Schulsekretär*in Humboldt-Gymnasium

Stadt Karlsruhe Rathaus am Marktplatz; Karlsruhe; On-site; EUR 45,000 - 54,000; Part time

Job summary

Das Humboldt-Gymnasium in Karlsruhe sucht eine engagierte Schulsekretärin bzw. einen Schulsekretär zur Unterstützung des Schul- und Sportamts.

Sie koordinieren Termine, erteilen Auskünfte an Schüler*innen, Eltern, Schulleitung und Lehrkräfte und sichern den reibungslosen Informationsfluss vor Ort.

Zu Ihren Aufgaben gehören außerdem Verwaltung der Lernmittel, Posteingang, Rechnungen und Bestellungen sowie die Pflege der digitalen Schülerdaten und Unterstützung der Schulleitung.

Qualifications

• Sichere Beherrschung gängiger MS-Office-Programme (Word, Excel, Outlook).
• Flexibilität, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit im Schulalltag.

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson für Schüler*innen, Eltern, Schulleitung und Lehrkräfte; Auskünfte erteilen und Terminsteuerung übernehmen.
• Office-Management: Verwaltung digitaler Schülerdaten, Posteingang, Rechnungen und Bestellungen; Lernmittelverwaltung; Inventarlisten pflegen; Registratur führen.

Skills

MS-Office

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Job description

Schulsekretär*in Humboldt-Gymnasium

Schul- und Sportamt

Start: 11. Januar 2027 | unbefristet | Teilzeit: 71,79 % | Bezahlung: E 8 TVöD (Vollzeit-Jahresbrutto 44.800 € bis 54.368 €)

Als Schulträger gewährleistet das Schul- und Sportamt die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffentlichen Schulen der Stadt und verantwortet zugleich die kommunale Sportverwaltung. Das Humboldt-Gymnasium als allgemeinbildendes Gymnasium mit rund 1.000 Schüler*innen und einem Kollegium von 89 Lehrkräften befindet sich in der Nordweststadt. Ihr Arbeitsplatz im Schulsekretariat ist das Herzstück der Schule – hier laufen alle organisatorischen Fäden zusammen, die Sie von Montag bis Freitag ab 7:30 Uhr in Präsenz vor Ort aktiv koordinieren und mitgestalten.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

• Zentrale Ansprechperson: Als erste Kontaktstelle für Schüler*innen, Eltern, Schulleitung und Lehrkräfte erteilen Sie persönliche und telefonische Auskünfte. Sie koordinieren Termine, steuern eingehende Anfragen und stellen einen reibungslosen Informationsfluss zwischen allen Beteiligten sicher.
• Office-Management: Sie verwalten und pflegen die digitalen Schülerdaten eigenverantwortlich und bearbeiten den Posteingang sowie Rechnungen und Bestellungen. Darüber hinaus übernehmen Sie die Verwaltung der Lernmittel und Materialien, aktualisieren die entsprechenden Inventarlisten und führen die Registratur. Im Schulalltag unterstützen Sie die Schulleitung sowie das Kollegium bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Ihr Profil auf einen Blick

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau_Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau_Bürokaufmann, Verwaltungsfachangestellte\r, Verwaltungswirt\in, Fremdsprachensekretär\in, Industriekauffrau_Industriekaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte\r oder als Kauffrau_Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement. Idealerweise bringen Sie bereits fundierte Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich mit.
• Fachkenntnisse: Der sichere und routinierte Umgang mit gängigen MS-Office-Tools gehört ebenso zu Ihrem Profil wie die Fähigkeit, sich neue IT-Anwendungen schnell und eigenständig anzueignen.
• Kompetenzen: Sie zeichnen sich durch Flexibilität, Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit aus und behalten auch in herausfordernden Situationen stets die Ruhe und den Überblick. Als zentrale Koordinationsstelle der Schule schaffen Sie durch Ihre authentische, kompetente Ausstrahlung und klare Kommunikation ein vertrauensvolles und produktives Miteinander.