Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d)

Futurium gGmbH; Deutschland; On-site; EUR 40,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Mobiles Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

30 Tage Jahresurlaub

Jobticket Zuschuss

Job summary

Futurium gGmbH sucht eine engagierte Sekretariatskraft zur Unterstützung der Kaufmännischen Geschäftsführung. Sie übernehmen Organisation, Korrespondenz und Schriftgutverwaltung sowie Fristen- und Terminkoordination.

Zu Ihren Aufgaben gehören Reiseplanung, Abrechnung von Reisen nach dem Bundesreisekostenrecht und Unterstützung bei Bewerbungsverfahren. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sichere Deutschkenntnisse sind erforderlich.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder verwaltungsbezogen.
• Fundierte, vielseitige Kenntnisse in Büro- und Sekretariatsorganisation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Organisation des Sekretariats der Kaufmännischen Geschäftsführung, inkl. Terminmanagement und Fristenkontrolle.
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz sowie redaktionelle Pflege interner Vorlagen.
• Verwaltung von Schriftgut, Akten und Posteingang/-ausgang, inklusive Versand.
• Koordination von Dienstreisen gemäß Bundesreisekostenrecht.
• Unterstützung bei Auswahlverfahren und Kommunikation mit Bewerbenden.

Skills

Büroorganisation

Terminmanagement

Fristenkontrolle

Korrespondenz

MS Office

Diskretion

Teamfähigkeit

Terminkoordination

Vertraulichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement)

Tools

MS Office

digitale Verwaltungsverfahren

Job description

Das Futurium in Berlin lädt seine Besucher*innen seit September 2019 ein, sich mit Zukunftsfragen zu beschäftigen. Ausstellung, Lab und Veranstaltungsprogramm geben Einblicke in die Zukunft, die schon heute in Hochschulen, Forschung und nicht zuletzt in den Köpfen der Menschen entsteht. Unter der Leitfrage „Wie wollen wir leben?“ ist das „Haus der Zukünfte“ ein lebendiger Ort des Dialogs. Bisher konnten über 2,3 Millionen Menschen im Futurium begrüßt werden, das damit zu den meistbesuchten Museen Berlins zählt.

Träger des Hauses ist die Futurium gGmbH, deren Gesellschafter die Bundesrepublik Deutschland (vertreten durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt), deutsche Wissenschaftsorganisationen, forschende Unternehmen sowie wissenschaftsfördernde Stiftungen sind.

Die Futurium gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine*n Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d).

Die Aufgaben im Wesentlichen:

• Organisation des Sekretariats der Kaufmännischen Geschäftsführung, einschließlich Terminmanagement, Fristenkontrolle, Telefonservice
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz
• Redaktionelle Pflege und formale Anpassung interner Vorlagen und Regelungen
• Analoge und digitale Schriftgut- und Aktenverwaltung
• Fristgerechte organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungen, einschließlich Einladungs- und Unterlagenversand
• Koordination und Buchung von Dienstreisen für die Kaufmännische Geschäftsführung und die ihr zugeordneten Organisationseinheiten nach dem Bundesreisekostenrecht
• Verwaltung des Funktionspostfachs der Gesellschaft
• Pflege der Adressdatenbank
• Beschaffung und Bereitstellung von Büromaterial
• Bearbeitung und Dokumentation des Postein- und -ausgangs sowie interne Verteilung von Unterlagen
• Übernahme des Postlaufs zwischen den Standorten des Futuriums
• Abrechnung aller Dienstreisen der Mitarbeitenden der Gesellschaft nach Bundesreisekostenrecht
• Organisatorische Unterstützung bei Auswahlverfahren, insbesondere Kommunikation mit Bewerbenden und Terminkoordination
• Sachliche Prüfung von Rechnungen
• Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine andere einschlägige kaufmännische beziehungsweise verwaltungsbezogene Berufsausbildung
• Fundierte, vielseitige und nachweisbare Kenntnisse im Bereich Büro- und Sekretariatsorganisation
• Sehr gutes Organisationsvermögen sowie ein sicherer Umgang mit Terminen, Fristen und parallel laufenden Arbeitsvorgängen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und digitalen Verwaltungsverfahren
• Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Verbindliches, serviceorientiertes und adressatengerechtes Auftreten
• Ausgeprägte Affinität zur Teamarbeit sowie die Fähigkeit zur abteilungsübergreifenden Kommunikation
• Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht oder die Bereitschaft, sich kurzfristig und vertieft darin einzuarbeiten
• Erfahrung mit Sitzungsorganisation, Rechnungsprüfung oder Bewerbungsverfahren ist von Vorteil

Was wir bieten:

• Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer innovativen und kreativen Umgebung

• Einbindung in ein herzliches und engagiertes Team
• Familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung
• Vergütung gemäß der Entgeltverordnung des TVöD Bund
• Jahressonderzahlung gemäß TVöD Bund
• 30 Tage Jahresurlaub bei einer Vollzeitstelle, zusätzlich arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• Betriebliche Altersvorsorge VBL mit Bezuschussung
• Monatlicher Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Bezuschussung eines VWL-Vertrages
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zuschuss zur Nutzung der vielseitigen Angebote des Sozialwerk.Bund und Bundestagssport

Die regelmäßige durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die tatsächliche Arbeitszeit (Arbeitstage sowie die entsprechenden Arbeitszeiten pro Tag) wird gemeinsam festgelegt. Teilzeittätigkeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Grundsätzen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) sowie dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 TVöD, Tarifgebiet Ost.

Die Futurium gGmbH gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Bewerbungsfrist für die ausgeschriebene Position endet am 31.08.2026.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Bei Nichteinstellung werden Ihre personenbezogenen Daten nach einer Frist von 6 Monaten ab Absageschreiben gelöscht.