Stellvertretende Assistenz (w/m/d)

Staatsministerium Baden-Württemberg; Baden-Württemberg; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Institution in Baden-Württemberg sucht eine Stellvertretende Assistenz für das Büro des Amtschefs. Die Rolle umfasst die eigenständige Erledigung von Sekretariatsaufgaben, Korrespondenz und die Verwaltung von Terminen. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und sehr gute MS-Office-Kenntnisse. Die Stelle bietet ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit betrieblichen Altersvorsorge und flexibler Arbeitszeitgestaltung. Bewerber können sich bis zum 06.01.2026 bewerben.

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Betreuungsmöglichkeiten in der Kindertagesstätte

Qualifikationen

• Mindestens drei Jahre Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich.
• Erfahrung im Sekretariat, idealerweise im Vorzimmerbereich.
• Bereitschaft für flexible Arbeitszeiten.

Aufgaben

• Selbständige Erledigung von Sekretariatsaufgaben.
• Koordinierungsaufgaben und Kalenderverwaltung.
• Korrespondenz und Postbearbeitung.

Kenntnisse

Sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten

Versierter Umgang mit MS-Office-Anwendungen

Sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise

Team- und Kommunikationsfähigkeit

Durchsetzungsfähigkeit

Organisationsgeschick

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich

Tools

MS-Office-Anwendungen

Jobbeschreibung

Im Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg ist im Leitungsbereich baldmöglichst folgende Stelle zu besetzen:

Stellvertretende Assistenz (w/m/d)

im Büro des Amtschefs und zugleich Assistenz der Leiterin des Leitungsstabs

in Vollzeit (Kennziffer 59-2025)

Ihre Aufgaben:

Zu den Aufgabenschwerpunkten zählen die selbständige Erledigung von Sekretariatsaufgaben mit allen in einem Vorzimmer anfallenden büroorganisatorischen Tätigkeiten einschließlich Schreibarbeiten über das hausinterne Bürokommunikationssystem (MS-Office-Anwendungen) sowie über die E-Akte BW, Terminvor- und Nachbereitung, Posteingang und Postausgang, Koordinierungsaufgaben, Kalenderverwaltung sowie Korrespondenz.

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten einschlägigen Ausbildungsberuf im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r oder eine vergleichbare Ausbildung im Bürobereich).
• Sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten und Kenntnisse, einen versierten Umgang mit dem PC und den gängigen Office-Anwendungen.
• Sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise, ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft, Zuverlässigkeit, Diskretion und Belastbarkeit.
• Team- und Kommunikationsfähigkeit.
• Durchsetzungsfähigkeit und Organisationsgeschick.
• Bereitschaft, die Arbeitszeit aufgabenbedingt flexibel zu gestalten.
• Sekretariatserfahrung, idealerweise im Vorzimmerbereich.

Unser Angebot:

• Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten, kompetenten und kollegialen Umfeld.
• Betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftige.
• Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens durch ein betriebliches Gesundheitsmanagement.
• Betreuungsmöglichkeiten in der Kindertagesstätte Die Willys .

Informationen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer:

Das Arbeitsverhältnis ist unbefristet und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).

Die Vergütung erfolgt für die Dauer dieser Tätigkeit übertariflich nach Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder zuzüglich einer widerruflichen außertariflichen monatlichen Zulage (außertarifliche Assistenzzulage).

Die Tätigkeit in einem sicherheitsempfindlichen Bereich erfordert die Bereitschaft zu einer Sicherheitsüberprüfung nach dem Landessicherheitsüberprüfungsgesetz.

Haben Sie noch Fragen?

Für Auskünfte zum Stellenbesetzungsverfahren stehen Ihnen gerne Frau Liebhardt (Telefon: 0711 / 231-3162) oder Frau Schmidt (Telefon: 0711 / 231-3774) zur Verfügung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Interessentinnen und Interessenten können sich bis spätestens 06.01.2026 unter Angabe der Kennziffer 59-2025 ausschließlich über unser Extern: Online Bewerberportal (Öffnet in neuem Fenster) bewerben. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung aussagekräftige Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen etc.) bei.

Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten behinderten Menschen werden ausdrücklich begrüßt und bei im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Frauen werden ausdrücklich dazu aufgefordert, sich zu bewerben. Die Vollzeitstelle ist grundsätzlich teilbar.

Das Land Baden-Württemberg ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt.

Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungsverfahren erhalten Sie hier.