Teamassistenz (m/w/d)

I.K. Hofmann GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 40.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office-Möglichkeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Tolle Arbeitsatmosphäre

Hohes Team-Motivationsniveau

Zusammenfassung

I.K. Hofmann GmbH in Berlin sucht eine Teamassistenz (m/w/d) am Standort Berlin.

Sie arbeiten an der Schnittstelle von People Operations, Administration und Finance und unterstützen ein internationales Team bei verlässlichen Strukturen. Zu Ihren Aufgaben gehören Kommunikation und Schnittstellenmanagement, Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten, allgemeine administrative Betreuung, Organisation von Schulungen, Zeiterfassung sowie Onboarding und Offboarding und das monatliche Reporting.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelor/Master in Betriebswirtschaft.
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder Assistenz, idealerweise mit Führungskräften.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und sicherer Umgang mit MS Office.

Aufgaben

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement zu internen Teams sowie Koordination mit People Operations, Benefits und Fleet.
• Mitwirkung an bereichsübergreifenden Projekten, Recherche und Aufbereitung relevanter Informationen.
• Allgemeine administrative Betreuung, Zutrittsverwaltung, Bescheinigungen und Tagesgeschäft.
• Koordination von Mehrarbeitsprozessen, Bearbeitung von Anträgen und Vor-/Nachbereitung der Auszahlung.
• Organisation von Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen und Unterstützung im Zeiterfassung.
• Unterstützung in Onboarding/Offboarding sowie HR-Reports und Vertretungen bei Urlaub/Krankheit.

Kenntnisse

Organisationsstärke

MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint)

Deutsch (Wort/Schrift)

Englisch (Wort/Schrift)

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

MS Office Suite

Jobbeschreibung

Experten. Talente. Persönlichkeiten.

Organisationstalent im internationalen Energieumfeld!

Für unseren geschätzten Kunden aus der internationalen Energieindustrie suchen wir eine Teamassistenz (m/w/d) am Standort Berlin.

Freuen Sie sich auf ein vielseitiges Arbeitsumfeld, in dem Sie an der Schnittstelle von People Operations, Administration und Finance für verlässliche Strukturen sorgen und damit die Zusammenarbeit in einem international geprägten Team wirkungsvoll unterstützen.

Ihre Aufgaben:

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement zu internen Teams und Fachbereichen sowie Koordination der Zusammenarbeit mit People Operations, Benefits und Fleet
• Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen, einschließlich Durchführung von Recherchen sowie Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen zur Entscheidungsfindung
• Allgemeine administrative Betreuung, einschließlich Verwaltung von Zutrittsrechten, Erstellung allgemeiner Bescheinigungen sowie Unterstützung im Tagesgeschäft
• Koordination von Mehrarbeitsprozessen, einschließlich Bearbeitung von Mehrarbeitsanträgen sowie Vor- und Nachbereitung der Auszahlung von Mehrarbeit und Plusstunden
• Organisation und Koordination vorgeschriebener Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen sowie stellvertretende Übernahme der Aufgaben im Bereich Zeiterfassung
• Unterstützung zentraler HR-Prozesse wie Onboarding und Offboarding, Erstellung des monatlichen HR- und Finance-Reportings sowie Übernahme von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen

Ihre Qualifikation:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, alternativ Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Management
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise im Umgang mit Führungskräften
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten Ihnen:

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Eine wettbewerbsfähige Vergütung
• Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten
• Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung und Schulungen
• Tolle Arbeitsatmosphäre und ein hochmotiviertes Team