Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d)

University of Bayreuth; Bayreuth; Vor Ort; EUR 27.000 - 38.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Universität Bayreuth sucht eine Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d) in Bayreuth. Sie unterstützen das Vorzimmer, koordinieren Termine und Korrespondenz, bereiten Besprechungen vor und begleiten Projekte in der Personalabteilung.

Sie arbeiten eigenständig, sorgfältig und vertraulich; gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office sind erforderlich. Die Position erfordert Flexibilität und Teamfähigkeit.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Gute Organisations- und Koordinationsfähigkeiten werden erwartet.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil.

Aufgaben

• Organisation und Sicherstellung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer der Personalabteilung.
• Persönliche und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung.
• Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen.
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie Koordination interner und externer Anfragen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich der Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen.
• Steuerung des Informations- und Dokumentenflusses zwischen Abteilungsleitung, Arbeitsbereichen und weiteren Stellen.
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Präsentationen und Arbeitsunterlagen.
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Bereiche der Personalabteilung.
• Pflege von Daten, elektronischen Ablagen und Vorgängen in den Verwaltungs- und Dokumentationssystemen.
• Koordination und Nachverfolgung von Fristen, Rückmeldungen und Arbeitsaufträgen.
• Unterstützung bei abteilungsbezogenen Projekten.
• Mitwirkung an Weiterentwicklung und Digitalisierung der administrativen Abläufe.
• Gegenseitige Vertretung im Vorzimmer.

Kenntnisse

Organisation

Koordinationsvermögen

Diskretion

Teamfähigkeit

Deutsch (Wort/Schrift)

Englisch (Wort/Schrift)

MS Office

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmännische Ausbildung

Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Tools

Dokumentenmanagementsysteme

MS Office

Jobbeschreibung

Universität Bayreuth

Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d)

Bayreuth

Aufgabe

Ihr Aufgabengebiet: Organisation und Sicherstellung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer der Personalabteilung Persönliche und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie Koordination interner und externer Anfragen Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich der Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen Steuerung des Informations- und Dokumentenflusses zwischen der Abteilungsleitung, den Arbeitsbereichen und weiteren internen sowie externen Stellen Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Präsentationen und weiteren Arbeitsunterlagen Organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsbereiche der Personalabteilung Bearbeitung festgelegter Sachbearbeitungsvorgänge Pflege von Daten, elektronischen Ablagen und Vorgängen in den eingesetzten Verwaltungs- und Dokumentationssystemen Koordination und Nachverfolgung von Fristen, Rückmeldungen und Arbeitsaufträgen Unterstützung bei abteilungsbezogenen Projekten Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der administrativen Abläufe Gegenseitige Vertretung innerhalb des Vorzimmers Bei allen Aufgaben ist ein sorgfältiger und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen erforderlich.

Qualifikation

Ihr Profil: Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation Eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise Sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen Die Fähigkeit, unterschiedliche Anliegen zu priorisieren und auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit Ein sicheres, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift Eine adressatengerechte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen Einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoft-Anwendungen Die Bereitschaft und Fähigkeit, sich zügig in neue digitale Anwendungen und Arbeitsabläufe einzuarbeiten Bereitschaft zur flexiblen Aufgabenwahrnehmung und zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Vorzimmers Von Vorteil sind Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder im Hochschulbereich Erfahrungen in der Erstellung professioneller Schreiben, Präsentationen und Übersichten