrenen Kolleginnen und Kollegen höflich, aber bestimmt nachzufassen.
• Arbeitsweise: Sie besitzen ein ausgeprägtes Organisationstalent, arbeiten zuverlässig und behalten auch unter Zeitdruck stets den Überblick.
• IT & Sprachen: Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Produkten sowie modernen Buchungs- und Verwaltungstools wird vorausgesetzt. Aufgrund der internationalen Ausrichtung sind sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift zwingend erforderlich.

Benefits

• Eine moderne Unternehmenskultur, geprägt durch Wertschätzung, Achtsamkeit und Nachhaltigkeit.
• Individuelle persönliche Weiterentwicklung mit langfristiger Perspektive.
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem wachstumsstarken Unternehmen.
• Ein attraktives Gehaltspaket.