Team Assistenz / Office Manager (m/w/d)

Teicon Group; Germany (OH); On-site; USD 50,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Persönlicher Ansprechpartner

Offene Unternehmenskultur

Job summary

Die Teicon Group sucht einen talentierten Mitarbeiter für die Position der persönlichen Assistenz. Zu Ihren Aufgaben gehören die Unterstützung der Geschäftsführung, die Organisation von Events, sowie das Management der Büroabläufe. Sie sollten ein abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich haben und fließend Deutsch sowie gutes Englisch sprechen. Das Unternehmen bietet eine langfristige Zusammenarbeit, ein angenehmes Arbeitsumfeld und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaftslehre, Hotelmanagement oder Büromanagement.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzumfeld.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse auf B2-Niveau.
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Empfang und Betreuung von Besuchern, Partnern und Kunden.
• Unterstützung der Geschäftsführung als persönliche Assistenz.
• Steuerung des Office Managements und der Büroabläufe.
• Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben.
• Vertretung der HR-Funktion bei Abwesenheit.

Skills

Büromanagement

Englisch (B2)

MS-Office-Anwendungen

Organisationstalent

Soziale Kompetenz

Education

Studium in Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbarer Qualifikation

Tools

Excel

PowerPoint

Word

Outlook

Teams

SharePoint

Job description

Are you ready to kick‑start your professional career, develop yourself further and successfully contribute your know‑how to an intercultural, future‑oriented team? Are you looking for a permanent position or a freelance job in a global company? Apply with us.

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IHRE VORTEILE

• Zukunftsorientierte Zusatzleistungen: Wir unterstützen Ihre finanzielle Absicherung durch Angebote zur betrieblichen Altersvorsorge sowie die Möglichkeit, ein Dienstrad zu nutzen.
• Kompetente Rundum‑Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener, fester Ansprechpartner zur Seite, der sich um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
• Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
• Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfalt unserer Mitarbeiter.
• Ein wertschätzendes Miteinander: Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Anerkennung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

• Sie empfangen Besucher, Partner und Kunden professionell, betreuen diese umfassend und organisieren Events sowie Meetings einschließlich des Caterings.
• Sie unterstützen die Geschäftsführung als persönliche Assistenz, koordinieren Termine, nehmen an Besprechungen teil, führen Korrespondenz, organisieren Dienstreisen und erstellen Präsentationen, Berichte sowie Vorlagen.
• Sie steuern das Office Management, organisieren und koordinieren die täglichen Büroabläufe, verwalten Büromaterial sowie den Posteingang und überwachen Budgets und Kosten.
• Sie übernehmen allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben und sorgen damit für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
• Sie vertreten die HR‑Funktion bei Abwesenheit, verwalten Abwesenheiten und unterstützen unter anderem bei der Entgeltabrechnung sowie beim Onboarding und Offboarding.

IHR PROFIL

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaftslehre, Business Administration, Hotelmanagement oder Büromanagement oder über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau (m/w/d) für Büromanagement, Industriekaufmann (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzumfeld mit und haben idealerweise die Geschäftsführung unterstützt sowie ein souveränes und professionelles Auftreten entwickelt.
• Sie gehen mit sensiblen Unternehmens‑ und Personaldaten absolut diskret und vertraulich um und verfügen über ausgeprägte soziale Kompetenz.
• Sie beherrschen die deutsche Sprache sehr gut und die englische Sprache auf mindestens B2‑Niveau und wenden MS‑Office‑Programme sowie digitale Tools wie Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams und SharePoint routiniert an.
• Sie arbeiten selbstständig und strukturiert, zeigen eine ausgeprägte Hands‑on‑Mentalität, verfügen über ein hohes Organisationstalent und sind bereit, überwiegend täglich im Büro präsent zu sein.

Doing the same thing every day is not your thing? Are you looking for exciting tasks in challenging projects? If so, then you can benefit from our diverse project commitments. TEICON is the trusted partner of many renowned companies in various fields. This gives you access to a wide variety of tasks in the most diverse projects of the industry.

LONG‑TERM PARTNERSHIP DESIRED

We offer attractive salaries and compensation rates with focus on a long‑lasting partnership. We look after our employees and partners in all phases of the client’s project and, naturally, also before and after the assignment. Together with you, we want to be successful well into the future and ensure, therefore, that we procure follow‑up projects in a timely manner.

Work with us and become part of the TEICON family.

TEICON support brings you: fast and direct communication and careful assistance to ensure a smooth handling of your job. We will accompany you throughout the entire placement process - from the job interview through to settling accounts, and provide you with personal support across your whole project. You will have an experienced, permanent contact person by your side who will take care of all aspects of the project support and handling.

STRONG TEAM SPIRIT AND FLAT HIERARCHIES

We work together – literally. Working together as partners at eye level is essential for us. To ensure this, our managers lead cooperatively and always have an open ear for the concerns of any of our employees. Our common interaction is defined by mutual respect – across all hierarchical and company levels. As a result of our TEICON corporate culture we have an exceptionally pleasant and open working atmosphere.

OPEN EXCHANGE ACROSS CULTURAL BOUNDARIES

We at TEICON rely on the diversity of our employees. As a globally operating group of companies, we ensure our future viability by promoting the exchange of thoughts, ideas and methods, as well as understanding, between cultures and people. Employees, TEICON and its customers benefit equally from this corporate culture.

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