Sekretär/in (w/m/d) zur Unterstützung der Abteilungsleitung

Leibniz Association; München; Hybrid; EUR 18,000 - 26,000; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

München-Zulage

Fortbildungsmöglichkeiten

Job summary

Institut für Zeitgeschichte München–Berlin (IfZ) in München-Neuhausen sucht eine Sekretärin/ einen Sekretär (w/m/d) zur Unterstützung der Abteilungsleitung der Forschungsabteilung München. Die unbefristete 50%-Teilzeitstelle wird nach TV-L E6 bezahlt.

Arbeitsort ist München. Zu den Aufgaben gehören organisatorische Unterstützung, mehrsprachige Korrespondenz, Reiseplanung, Organisation von Konferenzen sowie die Betreuung von Gastwissenschaftler/innen und Praktikant/innen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufsausbildung.
• Erfahrung in Büro- und Veranstaltungsorganisation.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Eigenständiges, sorgfältiges und ergebnisorientiertes Arbeiten.
• Freundliches, kommunikatives Auftreten und Teamfähigkeit.
• Interesse an akademischer Kommunikation.

Responsibilities

• Vorausschauende und effiziente Unterstützung der Abteilungsleitung München in administrativen Aufgaben.
• Korrespondenz und Kommunikation in Deutsch und Englisch.
• Koordination und Organisation von Terminen und Reisen.
• Unterstützung bei Organisation von Konferenzen und Workshops.
• Vor- und Nachbereitung von Abteilungs- und Projekttreffen.
• Betreuung von Gastwissenschaftler/innen, Praktikant/innen und Hilfskräften.
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei Wissenstransfer in Medien und Öffentlichkeit
• Empfang des Instituts vertreten.

Skills

MS Office

Deutsch (Wort/Schrift)

Englisch (Wort/Schrift)

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Job description

30.09.2026

Sekretär/in (w/m/d) zur Unterstützung der Abteilungsleitung

Institut für Zeitgeschichte München - Berlin (IfZ)

Das Institut für Zeitgeschichte München–Berlin (IfZ) sucht in der Forschungsabteilung München zum 1. März 2027 eine Sekretärin/einen Sekretär (w/m/d) zur Unterstützung der Abteilungsleitung.

Die unbefristete 50 %-Teilzeitstelle (20 Std./Woche) wird mit der Entgeltgruppe 6 TV-L vergütet. Arbeitsort ist München.

Das Institut für Zeitgeschichte München–Berlin (IfZ) ist eine selbstständige außeruniversitäre Forschungseinrichtung, die die gesamte deutsche Geschichte des 20. Jahrhunderts bis zur Gegenwart in ihren europäischen und globalen Bezügen erforscht. Es ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und wird vom Bund und den Ländern institutionell finanziert, darüber hinaus wirbt das IfZ selbst Drittmittel für vielfältige Forschungsprojekte zur Zeitgeschichte ein. Das Arbeitsspektrum des IfZ gliedert sich in vier Bereiche: Diktaturen im 20. Jahrhundert; Demokratien und ihr historisches Selbstverständnis; Transformationen in der neuesten Zeitgeschichte; Internationale und transnationale Beziehungen. Mit seinen Serviceabteilungen Archiv und Bibliothek nimmt das IfZ neben seinen Forschungsaufgaben auch Infrastrukturfunktionen für die deutsche und internationale Zeitgeschichtsforschung wahr. Diese integrierte Forschungs- und Infrastrukturfunktion verschafft dem IfZ eine Alleinstellung unter den zeitgeschichtlichen Forschungsinstitutionen Europas.

Ihre Aufgaben

• vorausschauende und effiziente Unterstützung der Leitung der Forschungsabteilung München in administrativen und organisatorischen Aufgaben;
• Erledigung von Korrespondenz sowie Kommunikation in deutscher und englischer Sprache;
• verlässliche Koordination und Organisation von Terminen und Geschäftsreisen;
• Unterstützung bei der Organisation wissenschaftlicher Konferenzen und Workshops;
• Vor- und Nachbereitung von Abteilungs- und Projekttreffen;
• Betreuung von Gastwissenschaftler/innen (w/m/d), Praktikant/innen (w/m/d) sowie Hilfskräften;
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei Aufgaben des Wissenstransfers in Medien und Öffentlichkeit
• Vertretung des Empfangs des Instituts.

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Berufsausbildung, vorzugsweise als Fremdsprachensekretär/in (w/m/d), Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d) oder Kauffrau/-mann (w/m/d) für Bürokommunikation;
• Erfahrung in der Büro- und Veranstaltungsorganisation;
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse;
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sprachliche Stilsicherheit;
• eigenständiges, sorgfältiges und ergebnisorientiertes Arbeiten;
• freundliches, kommunikatives und serviceorientiertes Auftreten sowie ausgeprägte Teamfähigkeit;
• Interesse an Kommunikation im akademischen Bereich erwünscht.

Wir Bieten Ihnen

• eine zukunftssichere und unbefristete Stelle im öffentlichen Dienst;
• eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im inhaltlich anregenden Umfeld einer bedeutenden Forschungseinrichtung;
• flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen eines attraktiven Gleitzeitmodells;
• die für den öffentlichen Dienst üblichen attraktiven Sozialleistungen wie z. B. eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) zusätzlich zur gesetzlichen Rentenversicherung, vermögenswirksame Leistungen sowie – falls die Voraussetzungen hierfür vorliegen – die Gewährung einer München-Zulage;
• Möglichkeiten zur Weiterbildung und Weiterqualifikation;
• einen zentrumsnahen Arbeitsplatz in München-Neuhausen, der sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit dem Auto (kostenlose Parkplätze für Beschäftigte vorhanden) gut erreichbar ist;
• einen Institutsgarten sowie eine sehr gute Cafeteria für die Mittagspause, den Kaffee zwischendurch bzw. den Austausch im Team;
• sehr gute Arbeitsbedingungen und ein angenehmes kollegiales Arbeitsklima.

Das Institut für Zeitgeschichte München–Berlin strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an. Wir fördern Frauen und fordern sie deshalb ausdrücklich zur Bewerbung auf. Ziel ist es zudem, die Vereinbarkeit von Beruf und Familie weiter zu verbessern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.