Teamassistenz (m/w/d) Office Management

Teicon Group; Hamburg; À distance; EUR 38 000 - 58 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Betriebliche Altersvorsorge

Dienstrad

Ansprechpartner

Flache Hierarchien

Kulturvielfalt

Angenehmes Arbeitsklima

Résumé du poste

TEICON Engineering GmbH / TEICON Projects GmbH sucht eine engagierte Assistenz im Office Management in Hamburg. Sie unterstützen die Gruppenleitung, organisieren Termine, koordinieren interne Abläufe und begleiten Einarbeitungen.

Sie arbeiten eigenständig, strukturiert und behalten Prioritäten im Blick. Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, verwenden MS Office sicher (Excel, Word, PowerPoint) und bringen idealerweise Kenntnisse in Confluence sowie gute Englischkenntnisse

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (m/w/d).
• Erste Berufserfahrung im Office Management oder ähnlicher Position.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Prioritätenorientierung.
• Selbstständiges, strukturiertes Arbeiten auch bei mehreren Aufgaben.
• Klare Kommunikation und serviceorientiertes Auftreten.
• MS-Office sicher (Excel, Word, PowerPoint).
• Kenntnisse in Confluence vorteilhaft, Englischkenntnisse gut.

Responsabilités

• Sie analysieren und werten unterschiedliche Datenpakete systematisch aus.
• Sie definieren relevante Kennzahlen und entwickeln diese weiter.
• Sie identifizieren Risiken und leiten Maßnahmen daraus ab.
• Sie organisieren Onboarding neuer Mitarbeitender und begleiten Einarbeitungen.
• Sie sichern reibungslosen Ablauf des Office-Betriebs.
• Sie koordinieren Termine, Meetings und interne Prozesse.
• Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für Dienstleister, Partner und Mitarbeitende.
• Sie verwalten Dokumente, Verträge und geschäftsrelevante Unterlagen.
• Sie planen Geschäftsreisen und organisieren interne Veranstaltungen.
• Sie unterstützen die Gruppenleitung bei administrativen Tätigkeiten.
• Sie erstellen Protokolle und Präsentationen.
• Sie bereiten Unterlagen vor und stellen sie bereit.
• Sie entwickeln Inhalte der Intranetseite weiter.

Connaissances

Office Management

Organisation

Prioritäten

Selbstständigkeit

Kommunikation

MS Office

Confluence

Englischkenntnisse

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Outils

Confluence

Description du poste

Are you ready to kick-start your professional career, develop yourself further and successfully contribute your know-how to an intercultural, future-oriented team? Are you looking for a permanent position or a freelance job in a global company?

We are at home all over the world and offer a wide range of career opportunities – both for career starters as well as experienced professionals. Gain a personal impression and convince yourself. Become part of the TEICON family.

IHRE VORTEILE

• Zukunftsorientierte Zusatzleistungen: Wir unterstützen Ihre finanzielle Absicherung durch Angebote zur betrieblichen Altersvorsorge sowie die Möglichkeit, ein Dienstrad zu nutzen.
• Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener, fester Ansprechpartner zur Seite, der sich um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
• Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
• Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfalt unserer Mitarbeiter.
• Ein wertschätzendes Miteinander: Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Anerkennung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.

IHRE AUFGABEN

• Sie analysieren und werten unterschiedliche Datenpakete systematisch aus.
• Sie definieren relevante Kennzahlen und entwickeln diese kontinuierlich weiter.
• Sie identifizieren potenzielle Risiken und leiten geeignete Maßnahmen daraus ab.
• Sie organisieren das Onboarding neuer Mitarbeitender und begleiten deren Einarbeitung.
• Sie stellen einen reibungslosen Ablauf des täglichen Office-Betriebs sicher.
• Sie koordinieren Termine, Meetings sowie interne Prozesse effizient und zielgerichtet.
• Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für Dienstleister, Partner und Mitarbeitende.
• Sie verwalten Dokumente, Verträge und geschäftsrelevante Unterlagen strukturiert und sorgfältig.
• Sie planen Geschäftsreisen und organisieren interne Veranstaltungen eigenständig.
• Sie unterstützen die Gruppenleitung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten.
• Sie erstellen Protokolle sowie Präsentationen und bereiten Inhalte adressatengerecht auf.
• Sie bereiten Unterlagen vor und stellen diese in geeigneter Form zur Verfügung.
• Sie entwickeln und pflegen die Inhalte der Intranetseite kontinuierlich weiter.

IHR PROFIL

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (m/w/d), beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d) oder Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d).
• Sie verfügen über erste Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position.
• Sie zeichnen sich durch ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein sicheres Gespür für Prioritäten aus.
• Sie arbeiten eigenständig, strukturiert und behalten auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
• Sie kommunizieren klar und treten serviceorientiert gegenüber internen und externen Ansprechpartnern auf.
• Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word und PowerPoint, sehr sicher.
• Sie bringen idealerweise Kenntnisse in Confluence mit und setzen diese im Arbeitsalltag ein.
• Sie verfügen über gute Englischkenntnisse und wenden diese bei Bedarf sicher an.
• Sie überzeugen durch Diskretion, Zuverlässigkeit sowie eine pragmatische und tatkräftige Arbeitsweise.

Doing the same thing every day is not your thing? Are you looking for exciting tasks in challenging projects? If so, then you can benefit from our diverse project commitments. TEICON is the trusted partner of many renowned companies in various fields. This gives you access to a wide variety of tasks in the most diverse projects of the industry.

LONG-TERM PARTNERSHIP DESIRED

We offer attractive salaries and compensation rates with focus on a long-lasting partnership. We look after our employees and partners in all phases of the client's project and, naturally, also before and after the assignment. Together with you, we want to be successful well into the future and ensure, therefore, that we procure follow-up projects in a timely manner.

Work with us and become part of the TEICON family.

TEICON support brings you: fast and direct communication and careful assistance to ensure a smooth handling of your job. We will accompany you throughout the entire placement process - from the job interview through to settling accounts, and provide you with personal support across your whole project. You will have an experienced, permanent contact person by your side who will take care of all aspects of the project support and handling.

STRONG TEAM SPIRIT AND FLAT HIERARCHIES

We work together - literally. Working together as partners at eye level is essential for us. To ensure this, our managers lead cooperatively and always have an open ear for the concerns of any of our employees. Our common interaction is defined by mutual respect - across all hierarchical and company levels. As a result of our TEICON corporate culture we have an exceptionally pleasant and open working atmosphere.

OPEN EXCHANGE ACROSS CULTURAL BOUNDARIES

We at TEICON rely on the diversity of our employees. As a globally operating group of companies, we ensure our future viability by promoting the exchange of thoughts, ideas and methods, as well as understanding, between cultures and people. Employees, TEICON and its customers benefit equally from this corporate culture.

TEICON Engineering GmbH / TEICON Projects GmbH