Teamassistenz (m/w/d)

Prime Asset Management GmbH; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Prime Asset Management GmbH in Düsseldorf sucht eine engagierte Assistenz-/Office-Management-Person. Sie sind die erste Stimme am Telefon, nehmen Anliegen freundlich entgegen, priorisieren und geben sie weiter.

Sie betreuen Post und zentrales Postfach, koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und behalten Fristen im Blick. Korrespondenz mit Mietern, Dienstleistern und Behörden gehört dazu; Diskretion ist selbstverständlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation ist erwünscht.
• Berufserfahrung in Assistenz, Sekretariat oder Office Management; Erfahrung aus der Immobilienwelt von Vorteil.
• Freude am Telefonieren und klarer Ton.
• Organisationstalent und Selbständigkeit: Aufgaben zuverlässig erledigen.
• Diskretion: sensible Themen bleiben vertraulich.

Aufgaben

• Erste Anlaufstelle am Telefon, Anliegen aufnehmen, weiterleiten und nachhaken.
• Postfach und Post betreuen, dafür sorgen, dass nichts liegen bleibt.
• Team im Tagesgeschäft unterstützen: Termine koordinieren, Unterlagen vorbereiten, Fristen im Blick behalten.
• Korrespondenz mit Mietern, Dienstleistern und Behörden verbindlich führen.
• Verträge, Dokumente und Ablage ordentlich führen und organisieren.
• Büroalltag organisieren und Abläufe am Laufen halten.
• Flexibilität für wechselnde Aufgaben im Family Office.

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Berufserfahrung in Assistenz/Sekretariat/Office Management

Erfahrung aus Immobilienwelt als Plus

Freude am Telefonieren

Organisationstalent

Diskretion

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wer wir sind

Wir sind ein unternehmerisch geprägtes Family Office mit Sitz in Düsseldorf. Unser Portfolio umfasst mehrere operative Beteiligungen unterschiedlicher Größe sowie einen größeren eigenen Immobilienbestand. Beides wächst – durch Zukäufe ebenso wie durch die Entwicklung der bestehenden Beteiligungen.

Und damit unser Team sich auf genau dieses Wachstum konzentrieren kann, suchen wir Dich: den Menschen, bei dem die Fäden zusammenlaufen.

Deine Aufgaben

• Du bist die erste Stimme am Mietertelefon: Du nimmst Anliegen freundlich auf, sortierst, was wichtig ist, gibst es an die richtige Stelle weiter – und hakst nach, bis es erledigt ist
• Du betreust Post und zentrales Postfach und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt und nichts verloren geht
• Du unterstützt das ganze Team im Tagesgeschäft: Termine koordinieren, Unterlagen vorbereiten, Fristen im Blick behalten
• Du führst Korrespondenz mit Mietern, Dienstleistern und Behörden – verbindlich und ohne dass man Dir hinterhertelefonieren muss
• Du hältst Verträge, Dokumente und Ablage in einer Ordnung, in der man auch nach zwei Jahren noch etwas findet
• Du organisierst den Büroalltag und kümmerst Dich um alles, was ein Office am Laufen hält
• Und alles andere, was in einem Family Office so anfällt – kein Tag ist wie der andere, und genau das soll Dir gefallen

Was Du mitbringst

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Assistenz, Sekretariat oder Office Management – Erfahrung aus der Immobilienwelt ist ein Plus, keine Bedingung
• Freude am Telefonieren und einen freundlichen, klaren Ton – auch wenn das Gegenüber gerade keinen hat
• Organisationstalent und Selbständigkeit: Was bei Dir landet, wird fertig – ohne dass jemand nachfragen muss
• Diskretion – bei uns laufen Themen über Deinen Schreibtisch, die dort auch bleiben

Was Dich erwartet

• Ein Team, das Deine Arbeit sieht und schätzt – Du bist hier keine Randfigur, sondern die Mitte
• Ein Portfolio, das schnell und stetig wächst – und mit ihm die Aufgaben, die Verantwortung und Deine MöglichkeitenWir entwickeln uns ständig weiter, und wer Lust darauf hat, entwickelt sich mit
• Kurze Wege und Entscheidungen, die am selben Tag fallen