Sekretär / Assistenz Bereichsleitung (all gender) gg dw

ALTEN; Manching; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Job summary

ALTEN sucht eineSekretärin/Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d) in Bayern. Sie koordinieren den Tagesablauf, unterstützen die Führungskraft und das Team im vielseitigen Tagesgeschäft. Zu Ihren Aufgaben gehören Kalenderpflegen, Posteingang, Besucherempfang, Onboarding, IT- und Facility-Anfragen sowie Reiseorganisation.

Sie arbeiten strukturiert, auch in stressigen Situationen, und bringen Teamfähigkeit sowie Eigeninitiative mit, um definierte Jahresziele und Projekte zu realisieren.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office-Management und in der Koordination von Leitungsbereichen.
• Organisationsstärke, Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit.

Responsibilities

• Verwaltet den Terminkalender des Head of Central & Export.
• Bearbeitet Posteingang und verfolgt Termine.
• Empfängt Besucher, organisiert Anmeldungen, Catering und Raumplanung.
• Unterstützt Onboarding neuer Mitarbeiter/innen.
• Ansprechpartner für IT und Facility Management.
• Pflegt Arbeitszeiten und Stundengenehmigungen in CATS.
• Organisiert Meetings, Events und Bestellabwicklung.
• Erstellt und bearbeitet Präsentationen.
• Übernimmt Reisebuchungen und Abrechnungen.
• Veranlasst Unterschriften und Freigaben.
• Verwaltet Abteilungs-Laufwerk und Zugriffsberechtigungen.
• Unterstützt Projektmanagement und leitet kleine Projekte.
• Sichert Jahresziele, z. B. EHS-Unterweisungen und Sessions.
• Führt Besuchskontrollverfahren durch.
• Arbeitet strukturiert, bleibt auch in Stresssituationen organisiert.
• Denkst vorausschauend, agierst eigeninitiativ.
• Verstärkst das Team durch Teamfähigkeit.
• Bereit, Erfahrungen in neues Umfeld einzubringen.

Job description

Sekretär / Assistenz Bereichsleitung (m/w/d)

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und möchtest eine Führungskraft sowie ein Team im abwechslungsreichen Tagesgeschäft unterstützen? Dann übernimm Verantwortung für die Koordination, Organisation und administrative Betreuung des Bereichs.

• verwaltest den Terminkalender des Head of Central & Export und unterstützt im laufenden Tagesgeschäft
• bearbeitest den Posteingang und verfolgst terminierte Aufgaben und Aktionen nach
• betreust Besucher und organisierst Anmeldungen, Catering und Raumplanung
• unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeiter/-innen
• bist Ansprechpartner/-in für IT und Facility Management, z. B. bei Umzügen und Reinigungsarbeiten
• pflegst als Zeitbeauftragte/r täglich die Arbeitszeiten und übernimmst Stundengenehmigungen über CATS
• organisierst Meetings und Events sowie die dazugehörige Bestellabwicklung
• erstellst und bearbeitest Präsentationen
• übernimmst Reisebuchungen, Reiseorganisation sowie Abrechnungen und Erstattungen
• holst Unterschriften und Freigaben ein und verfolgst diese nach
• verwaltest das Abteilungs-Laufwerk sowie die entsprechenden Zugriffsberechtigungen
• bearbeitest und verwaltest Kontrollzonenanträge
• unterstützt den Vorgesetzten und die Teamleiter im Projektmanagement und führst kleinere Projekte eigenständig durch
• stellst die Umsetzung definierter Jahresziele sicher, z. B. durch die Organisation von EHS-Unterweisungen und E&C-Sessions
• führst das jährliche Besuchskontrollverfahren durch
• arbeitest strukturiert und organisiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick
• denkst vorausschauend mit und gehst Aufgaben eigeninitiativ und zuverlässig an
• überzeugst durch eine ausgeprägte Teamfähigkeit
• bringst Motivation mit, dich in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten
• bist offen dafür, deine bisherigen Erfahrungen in ein neues Umfeld einzubringen

Du möchtest mit deinem Organisationstalent dafür sorgen, dass im Tagesgeschäft alles reibungslos läuft und Führungskräfte sowie Teams optimal unterstützt werden? Dann make it happen!