Team Assistant (m/w/d) | Region NRW | Vollzeit oder Teilzeit

JLL; Köln; Hybrid; EUR 38.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Jobticket

Familienservice

Betriebliche Sozialleistungen

Zusammenfassung

JLL sucht eine Team Assistant zur Unterstützung des Leasing-Teams NRW. Sie arbeiten eigenständig an administrativen Aufgaben, pflegen Daten in CRM-Systemen und erstellen Angebote sowie Übersichten.

Sie unterstützen Meetings und Reisen, arbeiten eng mit Kunden zusammen und tragen so zur erfolgreichen Vermietung bei. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Office-Management oder Kundenservice mit und beherrschen MS Office sowie Deutsch und Englisch verhandlungssicher.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Relevante Berufserfahrung im Office Management, Assistenz oder Kundenservice.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (PowerPoint, Excel, Outlook).
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Unterstützung des Leasing-Teams NRW eigenständig und proaktiv bei administrativen Aufgaben.
• Datenpflege in CRM-Systemen (z. B. Leasing OS) – ausführliche Einarbeitung erfolgt.
• Erstellung von Angeboten, Longlists, Übersichten und Excel-Longlists in DE und EN.
• Veranstaltung von Team-, Eigentümer- und Kundentreffen (in-house oder digital).
• Unterstützung der Buchhaltungsvorbereitung inkl. Rechnungsprüfung und Zuordnung.

Kenntnisse

Kundenservice

Organisation

Kommunikation

Flexibilität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

PowerPoint

Excel

Outlook

Jobbeschreibung

Als Team Assistant bei JLL übernimmst Du eine zentrale Rolle in unserem Leasing-Team NRW. Du unterstützt unsere Vermietungsexperten durch Deine analytische Expertise und organisatorischen Fähigkeiten, um optimale Ergebnisse für unsere Kunden zu erzielen.

Bei JLL glauben wir, dass die effektivsten Teams entstehen, wenn jeder befähigt wird, sein Potenzial voll auszuschöpfen. In dieser Position wirst Du die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen fördern und innovative Lösungen entwickeln, die unseren Kunden einen Mehrwert bieten. Wir unterstützen uns gegenseitig in unserem Wohlbefinden und fördern Inklusion und Zugehörigkeit in allen Teams – und Du wirst ein wichtiger Teil dieser Kultur sein.

Was wir Dir bieten:

• Modernes Arbeitsumfeld: Du profitierst von einem ausgewogenen Mix aus Büropräsenz während der Kernarbeitszeiten für den direkten Austausch mit unseren Brokern und der Möglichkeit des flexiblen Arbeitens an ausgewählten Tagen – für die ideale Balance zwischen Teamzusammenarbeit und individueller Flexibilität.
• Karriere und Stabilität: Einen sicheren Arbeitsplatz bei einem der führenden internationalen Immobilienberater und Teil eines professionellen Teams, das in ganz Deutschland und international vernetzt ist.
• Umfassende Einarbeitung: Strukturiertes Onboarding-Programm mit erfahrenen Kollegen, die Dich Schritt für Schritt in die Immobilienwelt einführen. Du lernst alle relevanten Systeme, Prozesse und Fachbegriffe von Grund auf.
• Weiterbildung und Entwicklung: Ein spannendes und professionelles Arbeitsumfeld mit hervorragenden Karrierechancen. Zugang zur globalen JLL-Trainingsplattform und LinkedIn Learning, um gemeinsam Deinen individuellen Karriereweg zu entwickeln – auch ohne Immobilien-Vorerfahrung.
• Work-Life-Balance: Pausen und Erholung mit 30 Urlaubstagen pro Jahr sowie die Möglichkeit, Familie und Beruf optimal zu vereinbaren.
• Teamgeist: Ein motiviertes und offenes Team, das mit exklusiven Kunden an außergewöhnlichen und bemerkenswerten Projekten arbeitet und Dich herzlich aufnimmt.
• Zusätzliche Benefits: Jobticket, Fahrradleasing über JobRad, Familienservice, Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten, betriebliche Sozialleistungen und Altersvorsorge vom ersten Tag an.
• Gemeinschaft: Regelmäßige Wohltätigkeits- und Mitarbeiterveranstaltungen zur Stärkung des Gemeinschaftsgefühls und zum Aufbau eines unternehmensweiten Netzwerks.

Was Dein Arbeitsalltag aussehen wird:

• Unterstützung des Leasing-Teams NRW eigenständig und pro-aktiv bei allen administrativen Aufgaben
• Selbstständige Datenpflege in CRM-Programmen (z.B. Leasing OS) – eine ausführliche Einarbeitung ist selbstverständlich
• Verfassen und Versenden der gesamten Korrespondenz inkl. Erstellung von Angeboten, eLonglists, Übersichtskarten und Excel-Longlists in deutscher und englischer Sprache
• Erstellung von Berichten, Auswertungen, Angeboten und Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache
• Organisation von Team-, Eigentümer- und Kundenbesprechungen (inhouse oder digital)
• Reisebuchungen und Reisekostenabrechnung
• Vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung (Eingangsrechnungen prüfen und zuordnen, Ausgangsrechnungen vorbereiten und finalisieren) inkl. Nachverfolgung offener Rechnungen
• KYC- und GwG-Prüfung, Handelsregisterprüfung
• Verwaltung von IT-Equipment und Objektschlüsseln
• Proaktives Einholen von Updates (Objekt- und Flächendetails, Ausstattungsmerkmale und weiterführende Informationen sowie Bildmaterial) bei lokalen, regionalen und internationalen Immobilieneigentümern, Asset- und Vermietungsmanagern in der Region NRW
• Stetige Optimierung der Bestandsdaten in unserem Datenbanksystem und auf unseren Onlinemarktplätzen (OLM, IS24, Immowelt/-net) inkl. der Vergabe von Credits
• Unterstützung bei der quartalsweisen Datenerhebung in Zusammenarbeit mit Research
• Kommunikation und Wissensaustausch mit anderen Business Lines und Support-Teams

Was Du mitbringst:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Relevante Berufserfahrung, idealerweise im Office Management, Assistenz, Kundenservice oder anderen kaufmännischen Bereichen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook)
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Interesse an und Aufgeschlossenheit gegenüber dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz
• Erste Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kunden erwünscht
• Gute Kommunikationsfähigkeit, seires Auftreten und Freude an einem flexiblen und dynamischen Arbeitsumfeld
• Ausgeprägte Serviceorientierung mit hohem Qualitätsanspruch – auch in stressigen und zeitkritischen Situationen
• Fähigkeit zu verantwortungsbewusstem und selbstständigem Arbeiten
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit