Sekretär (m/w/d) – Bürokommunikation

U.S. Air Force – Personalbüro Ramstein Air Base; Ramstein-Miesenbach; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Interne Weiterbildung & Aufstieg

Job summary

U.S. Air Force – Personalbüro Ramstein Air Base sucht eine/n Verwaltungsmitarbeiter/in zur zentralen Büroorganisation und Kommunikation am Standort Ramstein. Sie erstellen Briefe, Berichte und komplexe Unterlagen, prüfen Unterlagen, bearbeiten Post und Empfang, organisieren Termine und Reisen sowie die Abläufe im Büro.

Übersetzungen EN/DE gehören ebenfalls dazu. Erfahrung in kaufmännischer Verwaltung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie MS Office-Kenntnisse sind erforderlich;

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung.
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Bereitschaft, position spezifisch zu erlernen.
• Kenntnisse der Vorschriften im Bereich ziviles Personal sind vorteilhaft.
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Führerschein Klasse B.
• Bereitschaft zur Weiterbildung und Teilnahme an internen Schulungen.

Responsibilities

• Sie übernehmen zentrale Organisation und Kommunikation im Büro für einen reibungslosen Ablauf.
• Korrespondenz und Dokumente erstellen, prüfen und finalisieren.
• Post- und Vorgangsbearbeitung sichten, weiterleiten oder selbst bearbeiten.
• Empfang, Telefonie und Gästebetreuung, Weiterleitung von Anliegen.
• Termin- und Besprechungsmanagement, Meetings vorbereiten und Maßnahmen nachverfolgen.
• Büroorganisation, Reisemanagement, Anwesenheiten erfassen und Material bestellen.
• Sprachliche Unterstützung: Übersetzen und Dolmetschen zwischen Englisch und Deutsch, auch in Fach- und Rechtsdokumenten.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Führerschein B

Vorschriften ziviles Personal

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Verwaltungsausbildung

Job description

Vollzeit (38,5 Std.) / Ramstein / Eingruppierung: C-5*

Befristet bis längstens 13. Mai 2028 (Vertretung)

Dienststelle: 435 Construction & Training Squadron

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen die zentrale Organisation und Kommunikation im Büro und sorgen eigenverantwortlich für einen reibungslosen Ablauf:

• Korrespondenz & Dokumente: Sie erstellen, prüfen und finalisieren Briefe, Berichte und komplexe Unterlagen, inklusive Tabellen und Grafiken.
• Post- & Vorgangsbearbeitung: Sie sichten, leiten Unterlagen weiter oder bearbeiten sie selbstständig
• Empfang & Kommunikation: Sie nehmen Anrufe entgegen, empfangen Gäste und leiten Anliegen gezielt weiter.
• Termin- & Besprechungsmanagement: Sie organisieren eigenverantwortlich Termine, bereiten Meetings vor, lösen Terminüberschneidungen proaktiv und verfolgen vereinbarte Maßnahmen konsequent nach.
• Büroorganisation & Verwaltung: Sie pflegen die Dokumentation, organisieren Geschäftsreisen, erfassen Anwesenheiten, bestellen Büromaterialien und arbeiten kontinuierlich an der Optimierung der Abläufe.
• Sprachliche Unterstützung: Sie übersetzen und dolmetschen zuverlässig zwischen Englisch und Deutsch, auch bei fachlicher und rechtlicher Korrespondenz sowie bei Präsentationen.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office) und Bereitschaft positionsspezifische zu erlernen
• Kenntnisse der Vorschriften und Anforderungen im Bereich ziviles Personal sind von Vorteil
• Strukturierte, sorgfältige und äußerst zuverlässige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstes Handeln, Diskretion
• Freundliche, sichere Kommunikation sowie dienstleistungsorientiertes Auftreten im Umgang mit verschiedenen Gesprächspartnern
• Führerschein Klasse B
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung und Teilnahme an internen Schulungen

Ihre Benefits

• Sie werden bei uns nach Ihren Qualifikationen und Erfahrungen im Rahmen des TV AL II vergütet, dadurch kommen Sie zusätzlich in den Genuß von Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie einer betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen
• Profitieren Sie von unseren internen Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten, wodurch Sie die Möglichkeit haben sich beruflich weiterzuentwickeln
• Erleben Sie den amerikanischen "Way of Life" in einem internationalen und inklusiven Arbeitsumfeld
• Als Teil unserer Air Force-Familie wird aus der amerikanischen Tradition Thanksgiving auch für Sie ein Feiertag. Sie erhalten durch Arbeitszeitumverteilung zusätzlich neun freie Tage**

*Die Stelle ist als C-5 (Anfangsgehalt 3.167,58 € / Endgehalt 4.332,29 €) eingestuft

**Je Dienststelle kann diese Regelung variieren