Sekretärin (m/w/d)

Teicon Group; Eggenstein-Leopoldshafen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Dienstrad

Persönliche Ansprechpartner

Job summary

TEICON in Deutschland sucht eine engagierte Fachkraft für Büroorganisation und Sekretariat. Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben, steuern bürowirtschaftliche Abläufe und beschaffen Materialien. Zudem planen Sie Termine, empfangen Besucher und führen Registraturarbeiten durch.

Darüber hinaus erstellen Sie Protokolle, führen Schriftverkehr und unterstützen Projekte administrativ. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung im Sekretariat sind wünschenswert.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder kaufmännischer Assistent)
• Berufserfahrung im Sekretariat oder Office-Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Responsibilities

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben im Tagesgeschäft
• Bürowirtschaftliche Abläufe eigenständig organisieren und steuern
• Bestände systematisch verwalten und Bürobedarf beschaffen
• Termine planen und Besprechungen organisatorisch vorbereiten
• Besucher empfangen und betreuen
• Registraturarbeiten und gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten
• Dokumente und Protokolle erstellen und Schriftverkehr führen
• Projektunterstützung durch administrative Zuarbeiten

Skills

Organisationsstarker Teamplayer

Sekretariatserfahrung

Education

Kaufmann für Büromanagement / Industriekaufmann / Kaufmännischer Assistent (m/w/d)

Tools

MS Office

Job description

Are you ready to kick-start your professional career, develop yourself further and successfully contribute your know-how to an intercultural, future-oriented team? Are you looking for a permanent position or a freelance job in a global company? Apply with us.

We are at home all over the world and offer a wide range of career opportunities – both for career starters as well as experienced professionals. Gain a personal impression and convince yourself. Become part of the TEICON family.

IHRE VORTEILE

• Zukunftsorientierte Zusatzleistungen: Wir unterstützen Ihre finanzielle Absicherung durch Angebote zur betrieblichen Altersvorsorge sowie die Möglichkeit, ein Dienstrad zu nutzen.
• Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener, fester Ansprechpartner zur Seite, der sich um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
• Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
• Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfalt unserer Mitarbeiter.
• Ein wertschätzendes Miteinander: Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Anerkennung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

• Sie übernehmen alle anfallenden allgemeinen Sekretariatsaufgaben im Tagesgeschäft.
• Sie organisieren und steuern die bürowirtschaftlichen Abläufe eigenständig und zuverlässig.
• Sie beschaffen Büromaterialien und verwalten die Bestände systematisch.
• Sie planen Termine und Besprechungen und bereiten diese inhaltlich sowie organisatorisch vor und nach.
• Sie empfangen Besucher und Gäste freundlich und betreuen sie vor Ort professionell.
• Sie führen Registraturarbeiten durch und berücksichtigen dabei sowohl betriebliche als auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
• Sie erfassen Bestellvorgänge vollständig und dokumentieren diese nachvollziehbar im System.
• Sie planen Dienstreisen und buchen die erforderlichen Transport- und Übernachtungsleistungen.
• Sie bearbeiten die Ein- und Ausgangsposten und sorgen für eine strukturierte Verteilung und Ablage.
• Sie erstellen Protokolle zu Sitzungen und Veranstaltungen und halten die Ergebnisse schriftlich fest.
• Sie führen den Schriftverkehr und kommunizieren verbindlich mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Sie bereiten Berichte, Dokumente und Präsentationen vor und erstellen und überarbeiten diese sorgfältig.
• Sie unterstützen den Projektablauf durch administrative Zuarbeiten und bearbeiten zusätzliche Sonderaufgaben wie Recherchen.
• Sie erledigen vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung und wirken bei der Lohnabrechnung unterstützend mit.
• Sie führen die Projektablage und übernehmen die Aktenverwaltung sowie die laufende Pflege der Datenbanken.
• Sie betreuen das bestehende Archiv und halten die Bestände aktuell.
• Sie organisieren die Registratur und pflegen die Unterlagen gemäß festgelegten Standards.
• Sie sichten Aktenbestände und übernehmen die Aussonderung, Aufbereitung und gegebenenfalls die Digitalisierung inklusive Bewertung.
• Sie führen die Anlageninventur durch und dokumentieren die Ergebnisse ordnungsgemäß.

IHR PROFIL

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Kaufmännischer Assistent (m/w/d) und verfügen über Berufserfahrung im Sekretariat.
• Sie besitzen vertiefte Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen Word Excel Outlook und PowerPoint und wenden diese sicher im Arbeitsalltag an.

Doing the same thing every day is not your thing? Are you looking for exciting tasks in challenging projects? If so, then you can benefit from our diverse project commitments. TEICON is the trusted partner of many renowned companies in various fields. This gives you access to a wide variety of tasks in the most diverse projects of the industry.

LONG-TERM PARTNERSHIP DESIRED

We offer attractive salaries and compensation rates with focus on a long-lasting partnership. We look after our employees and partners in all phases of the client's project and, naturally, also before and after the assignment. Together with you, we want to be successful well into the future and ensure, therefore, that we procure follow-up projects in a timely manner.

Work with us and become part of the TEICON family.

TEICON support brings you: fast and direct communication and careful assistance to ensure a smooth handling of your job. We will accompany you throughout the entire placement process - from the job interview through to settling accounts, and provide you with personal support across your whole project. You will have an experienced, permanent contact person by your side who will take care of all aspects of the project support and handling.

STRONG TEAM SPIRIT AND FLAT HIERARCHIES

We work together - literally. Working together as partners at eye level is essential for us. To ensure this, our managers lead cooperatively and always have an open ear for the concerns of any of our employees. Our common interaction is defined by mutual respect - across all hierarchical and company levels. As a result of our TEICON corporate culture we have an exceptionally pleasant and open working atmosphere.

OPEN EXCHANGE ACROSS CULTURAL BOUNDARIES

We at TEICON rely on the diversity of our employees. As a globally operating group of companies, we ensure our future viability by promoting the exchange of thoughts, ideas and methods, as well as understanding, between cultures and people. Employees, TEICON and its customers benefit equally from this corporate culture.

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