Teamassistenz (m/w/d)

I. K. Hofmann GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

I. K. Hofmann GmbH in Berlin sucht eine Teamassistenz (m/w/d) am Standort Berlin.

Sie arbeiten an der Schnittstelle von People Operations, Administration und Finance und sorgen für verlässliche Strukturen in einem international geprägten Team.

Zu Ihren Aufgaben gehören Kommunikations- und Schnittstellenmanagement, Unterstützung im Onboarding/Offboarding, allgemeine administrative Tätigkeiten sowie Mitwirkung bei HR-Reports und Schulungen, einschließlich Mehrarbeitsprozessen und Vertretungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft/Management.
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management bzw. Assistenz.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und sichere MS-Office-Kenntnisse.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement zu internen Teams, Koordination mit People Operations, Benefits und Fleet.
• Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten, Recherche und Aufbereitung relevanter Informationen zur Entscheidungsfindung.
• Allgemeine administrative Betreuung, Zutrittsverwaltung, Bescheinigungen und Tagesgeschäft.
• Koordination von Mehrarbeitsprozessen und Abrechnungsvorbereitung.
• Organisation von Schulungen und Fortbildungen; stellvertretende Übernahme der Aufgaben im Bereich Zeiterfassung.
• Unterstützung zentraler HR-Prozesse wie Onboarding/Offboarding, Reporting und Vertretungen.

Kenntnisse

Office Management

Assistenz

Organisation

MS Office

Outlook

Excel

PowerPoint

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Jobbeschreibung

Experten. Talente. Persönlichkeiten.

Organisationstalent im internationalen Energieumfeld!

Für unseren geschätzten Kunden aus der internationalen Energieindustrie suchen wir eine Teamassistenz (m/w/d) am Standort Berlin.

Freuen Sie sich auf ein vielseitiges Arbeitsumfeld, in dem Sie an der Schnittstelle von People Operations, Administration und Finance für verlässliche Strukturen sorgen und damit die Zusammenarbeit in einem international geprägten Team wirkungsvoll unterstützen.

Ihre Aufgaben:

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement zu internen Teams und Fachbereichen sowie Koordination der Zusammenarbeit mit People Operations, Benefits und Fleet
• Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen, einschließlich Durchführung von Recherchen sowie Analyse und Aufbereitung relevanten Informationen zur Entscheidungsfindung
• Allgemeine administrative Betreuung, einschließlich Verwaltung von Zutrittsrechten, Erstellung allgemeiner Bescheinigungen sowie Unterstützung im Tagesgeschäft
• Koordination von Mehrarbeitsprozessen, einschließlich Bearbeitung von Mehrarbeitsanträgen sowie Vor- und Nachbereitung der Auszahlung von Mehrarbeit und Plusstunden
• Organisation und Koordination vorgeschriebener Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen sowie stellvertretende Übernahme der Aufgaben im Bereich Zeiterfassung
• Unterstützung zentraler HR-Prozesse wie Onboarding und Offboarding, Erstellung des monatlichen HR- und Finance-Reportings sowie Übernahme von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen

Ihre Qualifikation:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, alternativ Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Management
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise im Umgang mit Führungskräften
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten Ihnen:

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Eine wettbewerbsfähige Vergütung
• Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten
• Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung und Schulungen
• Tolle Arbeitsatmosphäre und ein hochmotiviertes Team