Executive Assistant (m/f/d)

Empira Group; München; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Urban Sports Club

Moderne Büros

Job summary

Die Empira Group sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung in München, die das Management in der täglichen Organisation unterstützt und Termine eigenständig koordiniert.

Zu den Aufgaben gehören die Angebotserstellung, Verarbeitung von Rechnungen, Vorbereitung von Berichten und Statistiken sowie die Organisation des Bürobetriebs in enger Abstimmung mit dem Team. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, eine betriebliche Altersvorsorge und attraktive Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistent/in oder im Office-Management; ideal zur Unterstützung der Geschäftsleitung.
• Souveräner Umgang mit Zahlen, Rechnungen und Berichten.
• Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise; Prioritäten setzen bei wechselnden Anforderungen.
• Professionelle Kommunikation und Auftreten im Umgang mit internen und externen Kontakten.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein bei vertraulichen Informationen.
• Ausgeprägter Servicegedanke und Teamfähigkeit.
• Gute MS Office Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und Outlook.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) sowie gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Fachliche unabhängige organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft.
• Unterstützung bei der Erstellung und Finalisierung von Angeboten.
• Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Überwachung von Zahlungseingängen und -fristen.
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchführung und Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen.
• Erstellung und Aufbereitung von Statistiken, Analysen und Berichten für das obere Management.
• Eigenständige Kalenderverwaltung, Korrespondenz und Vorbereitung sowie Nachbereitung von Meetings.
• Organisation und Koordination des Office-Managements in enger Zusammenarbeit mit der Teamassistenz.
• Eigenständige Bearbeitung ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsleitung.

Skills

Organisationstalent

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Vertraulichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation

Tools

Microsoft Office

Job description

• Providing independent organisational and administrative support to senior management in day-to-day operations
• Assisting with the preparation and finalisation of quotations
• Processing incoming and outgoing invoices, and monitoring incoming and outgoing payments and payment deadlines
• Assisting with preparatory bookkeeping and compiling the necessary documentation
• Compiling and preparing statistics, analyses and reports for senior management
• Independently managing the diary, handling correspondence and preparing for and following up on meetings
• Organising and coordinating office management in close collaboration with the team assistant
• Independently handling selected projects and special tasks on behalf of senior management

Your mission

• Providing independent organisational and administrative support to senior management in day-to-day operations
• Assisting with the preparation and finalisation of quotations
• Processing incoming and outgoing invoices, and monitoring incoming and outgoing payments and payment deadlines
• Assisting with preparatory bookkeeping and compiling the necessary documentation
• Compiling and preparing statistics, analyses and reports for senior management
• Independently managing the diary, handling correspondence and preparing for and following up on meetings
• Organising and coordinating office management in close collaboration with the team assistant
• Independently handling selected projects and special tasks on behalf of senior management

Your profile

• Completed commercial apprenticeship or equivalent qualification
• Several years' professional experience in an assistant role, in office management or in a similar commercial position, ideally supporting senior management
• A sound understanding of business matters and confidence in handling figures, invoices and reports
• A structured, independent and meticulous approach to work, as well as the ability to set priorities even when requirements change
• Professional, courteous communication and a confident manner when dealing with internal and external contacts
• Discretion and a sense of responsibility when handling confidential information
• A strong service-oriented approach and a passion for working as part of a team
• Very good knowledge of Microsoft Office, particularly Word, Excel and Outlook
• Very good command of German at least at C1 level, as well as good written and spoken English

Why us?

• A growing company with flat hierarchies
• A wide range of opportunities to shape your role and take on responsibility
• A dedicated and motivated team
• Opportunities for further training and development
• An attractive remuneration package, including a company pension contribution exceeding statutory requirements
• Flexible working hours
• Opportunities to stay active with Urban Sports Club
• A high-quality working environment in modern offices