Sekretär/-in (m/w/d/x)

Universität Leipzig; Leipzig; Vor Ort; EUR 27.000 - 36.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Universität Leipzig sucht an der Juristischen Fakultät zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine verantwortliche Mitarbeiterin/ einen verantwortlichen Mitarbeiter für administrative Aufgaben. Sie führen das Sekretariat, koordinieren Termine, unterstützen bei Ausschreibungen und organisieren Klausuren sowie Veranstaltungen.

Sie arbeiten eigenständig, strukturiert und teamorientiert, besitzen Deutsch auf hohem Niveau (C1) und verfügen über gute IT-Kenntnisse, inkl. Typo3 und AlmaWeb.

Qualifikationen

• Abschluss oder gleichwertige Qualifikation.
• Deutsch beherrschen (C1).
• IT-Systeme und EDV-Bürotechnik sicher anwenden.
• Gute Kenntnisse in Office-Programmen und Typo3.
• Citavi-Kenntnisse wünschenswert.
• Erfahrung in AlmaWeb wünschenswert.

Aufgaben

• Führung des Sekretariats inkl. Telefondienst, Terminkoordination, Postein- und -ausgang.
• Korrespondenz, Protokolle, Dokumentationen, Unterlagen zusammenstellen.
• Personalrelevante Vorgänge vorbereiten (Ausschreibungen, Einstellungsanträge).
• LEO-Klausurenmanagement und betreuung von Lehrbeauftragten.
• Homepage-Pflege und Literaturdatenbanken (Citavi) pflegen.

Kenntnisse

Deutsch C1

Office-Apps

Citavi

KI-Systeme (LLM)

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Ausbildung

einschlägiger berufsqualifizierender Abschluss

Tools

Typo3

AlmaWeb

Jobbeschreibung

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

An der Juristischen Fakultät, Professur für Bürgerliches Recht, Gesellschaftsrecht und Steuerrecht (Prof. Dr. Roth) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt oben genannte Stelle zu besetzen.

Stellenmerkmale

• Entgeltgruppe 6 TV-L
• unbefristet
• 75 % einer Vollbeschäftigung, ein geringerer Zeitumfang ist möglich
• zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Das sind Ihre Aufgaben

• selbstständige Führung des Sekretariats einschließlich anfallender organisatorischer Aufgaben (vor allem Telefondienst, Terminkoordinierung sowie Posteingang und -ausgang)
• Korrespondenz und Textverarbeitung, Erstellung von Protokollen und allgemeinen Dokumentationen, Zusammenstellung und Weiterleitung von Unterlagen
• Vorbereitung von personalrelevanten Vorgängen (Ausschreibungsverfahren, Einstellungsanträge)
• Organisatorische Betreuung der Leipziger Examens Offensive (LEO) – wöchentliches Klausurmanagement (Verteilung der Klausuren zur Korrektur, Abrechnung der Korrekturen) und verwaltungstechnische Betreuung von Lehrbeauftragten LEO
• Redaktion von vorgefertigten Schriftstücken (auch rechtswissenschaftliche Fachtexte)
• verwaltungstechnische sowie studienorganisatorische Aufgaben (Raum- und Lehrplanung, Betreuung/Unterstützung von Lehrbeauftragten, Klausurenmanagement)
• Nachbereitung von Studienergebnissen sowie Einpflegen von Prüfungsergebnissen im AlmaWeb
• Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen
• Veranstaltungsorganisation mit externen Teilnehmern (Tagungsorganisation, Erstellung von Werbematerial, Abrechnung, Betreuung Referenten, Hotelbuchung, Buchung Tagungsort)
• Verwaltung und Überprüfung der zugewiesenen Haushaltsmittel, Bearbeitung von Beschaffungsangelegenheiten
• Pflege der Homepage der Professur; Pflege von Literatur- und Wissensdatenbanken mit dem Programm Citavi; Pflege des Publikationsverzeichnisses
• Management Fakultätsstudio (Nutzungsüberwachung und -verwaltung, Zutrittsmanagement)

Das bringen Sie mit

• einschlägiger berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
• stilsicherer und fehlerfreier Umgang mit der deutschen Sprache (Sprachniveau mind. C1)
• ausgeprägte Kenntnisse und sicherer und effizienter Umgang mit IT-Systemen und EDV-Bürotechnik (Windows-Betriebssystemumgebung, iPad, Scanner, Kopierer etc.)
• sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in der Anwendung der gängigen Office-Programme (Thunderbird, MS Office Word, Excel, PowerPoint], LibreOffice, Adobe Acrobat) und Internetanwendungen, insbesondere Typo3, sowie Internetrecherche
• sinnstiftende Nutzung von KI-Systemen (LLM, KI-Agenten, etc.) im Rahmen des datenschutzrechtlich Möglichen
• Kenntnisse des Haushalts- und Beschaffungswesen in der öffentlichen Verwaltung
• Grundkenntnisse im Reisekostenrecht
• sehr gute Kenntnisse in Citavi ist wünschenswert
• Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung insbesondere im Hochschulbereich erwünscht
• Erfahrung im Umgang mit AlmaWeb wünschenswert
• gute Kenntnisse der englischen Sprache (Sprachniveau B1)
• eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• organisatorische Fähigkeiten, Teamfähigkeit, Flexibilität und ein hohes Maß an Selbstständigkeit

Das bieten wir Ihnen

• einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
• die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
• flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
• umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig

Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung brauchen Perspektivenvielfalt. Die Universität setzt sich deshalb für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung.

Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt. Sollten Sie im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens Fragen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedarf haben, kontaktieren Sie die Schwerbehindertenvertretung der Universität Leipzig unter [[e-mail].

Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Professor Dr. Roth, 0341/97-35201.