Team Assistant & Office Manager (m/w/d)

NBCUniversal; München; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

NBCUniversal Media, LLC sucht in München eine/n Team Assistant & Office Manager (m/w/d).Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle, unterstützen das Senior Leadership Team, koordinieren Reisen und Termine und organisieren Events. Ihre Serviceorientierung legt den Grundstein für einen reibungslosen Büroalltag.

Sie bringen kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Executive Support und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Executive Support oder Office Management.
• Gute Organisationsfähigkeit und Serviceorientierung.

Responsibilities

• Kalender- und Reisekoordination des Senior Leadership Teams.
• Unterstützung des Teams bei Meetings, Events und Office-Management-Aufgaben.
• Pflege von Kunden- und Kontaktdaten sowie Datenpflege in Salesforce.

Skills

Organisationstalent

Kundenorientierung

Teamkoordination

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Salesforce

Microsoft 365

Excel

Ticketsysteme

Job description

Stellenbeschreibung

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und haben Freude daran, Menschen und Abläufe zusammenzubringen? Als Team Assistant & Office Manager (m/w/d) sind Sie die zentrale Anlaufstelle für unser Münchner Büro. Sie unterstützen das Senior Leadership Team, koordinieren Reisen, Termine und Events und schaffen mit Ihrem serviceorientierten Blick die Grundlage für einen reibungslosen Büroalltag.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Team Assistant & Office Manager (m/w/d)
München | Executive & Team Support, Office Management & Events

Ihre Aufgaben

• Team Support: Kalender- und Terminkoordination sowie Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen für das Senior Leadership Team.
• Screenings und Messen: Administrative Unterstützung bei LA Screenings und MIPCOM sowie Pflege von Kundendaten in Salesforce oder vergleichbaren Systemen.
• Eventkoordination: Unterstützung der Organisation von Munich Screenings, Office Screenings sowie internen Events wie Town Halls, Get-togethers und Cares Day.
• Office Management: Koordination von Büro- und Küchenbestellungen, Post, Kundengeschenken in Abstimmung mit anderen Business-Units.
• Vendor und Compliance Management: Anlage und Betreuung von Dienstleistern, Koordination von Compliance-Anträgen sowie Rechnungsprüfung und Monitoring.
• Facility Management: Zentrale Schnittstelle zu Vermieter, Hausmeisterdienst und Facility Team in London.
• Sales Admin Support: Unterstützung des Vertriebsteams durch die Erstellung von Verfügbarkeitsübersichten in Excel, sowie die Pflege von Datensätzen in Salesforce.

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in Executive Support, Teamassistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Serviceorientierung und die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zuverlässig zu priorisieren.
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
• Diskretion, Eigeninitiative und ein souveränes, freundliches Auftreten gegenüber Senior Leadership, Kolleg:innen, Kunden und externen Partner:innen.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365; Erfahrung mit Salesforce, Reise-, Abrechnungs- oder Ticketsystemen ist von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Medienumfeld.
• Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen, idealerweise Salesforce, von Vorteil.

Was Sie bei uns erwartet

• Eine vielseitige Schlüsselrolle mit direkter Nähe zu Team und Senior Leadership.
• Ein internationales Medienumfeld rund um Film, Serien, Screenings und Branchenevents.
• Ein engagiertes Team, kurze Abstimmungswege und Raum für Eigeninitiative.
• Ein zentraler Arbeitsplatz in München und attraktive Rahmenbedingungen.