Strategische Assistenz der Geschäftsleitung

MAAG Group; Bremen; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Die MAAG Group sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung zur Bündelung von Strategie, Organisation und operativem Tagesgeschäft. Du unterstützt die Geschäftsleitung bei Entscheidungen, bereitet Executive Summaries vor und koordinierst Meetings.

Zu deinem Aufgabenfeld gehören Terminsteuerung, Travel- und Eventmanagement, Prozessoptimierung im Lean-Office-Umfeld sowie die sorgfältige Erstellung von Unterlagen in MS-Tools.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium in relevanter Fachrichtung oder kaufmännische Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Projektorganisations- oder Schnittstellenfunktion zur Geschäftsleitung.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, Erfahrung in Meeting- und Eventplanung.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Dynamics 365 CE, Business Central, Teams und Outlook.

Responsibilities

• Terminsteuerung und Management Support inklusive Executive Summaries und Reportings.
• Projektkoordination mit Fokus auf Ziele, Deadlines und Risikomanagement.
• Travel Management für Geschäftsreisen auf Executive Level, inklusive Visa und Reisekostenabrechnung.
• Eventmanagement bei Firmenveranstaltungen und Messen.
• Prozessoptimierung von Büroabläufen nach Lean- und Office-Standards, Einsatz digitaler Tools.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Relevantes Studium oder kaufmännische Qualifikation

Tools

Microsoft Dynamics 365 CE

Microsoft Business Central

Microsoft Teams

Outlook

Job description

Die MAAG Group ist ein weltweit führender Lösungsanbieter für die Polymer-, Chemie- und Petrochemieindustrie. Das Portfolio umfasst integrierte Systemlösungen für Pumpen- und Filtration, Granulierung, Pulvermühlen, Feedblöcke und Breitschlitzdüsen, Recycling sowie Mess-, Regel-, Inspektions- und Sortiertechnik. Die Produktmarken AMN, AUTOMATIK, CLOEREN, ETTLINGER, GALA, MAAG, REDUCTION, SCHEER, SIKORA, WITTE und XANTEC stehen für höchste Qualität, exzellente Performance und Spitzentechnologie. Mit Innovationskraft, umfassendem After-Sales-Service und über 2.200 Mitarbeitenden weltweit liefert die MAAG Group maßgeschneiderte Lösungen für anspruchsvolle Anwendungen in Produktion, Verarbeitung und Recycling. Gefertigt werden die Produkte in der Schweiz, Deutschland, Österreich, Frankreich, Italien, den USA und China – für messbaren Mehrwert und nachhaltigen Wettbewerbsvorsprung. Mehr Informationen auf www.maag.com.

Deine Aufgaben im Team

Als Assistenz bündeln sich bei dir Themen aus verschiedenen Bereichen – Strategie, Organisation und operatives Tagesgeschäft. Mit deinem Blick für Zusammenhänge und deinem Gespür für Prioritäten unterstützt du die Geschäftsleitung dabei, wichtige Entscheidungen vorzubereiten und erfolgreich umzusetzen.

• Terminsteuerung: Du hast den Kalender für das Management im Blick und koordinierst vorausschauend Termine und Meetings, inklusive Priorisierung und Pufferzeiten.
• Management Support: Du bereitest komplexe Inhalte strukturiert und adressatengerecht auf – von Executive Summaries und Präsentationen über Reportings bis hin zu Entscheidungsgrundlagen mit relevanten KPIs. Zudem unterstützt du beim On- und Offboarding von Führungskräften.
• Projektkoordination: Du planst Strategiemeetings und begleitest die jeweiligen Projekte aktiv mit – Ziele, Deadlines und Risiken hast du stets im Fokus.
• Stakeholder Management: Als wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung sowie nationalen und internationalen Ansprechpartnern stellst du eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit sicher.
• Travel Management: Du organisierst umfangreiche Geschäftsreisen auf Executive Level, einschließlich Reiseroutenplanung, Visa und Reisekostenabrechnung – Last-minute-Änderungen bringen dich nicht so schnell aus der Fassung.
• Eventmanagement: Organisationsstark wirkst du auch bei der Vorbereitung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Messen mit.
• Prozessoptimierung: Kontinuierlich verbesserst du den Workflow für die Terminplanung und administrative Büroabläufe im Sinne von Lean- und Office-Standards – dabei setzt du digitale Tools ein, um Prozesse effizienter und zukunftsfähiger zu gestalten.

Das bringst du mit

Du Überzeugs Durch Dein Professionelles Auftreten, Hohe Serviceorientierung Und Deine Vorausschauende Arbeitsweise. Dabei Behältst Du Auch In Arbeitsintensiven Phasen Und Unter Zeitdruck Stets Einen Kühlen Kopf Und Kannst Dich Schnell Und Lösungsorientiert Auf Neue Situationen Einstellen. Weiterhin Punktest Du Mit Diesen Kompetenzen

• Ein Studium in einer relevanten Fachrichtung oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation bilden deine Basis.
• Dazu bringst du mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Projektorganisations- oder vergleichbaren Schnittstellenfunktion mit, idealerweise mit Nähe zur Geschäftsleitung oder zum Management.
• Dein Organisationstalent konntest du bereits im Event-, Meeting- und Reisemanagement sowie in der Planung und Steuerung umfassender Prozesse und Projekte unter Beweis stellen.
• Eigenständig treibst du Themen voran und begleitest deine Projekte vom Anfang bis zum erfolgreichen Abschluss, inklusive Meilenstein-Tracking, Risikomanagement und Follow-up etc.
• Absolut versiert erstellst du Management-Unterlagen und nutzt rotiniert Office- und Business-Anwendungen wie Microsoft Business Central, Dynamics 365 CE, Teams und Outlook.
• In der Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern setzt du deine sehr guten Deutsch- und Englischkenntnisse stilsicher ein und zeigst Sozialkompetenz, diplomatisches Geschick sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Themen.

All qualified applicants will receive consideration for employment without discrimination on the basis of race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, protected veteran status, disability, age, genetic information, or any other factors prohibited by law.