Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d)

Arbeitsagentur; Bayreuth; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice gemäß Vereinbarung

JobRad

Altersversorgung

Zusammenfassung

Universität Bayreuth sucht eine Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d) unbefristet in Vollzeit. Die Vergütung erfolgt nach TV-L E6. Die Stelle umfasst Organisation, Koordination sowie administrative Unterstützung des Vorzimmers und der Abteilungsleitung.

Sie arbeiten eng mit den Abteilungen zusammen, pflegen Daten in Systemen und tragen zur Digitalisierung administrativer Abläufe bei. Voraussetzungen sind eine verwaltungsnahe Ausbildung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen bei mehreren Vorgängen
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
• Sicheres Auftreten und serviceorientiertes Verhalten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Umgang mit Microsoft-Anwendungen
• Bereitschaft, sich in neue digitale Anwendungen einzuarbeiten

Aufgaben

• Organisation und Sicherstellung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer der Personalabteilung
• Unterstützung der Abteilungsleitung
• Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen
• Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenz sowie Koordination von Anfragen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Zusammenstellung von Unterlagen
• Informations- und Dokumentenfluss zwischen Abteilungsleitung, Teams und externen Stellen
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Präsentationen und Arbeitsunterlagen
• Unterstützung der Arbeitsbereiche der Personalabteilung
• Bearbeitung festgelegter Sachbearbeitungsvorgänge
• Pflege von Daten, Ablagen und Vorgängen in Systemen
• Koordination und Nachverfolgung von Fristen und Aufgaben
• Unterstützung bei abteilungsbezogenen Projekten
• Mitwirkung an Weiterentwicklung und Digitalisierung von Abläufen
• gegenseitige Vertretung im Vorzimmer
• Umgang mit vertraulichen Informationen

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Koordinationsvermögen

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Diskretion

MS Office

Digitale Kompetenzen

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung/Qualifikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die Universität Bayreuth mit ihrem familiären Campus ist einer der größten Arbeitgeber in der Region. Die Abteilung III – Personalangelegenheiten der Universität Bayreuth hat zum nächsten möglichen Zeitpunkt eine Stelle als Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d) unbefristet in Vollzeit zu besetzen. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach E 6 TV-L.

Ihr Aufgabengebiet:

• Organisation und Sicherstellung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer der Personalabteilung
• persönliche und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung
• Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie Koordination interner und externer Anfragen
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich der Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen
• Steuerung des Informations- und Dokumentenflusses zwischen der Abteilungsleitung, den Arbeitsbereichen und weiteren internen sowie externen Stellen
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Präsentationen und weiteren Arbeitsunterlagen
• organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsbereiche der Personalabteilung
• Bearbeitung festgelegter Sachbearbeitungsvorgänge
• Pflege von Daten, elektronischen Ablagen und Vorgängen in den eingesetzten Verwaltungs- und Dokumentationssystemen
• Koordination und Nachverfolgung von Fristen, Rückmeldungen und Arbeitsaufträgen
• Unterstützung bei abteilungsbezogenen Projekten
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der administrativen Abläufe
• gegenseitige Vertretung innerhalb des Vorzimmers

Bei allen Aufgaben ist ein sorgfältiger und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen erforderlich.

Ihr Profil:

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen
• die Fähigkeit, unterschiedliche Anliegen zu priorisieren und auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
• ein sicheres, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• eine adressatengerechte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen und personen-bezogenen Informationen
• einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoft-Anwendungen
• die Bereitschaft und Fähigkeit, sich zügig in neue digitale Anwendungen und Arbeitsabläufe einzuarbeiten
• Bereitschaft zur flexiblen Aufgabenwahrnehmung und zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Vorzimmers.

Von Vorteil sind:

• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
• Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder im Hochschulbereich
• Erfahrungen in der Erstellung professioneller Schreiben, Präsentationen und Übersichten

Was Sie erwarten können:

• einen krisensicheren Arbeitsplatz an einer modernen Hochschule
• eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit im universitären Umfeld
• flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
• konstruktive Arbeitsatmosphäre in einem freundlichen, aufgeschlossenen Team
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Fort- und Weiterbildung durch verschiedene Fortbildungsangebote, sowie weitere Vorzüge des öffentlichen Dienstes, beispielsweise JobRad, attraktive zusätzliche Altersversorgung bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder, vielfältige Angebote der Gesundheitsförderung, z. B. Gesundheitstage, Workshops, Aktiv-Pause sowie Möglichkeit der Teilnahme an einer sehr großen Anzahl unterschiedlichster Sportangebote im Rahmen des allgemeinen Hochschulsports neben dem Erholungsurlaub und der Möglichkeit der gleitenden Arbeitszeit dienstfrei am 24.12. und 31.12. eines Jahres.

Die Universität Bayreuth schätzt die Vielfalt ihrer Beschäftigten als Bereicherung und bekennt sich ausdrücklich zum Ziel der Chancengleichheit der Geschlechter. Frauen werden hierbei mit Nachdruck um ihre Bewerbung gebeten. Bewerber und Bewerberinnen mit Kindern sind sehr willkommen. Die Universität Bayreuth ist Mitglied im Best-Practice Club „Familie in der Hochschule e.V.“, und hat erfolgreich am HRK-Audit „Internationalisierung der Hochschule“ teilgenommen. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Für Rückfragen können Sie sich gerne an die Abteilungsleiterin Frau Dr. Dinglreiter ([e-mail], Tel.: [phone]) wenden.