Sekretär/-in (m/w/d/x)

Leipzig University; Leipzig; On-site; EUR 33,000 - 47,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Jobticket

Verpflegung in Mensen und Cafeterien

Job summary

Universität Leipzig sucht eine engagierte Sekretärin/ einen Sekretär (m/w/d/x) zur Unterstützung des Verwaltungsteams. Sie übernehmen eigenverantwortlich das Sekretariat, koordinieren Termine, bearbeiten Korrespondenz und Protokolle und unterstützen Personalprozesse sowie die Organisation von Lehre und Prüfungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören auch Klausurmanagement, Reisekostenabrechnungen, Veranstaltungsorganisation und die Pflege von Informatik-Tools wie AlmaWeb und Citavi.

Qualifications

• einschlägiger berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
• sprachniveau mind. C1 in Deutsch
• sicherer Umgang mit IT-Systemen und EDV-Bürotechnik
• sehr gute Kenntnisse in Office-Anwendungen und Internetrecherche
• Grundkenntnisse im Reisekostenrecht
• Erfahrung in offener Verwaltung bzw. Hochschulbereich wünschenswert
• Gute Englischkenntnisse (B1)
• selbstständige, verlässliche und strukturierte Arbeitsweise
• organisatorische Fähigkeiten, Teamfähigkeit, Flexibilität und Selbstständigkeit

Responsibilities

• selbstständige Führung des Sekretariats inkl. Telefondienst, Terminkoordination, Posteingang/-ausgang
• Korrespondenz und Textverarbeitung, Protokolle erstellen
• Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge (Ausschreibungsverfahren, Einstellungsanträge)
• Klausurmanagement und Betreuung von Lehrbeauftragten (LEO)
• Redaktion von Schriftstücken, auch rechtswissenschaftliche Texte
• Verwaltungstätigkeiten wie Raum- und Lehrplanung, Prüfungsergebnisse im AlmaWeb
• Dienstreiseabrechnungen vorbereiten und abrechnen
• Veranstaltungsorganisation mit externen Teilnehmenden
• Haushaltsmittel verwalten, Beschaffungsangelegenheiten bearbeiten
• Homepagepflege, Literaturdatenbanken (Citavi) und Publikationsverzeichnis pflegen
• Management Fakultätsstudio (Nutzungsüberwachung, Zutrittsmanagement)

Skills

organisatorische Fähigkeiten

Teamfähigkeit

Flexibilität

Selbstständigkeit

strukturierte Arbeitsweise

Education

Abschluss oder gleichwertige Qualifikation

Tools

Windows-Betriebssystemumgebung

iPad

Scanner

Kopierer

Thunderbird

MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

LibreOffice

Adobe Acrobat

Typo3

Internetrecherche

Citavi

AlmaWeb

Job description

Sekretär/-in (m/w/d/x)

Stellenausschreibung vom 13.10.2026

Kennziffer 137/2026

Vergütung

Entgeltgruppe 6 TV-L

Befristung

unbefristet

Umfang

75 % einer Vollbeschäftigung, ein geringerer Zeitumfang ist möglich

Beginn

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Die 1409 gegrößtete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinfürenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Börderte in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtetes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmoßlichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

Das sänd Ihre Aufgaben

• selbstständige Führung des Sekretariats einschließlich anfallender organisatorischer Aufgaben (vor allem Telefondienst, Terminkoordinierung sowie Posteingang und -ausgang)
• Korrespondenz und Textverarbeitung, Erstellung von Protokollen und allgemeinen Dokumentationen, Zusammenstellung und Weiterleitung von Unterlagen
• Vorbereitung von personalrelevanten Vorgängen (Ausschreibungsverfahren, Einstellungsanträge)
• Organisatorische Betreuung der Leipziger Examens Offensive (LEO) – wöchentliches Klausurmanagement (Verteilung der Klausuren zur Korrektur, Abrechnung der Korrekturen) und verwaltungstechnische Betreuung von Lehrbeauftragten LEO
• Redaktion von vorgefertigten Schriftstücken (auch rechtswissenschaftliche Fachtexte)
• verwaltungstechnische sowie studienorganisatorische Aufgaben (Raum- und Lehrplanung, Betreuung/Unterstützung von Lehrbeauftragten, Klausurenmanagement)
• Nachbereitung von Studienergebnissen sowie Einpflegen von Prüfungsergebnissen im AlmaWeb
• Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen
• Veranstaltungsorganisation mit externen Teilnehmern (Tagungsorganisation, Erstellung von Werbematerial, Abrechnung, Betreuung Referenten, Hotelbuchung, Buchung Tagungsort)
• Verwaltung und überprüfung der zugewiesenen Haushaltsmittel, Bearbeitung von Beschaffungsangelegenheiten
• Pflege der Homepage der Professur; Pflege von Literatur- und Wissensdatenbanken mit dem Programm Citavi; Pflege des Publikationsverzeichnisses
• Management Fakultätsstudio (Nutzungsüberwachung und -verwaltung, Zutrittsmanagement)

Das bringen Sie mit

• einschlägiger berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
• stilsicherer und fehlerfreier Umgang mit der deutschen Sprache (Sprachniveau mind. C1)
• ausgeprägte Kenntnisse und sicherer und effizienter Umgang mit IT-Systemen und EDV-Bürotechnik (Windows-Betriebssystemumgebung, iPad, Scanner, Kopierer etc.)
• sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in der Anwendung der gängigen Office-Programme (Thunderbird, MS Office [Word, Excel, PowerPoint], LibreOffice, Adobe Acrobat) und Internetanwendungen, insbesondere Typo3, sowie Internetrecherche
• sinnstiftende Nutzung von KI-Systemen (LLM, KI-Agenten, etc.) im Rahmen des datenschutzrechtlich Möglichsten
• Kenntnisse des Haushalts- und Beschaffungswesen in der offenen Verwaltung
• Grundkenntnisse im Reisekostenrecht
• sehr gute Kenntnisse in Citavi ist wünschenswert
• Berufserfahrung in der offenen Verwaltung insbesondere im Hochschulbereich wünschenswert
• Erfahrung im Umgang mit AlmaWeb wünschenswert
• gute Kenntnisse der englischen Sprache (Sprachniveau B1)
• eigenständige, verlässlich und strukturierte Arbeitsweise
• organisatorische Fähigkeiten, Teamfähigkeit, Flexibilität und ein hohes Maß an Selbstständigkeit

Das bieten wir Ihnen

• einen verantwortungsvollen Aufgabenaßbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
• die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
• flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmoßlichkeiten
• vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• eine Vergutung gümt Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
• umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig

Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung brauchen Perspektivenvielfalt. Die Universität setzt sich deshalb für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücksam um ihre Bewerbung.

Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt. Sollten Sie im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens Fragen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungbedarf haben, kontaktieren Sie die Schwerbehindertenvertretung der Universität Leipzig unter [e-mail].

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann senden Sie uns bitte Ihre Bewerbung adressiert an Professor Dr. Gregor Roth, Universitätsprofessor bis zum 27. Oktober 2026 über unser Online-Bewerbungsportal zu.

Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Professor Dr. Roth, 0341/97-35201.

https://uni-leipzig.b-ite.careers/jobposting/ddbb2a79304650ca7730313395869b3c9a825495