Sekretärin/Sekretär für die Forschungsabteilung München

Institut für Zeitgeschichte; München; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Part time

Job summary

Das Institut für Zeitgeschichte München–Berlin (IfZ) sucht in der Forschungsabteilung München zum 1. März 2027 eine Sekretärin/einen Sekretär (w/m/d) zur Unterstützung der Abteilungsleitung. Die unbefristete 50%-Teilzeitstelle (20 Std./Woche) wird mit der Entgeltgruppe 6 TV-L vergütet.

Arbeitsort ist München. Aufgaben umfassen Verwaltung, Terminplanung, Korrespondenz auf Deutsch/Englisch und Organisation von Meetings.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertig.
• Erfahrung in Büro- und Veranstaltungsorganisation.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Eigenständiges, sorgfältiges und ergebnisorientiertes Arbeiten.

Responsibilities

• vorausschauende und effiziente Unterstützung der Leitung der Forschungsabteilung München in administrativen und organisatorischen Aufgaben;
• Erledigung von Korrespondenz sowie Kommunikation in deutscher und englischer Sprache;
• verlässliche Koordination und Organisation von Terminen und Geschäftsreisen;
• Unterstützung bei der Organisation wissenschaftlicher Konferenzen und Workshops;
• Vor- und Nachbereitung von Abteilungs- und Projekttreffen;
• Betreuung von Gastwissenschaftler/innen (w/m/d), Praktikant/innen (w/m/d) sowie Hilfskräften;
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei Aufgaben des Wissenstransfers in Medien und Öffentlichkeit
• Vertretung des Empfangs des Instituts.

Skills

Büroorganisation

Teamfähigkeit

Veranstaltungsorganisation

Kaufmännische Ausbildung

Englisch

Deutschkenntnisse

Akademische Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung/gleichwertige Berufsausbildung

Tools

MS Office

Job description

Das Institut für Zeitgeschichte München–Berlin (IfZ) sucht in der Forschungsabteilung München zum 1.März2027

eine Sekretärin/einen Sekretär (w/m/d) zur Unterstützung der Abteilungsleitung.

Die unbefristete 50%-Teilzeitstelle (20Std./Woche) wird mit der Entgeltgruppe 6 TV-L vergütet. Arbeitsort ist München.

Das Institut für Zeitgeschichte München–Berlin (IfZ) ist eine selbstständige außeruniversitäre Forschungseinrichtung, die die gesamte deutsche Geschichte des 20.Jahrhunderts bis zur Gegenwart in ihren europäischen und globalen Bezügen erforscht. Es ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und wird vom Bund und den Ländern institutionell finanziert, darüber hinaus wirbt das IfZ selbst Drittmittel für vielfältige Forschungsprojekte zur Zeitgeschichte ein. Das Arbeitsspektrum des IfZ gliedert sich in vier Bereiche: Diktaturen im 20.Jahrhundert; Demokratien und ihr historisches Selbstverständnis; Transformationen in der neuesten Zeitgeschichte; Internationale und transnationale Beziehungen. Mit seinen Serviceabteilungen Archiv und Bibliothek nimmt das IfZ neben seinen Forschungsaufgaben auch Infrastrukturfunktionen für die deutsche und internationale Zeitgeschichtsforschung wahr. Diese integrierte Forschungs- und Infrastrukturfunktion verschafft dem IfZ eine Alleinstellung unter den zeitgeschichtlichen Forschungsinstitutionen Europas.

Ihre Aufgaben:

• vorausschauende und effiziente Unterstützung der Leitung der Forschungsabteilung München in administrativen und organisatorischen Aufgaben;
• Erledigung von Korrespondenz sowie Kommunikation in deutscher und englischer Sprache;
• verlässliche Koordination und Organisation von Terminen und Geschäftsreisen;
• Unterstützung bei der Organisation wissenschaftlicher Konferenzen und Workshops;
• Vor- und Nachbereitung von Abteilungs- und Projekttreffen;
• Betreuung von Gastwissenschaftler/innen (w/m/d), Praktikant/innen (w/m/d) sowie Hilfskräften;
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei Aufgaben des Wissenstransfers in Medien und Öffentlichkeit
• Vertretung des Empfangs des Instituts.

Ihr Profil:

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Berufsausbildung, vorzugsweise als Fremdsprachensekretär/in (w/m/d), Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d) oder Kauffrau/-mann (w/m/d) für Bürokommunikation;
• Erfahrung in der Büro- und Veranstaltungsorganisation;
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse;
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sprachliche Stilsicherheit;
• eigenständiges, sorgfältiges und ergebnisorientiertes Arbeiten;
• freundliches, kommunikatives und serviceorientiertes Auftreten sowie ausgeprägteTeamfähigkeit;
• Interesse an Kommunikation im akademischen Bereich erwünscht.

Wir bieten Ihnen:

• eine zukunftssichere und unbefristete Stelle im öffentlichen Dienst;
• eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im inhaltlich anregenden Umfeld einer bedeutenden Forschungseinrichtung;
• flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen eines attraktiven Gleitzeitmodells;
• die für den öffentlichen Dienst üblichen attraktiven Sozialleistungen wie z.B. eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) zusätzlich zur gesetzlichen Rentenversicherung, vermögenswirksame Leistungen sowie – falls die Voraussetzungen hierfür vorliegen – die Gewährung einer München-Zulage;
• Möglichkeiten zur Weiterbildung und Weiterqualifikation;
• einen zentrumsnahen Arbeitsplatz in München-Neuhausen, der sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit dem Auto (kostenlose Parkplätze für Beschäftigte vorhanden) gut erreichbar ist;
• einen Institutsgarten sowie eine sehr gute Cafeteria für die Mittagspause, den Kaffee zwischendurch bzw. den Austausch im Team;
• sehr gute Arbeitsbedingungen und ein angenehmes kollegiales Arbeitsklima.

Das Institut für Zeitgeschichte München–Berlin strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an. Wir fördern Frauen und fordern sie deshalb ausdrücklich zur Bewerbung auf. Ziel ist es zudem, die Vereinbarkeit von Beruf und Familie weiter zu verbessern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Bei Rückfragen können Sie sich an den Leiter der Forschungsabteilung München, Prof. Dr. Johannes Hürter ([e-mail]), sowie die stellvertretende Leiterin der Forschungsabteilung München, Dr. Agnes Bresselau von Bressensdorf ([e-mail]), wenden.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung übermitteln Sie personenbezogene Daten.Beachten Sie dazu die Datenschutzhinweise unterhttps://www.ifz-muenchen.de/datenschutz-bewerbung.