Team Assistant Real Estate Management (m/f/d)

Empira Group; Berlin; On-site; EUR 35,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Urban Sports Club

Fortbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Empira Group in Berlin sucht eine engagierte Assistenz im Immobilienmanagement zur Unterstützung des Teams bei der täglichen Verwaltung, Bearbeitung von Korrespondenz, Stammdatenpflege und Koordination von Terminen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutschkenntnisse (C1) sowie sichere MS-Office-Kenntnisse mit. Teamfähigkeit, Diskretion und Serviceorientierung sind gefragt. Wir bieten flache Hierarchien, Weiterbildung und flexible Arbeitszeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1).
• Idealerweise Erfahrung in Immobilienverwaltung oder Vermietung.
• Versierter Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel).
• Gut strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und Priorisierung von Aufgaben.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft der Immobilienverwaltung.
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz eigenständig bearbeiten.
• Objekt- und Stammdaten in den relevanten Systemen erfassen, pflegen und prüfen.
• Termine koordinieren und Organisation sowie Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen sicherstellen.
• Management bei administrativen und organisatorischen Aufgaben unterstützen.
• Alltägliche Büroprozesse organisieren, Bürobedarf bestellen.
• Beitrag zur Optimierung von Arbeitsabläufen und digitalen Prozessen leisten.

Skills

Deutsch (C1)

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Strukturierte Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office (Outlook, Word, Excel)

Job description

• Provide administrative and organizational support to the team in day-to-day real estate management operations
• Independently handle telephone and written correspondence with internal and external contacts
• Entering, updating, and verifying property and master data in the relevant systems
• Coordinating schedules and handling the organizational preparation and follow-up for meetings and events
• Supporting management with administrative and organizational tasks
• Organizing day-to-day office operations, including ordering and procuring office supplies
• Contributing to the improvement of administrative workflows and digital processes

Your mission

• Provide administrative and organizational support to the team in day-to-day real estate management operations
• Independently handle telephone and written correspondence with internal and external contacts
• Entering, updating, and verifying property and master data in the relevant systems
• Coordinating schedules and handling the organizational preparation and follow-up for meetings and events
• Supporting management with administrative and organizational tasks
• Organizing day-to-day office operations, including ordering and procuring office supplies
• Contributing to the improvement of administrative workflows and digital processes

Your profile

• Completed business apprenticeship or comparable qualification with relevant experience in administrative assistance, clerical work, or office organization
• Very good written and spoken German at a minimum C1 level—a mandatory requirement for independent communication by phone and in writing
• Ideally, experience in real estate management or leasing
• Proficiency with MS Office, particularly Outlook, Word, and Excel
• A structured, meticulous, and reliable work style, as well as the ability to prioritize various tasks
• Professional, courteous communication and a strong service orientation
• Ability to work well in a team and maintain discretion when handling confidential information

Why us?

• A growing company with flat hierarchies
• A wide range of opportunities to shape your role and take on responsibility
• A dedicated and motivated team
• Opportunities for continuing education and professional development
• An attractive compensation package, including a company pension contribution that exceeds statutory requirements
• Flexible work schedules
• Opportunities for physical activity through Urban Sports Club
• A high-quality work environment in modern offices