Team Assistant (m/w/d)

Keuthen AG; Mainz; Hybrid; EUR 24.000 - 36.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Option

Moderne Tools

Flache Hierarchien

Asshole-free Environment

Strukturierte Einarbeitung

Zusammenfassung

Keuthen AG in Mainz sucht eine Team Assistant (m/w/d), die das Team organisatorisch unterstützt, Rechnungen bearbeitet und interne Abläufe dokumentiert. Sie arbeiten flexibel zwischen Homeoffice und Vor-Ort-Tagen in Mainz.

Sie bringen Erfahrung in Assistenz- oder Buchhaltungsrollen sowie sicherer Umgang mit DATEV/Weclapp/Office 365 mit. Organisationsgeschick, Verlässlichkeit und Teamgeist sind gefragt.

Qualifikationen

• Erfahrung in einer Assistenz-, Office- oder Buchhaltungsrolle.
• Umgang mit digitalen Tools wie DATEV, Weclapp und Office 365.
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise.

Aufgaben

• E-Mails bearbeiten und weiterleiten (info@, billing@).
• Rechnungsbearbeitung: Prüfung, Zuweisung, Upload in DATEV online.
• Unterstützung von HR & Finance, z. B. Neueinstellungen und Lohnbuchhaltung.
• Ausgangsrechnungen und interne Aufträge erstellen.
• Pflege von Stammdaten, SEPA-Mandaten und Newsletter-Verteiler.
• Kommunikation mit Steuerberater, Autohaus, Leasingbank, Versicherungen.
• Allgemeine Office-Unterstützung: Post, Termine, Event-Organisation, Kassenführung.
• Recherchearbeiten und Zuarbeiten für verschiedene Teams.
• Flexible Arbeitsweise: Homeoffice und Office-Tage in Mainz.

Kenntnisse

Assistenz-Erfahrung

DATEV

Weclapp

Office 365

Strukturierte Arbeitsweise

Organisationsgeschick

Teamkommunikation

Tools

DATEV Unternehmen online

Weclapp

Office 365

Jobbeschreibung

Team Assistant (m/w/d): Halte unserem Team den Rücken frei – organisiert, verbindlich, digital.

Ob Rechnungen, Kundenanfragen oder interne Abläufe – bei Dir laufen die Fäden zusammen.

Als Team Assistant (m/w/d) bist Du die zentrale Schnittstelle zwischen unserem Team, unseren Kunden und dem Backoffice.

Du sorgst dafür, dass Rechnungen laufen, Anfragen nicht liegen bleiben, und Prozesse sauber dokumentiert sind.

Ob in der Kommunikation mit Finance, im Kontakt mit Lieferanten oder in der Zuarbeit für HR – Dein Organisationstalent und Dein Blick für Details sorgen dafür, dass der Laden läuft.

Dabei arbeitest Du strukturiert, eigenständig und mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein – remote oder vor Ort in Mainz.

Was Dich erwartet

• Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails (info@, billing@), inkl. Buchhaltungs- & Kundenanfragen
• Rechnungsbearbeitung: Prüfung, Zuweisung, Upload in DATEV Unternehmen online und Pflege der Liquiditätsvorschau
• Unterstützung von HR & Finance (u.a. bei Neueinstellungen, KFZ-Verwaltung, Kommunikation mit der Lohnbuchhaltung)
• Erstellen und Verarbeiten von Ausgangsrechnungen und internen Aufträgen
• Pflege von Kundenstammdaten, SEPA-Mandaten, Newsletter-Verteiler
• Kommunikation mit Steuerberater, Autohaus, Leasingbank, Versicherungen
• Allgemeine Office-Unterstützung: Postbearbeitung, Terminplanung, Event-Organisation, Kassenführung
• Recherchearbeiten und Zuarbeiten für verschiedene Teams
• Flexible Arbeitsweise: Homeoffice und Office-Tage in Mainz

Das bringst Du mit

• Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Office- oder Buchhaltungsrolle
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (idealerweise DATEV Unternehmen online, Weclapp, Office 365)
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein gutes Gespür für Teamdynamik
• Hohe Verlässlichkeit und Lust, Prozesse aktiv mitzugestalten
• Freundliches, verbindliches Auftreten – schriftlich wie mündlich

Was wir Dir bieten

• Einen vielseitigen Aufgabenbereich mit echtem Gestaltungsspielraum
• Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Option und moderne Tools
• Ein unterstützendes Team und flache Hierarchien
• Ein „Asshole-free Environment“, in dem Wertschätzung gelebt wird
• Eine strukturierte Einarbeitung und Raum für Weiterentwicklung
• Ein Büro mit guter Verkehrsanbindung in Mainz (wenn Du vor Ort bist)

Flexible Teilzeit (ca. 20 Std./Woche) – ideal zur Vereinbarkeit mit Familie oder Studium.