Sachbearbeitung (m/w/d) – Verwaltung, Finanzen & Personal

INKLUSIVA Leipzig e. V.; Leipzig; Hybrid; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Teilzeitoptionen

mobiles Arbeiten

Leistungsgerechte Vergütung

betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungs- und Entwicklungsmog­li

30 Tage Urlaub

Deutschland-Ticket-Zuschuss

offene Unternehmenskultur

Job summary

INKLUSIVA Leipzig e. V. sucht eine erfahrene Verwaltungsfachkraft für zentrale Verwaltung.

Sie steuern administrative Prozesse eigenständig und fungieren als Schnittstelle zwischen Fachbereichen, Geschäftsführung, Personalwesen und Buchhaltung. Sie verbinden kaufmännisches Know-how mit Serviceorientierung, Diskretion und professionellem Auftreten. Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören vorbereitende Buchhaltung, Personaladministration, Gehaltsabrechnungen sowie Datenpflege in HR-Systemen wie Personio

Qualifications

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit Berufserfahrung.
• Sie bringen mehrjährige praktische Erfahrung in Verwaltung, kaufmännischer Sachbearbeitung oder Prozesskoordination mit.
• Sie kennen strukturierte Verwaltungsabläufe und können diese eigenständig organisieren und verbessern.
• Sie verfügen über Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung, Prüfungen von Rechnungen und kaufmännischen Vorgängen.
• Idealerweise Kenntnisse in Personaladministration, Arbeitszeitverwaltung oder abrechnungsrelevanten Daten.
• Sie beherrschen MS Office sicher, insbesondere Excel, und arbeiten sich in Systeme wie Personio und Lexware ein.
• Sie verfügen über Zahlenverständnis, Genauigkeit und Qualität.

Responsibilities

• Sie prüfen Eingangsrechnungen auf Formalität und Richtigkeit und bereiten Freigabe und Zahlung vor.
• Sie kontrollieren Bankbelege, überwachen Zahlungseingänge, bearbeiten Posten und Mahnvorgänge.
• Sie erstellen Übersichten zu Zahlungseingängen und Zuordnung zu Kostenstellen, Klienten und Leistungsbereichen.
• Sie unterstützen den Zahlungsverkehr sowie Abrechnungen, Auswertungen und Nachweise.
• Sie pflegen Personalstammdaten, digitale Akten und abrechnungsrelevante Unterlagen aktuell.
• Sie erfassen Daten in HR- und Payroll-Systemen (Personio, Lexware) und gleichen sie nach.
• Sie prüfen Arbeitszeiten auf Vollständigkeit und Plausibilität und klären Abweichungen.
• Sie übernehmen vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung incl. Zusammenstellung der Unterlagen.
• Sie kommunizieren professionell mit Behörden, Sozialversicherungsträgern und externen Stellen.
• Sie pflegen interne Datenbanken und sichern vollständige, nachvollziehbare Datenhaltung.
• Sie gewährleisten Datenschutz, klare Zuständigkeiten und sicheren Informationsfluss.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Diskretion

Struktur

Teamfähigkeit

Education

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

Mehrjährige Berufserfahrung in Verwaltung

Tools

MS Office

Excel

Personio

Lexware

Job description

INKLUSIVA Leipzig e. V. ist eine engagierte und innovative Non-Profit-Organisation, die Menschen mit Unterstützungsbedarf auf ihrem Lebensweg begleitet. Im Mittelpunkt unserer Arbeit stehen individuelle Hilfen, die Selbstständigkeit stärken, Teilhabe ermöglichen und nachhaltige Lebensperspektiven schaffen.

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und sorgen mit Struktur, Genauigkeit und Kommunikationsstärke für reibungslose Abläufe?

Dann suchen wir genau Sie!

Zur Verstärkung unserer zentralen Verwaltung suchen wir eine erfahrene und engagierte Verwaltungsfachkraft, die administrative Prozesse eigenständig steuert, organisatorische Zusammenhänge erkennt und als zuverlässige Schnittstelle zwischen unseren Fachbereichen, der Geschäftsführung, dem Personalwesen und der Buchhaltung agiert.

Dabei verbinden Sie kaufmännisches Know-how mit einem ausgeprägten Serviceverständnis, einem professionellen Auftreten und einem sicheren Umgang mit vertraulichen Informationen.

Ihre Aufgaben

Finanzen & vorbereitende Buchhaltung

• Sie prüfen Eingangsrechnungen auf formale und inhaltliche Richtigkeit und bereiten diese zur Freigabe und Zahlung vor.

• Sie kontrollieren Bankbelege, überwachen Zahlungseingänge und bearbeiten offene Posten sowie Mahnvorgänge.

• Sie erstellen und pflegen monatliche und jährliche Übersichten zu Zahlungseingängen und deren Zuordnung zu Kostenstellen, Klient*innen und Leistungsbereichen.

• Sie unterstützen den Zahlungsverkehr sowie die Vorbereitung von Abrechnungen, Auswertungen und Nachweisen für interne und externe Stellen.

Personaladministration & vorbereitende Lohnbuchhaltung

• Sie pflegen Personalstammdaten, digitale Personalakten sowie abrechnungsrelevante Unterlagen und gewährleisten deren Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit.

• Sie erfassen, kontrollieren und aktualisieren abrechnungsrelevante Daten in unserem HR- und Payroll-Systemen Personio und Lexware und gleichen diese mit den entsprechenden Nachweisen ab.

• Sie prüfen Arbeitszeit- und Leistungsnachweise auf Vollständigkeit und Plausibilität, klären Abweichungen eigenständig mit Mitarbeitenden und zuständigen Fachbereichen und stellen eine korrekte Datenübertragung sicher.

• Sie kontrollieren und pflegen Jahresarbeitszeitkonten sowie Urlaubs-, Anwesenheits- und Abwesenheitsdaten und berücksichtigen deren Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung.

• Sie übernehmen die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung einschließlich der Zusammenstellung, Prüfung und fristgerechten Bereitstellung aller abrechnungsrelevanten Informationen und Unterlagen.

• Sie bearbeiten personal- und abrechnungsbezogene Mitteilungen, Bescheinigungen und Anfragen von Behörden, Sozialversicherungsträgern und weiteren externen Stellen und sorgen für deren ordnungsgemäße Dokumentation.

• Sie aktualisieren relevante Arbeitszeit- und Leistungsdaten in den entsprechenden Personal-, Klient*innen- und Verwaltungssystemen und gewährleisten eine konsistente Datenhaltung.

Organisation, Kommunikation & Prozessmanagement

• Sie sind eine zentrale Ansprechperson und Serviceschnittstelle für Mitarbeitende, Fachbereiche, Personalwesen, Buchhaltung, Geschäftsführung und externe Stellen.

• Sie koordinieren administrative Anliegen, erkennen Handlungsbedarf, setzen Prioritäten und sorgen für eine zuverlässige Bearbeitung und Nachverfolgung.

• Sie analysieren und optimieren bestehende Verwaltungsabläufe, entwickeln eigenständig qualitätsorientierte Lösungen und initiieren bei Bedarf neue, effiziente Prozesse in Abstimmung mit den zuständigen Bereichen.

• Sie pflegen interne Datenbanken und Dokumentationssysteme und stellen eine vollständige, korrekte und nachvollziehbare Datenhaltung sicher.

• Sie gewährleisten einen professionellen, diskreten und datenschutzkonformen Informationsfluss unter Beachtung klarer Zuständigkeiten und Zugriffsberechtigungen.

Qualifikation

Fachliche Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit fundierter einschlägiger Berufserfahrung.

• Sie bringen mehrjährige praktische Erfahrung in der Verwaltung, kaufmännischen Sachbearbeitung oder administrativen Prozesskoordination mit.

• Sie kennen strukturierte Verwaltungsabläufe und sind in der Lage, diese eigenständig zu organisieren, weiterzuentwickeln und effizient umzusetzen.

• Sie verfügen über Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Bearbeitung kaufmännischer Vorgänge.

• Idealerweise bringen Sie Kenntnisse in der Personaladministration, Arbeitszeitverwaltung oder im Umgang mit abrechnungsrelevanten Daten mit.

• Sie beherrschen MS Office sicher, insbesondere Excel, und arbeiten sich schnell in digitale Verwaltungs-, Buchhaltungs- und HR-Systeme, wie Personio, ein.

• Sie verfügen über ein ausgeprägtes Zahlenverständnis und ein hohes Maß an Genauigkeit.

Persönliche Kompetenzen

• Organisationstalent und Überblick: Sie denken mit, erkennen Zusammenhänge, setzen sinnvolle Prioritäten und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick.

• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein: Sie arbeiten selbstständig, vorausschauend und zuverlässig, erkennen Handlungsbedarf und stoßen notwendige Schritte eigenständig an.

• Prozess- und Lösungsorientierung: Sie denken in Zusammenhängen statt in isolierten Aufgaben, erkennen Verbesserungspotenziale und entwickeln eigeninitiativ tragfähige Lösungen. Dabei verbinden Sie pragmatisches Handeln mit einem hohen Anspruch an Sorgfalt, Genauigkeit und Qualität.

• Genauigkeit und Qualitätsbewusstsein: Sie arbeiten gewissenhaft, prüfen Informationen kritisch und legen großen Wert auf vollständige und korrekte Arbeitsergebnisse.

• Kommunikationsstärke und Serviceorientierung: Sie treten freundlich, verbindlich und professionell auf und verstehen es, mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen lösungsorientiert zusammenzuarbeiten.

• Diskretion und professionelles Rollenverständnis: Sie gehen verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um, respektieren Zuständigkeiten und wissen, welche Informationen an welche berechtigten Personen weitergegeben werden dürfen.

• Struktur und Belastbarkeit: Sie bleiben auch bei wechselnden Anforderungen organisiert, handlungsfähig und lösungsorientiert.

• Teamfähigkeit und Verlässlichkeit: Sie unterstützen eine konstruktive Zusammenarbeit und identifizieren sich mit den Werten eines inklusiven, gemeinnützigen Trägers.

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitoptionen sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten

• Leistungsgerechte Vergütung und betrieblicher Altersvorsorge

• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• 30 Tage Urlaub

• einen Fahrtkostenzuschuss von 100% für das Deutschland-Ticket

• Wertschätzendes, engagiertes Team in einer offenen Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien

• Sinnstiftende Tätigkeit mit direktem Einfluss auf die Qualität unserer Abläufe und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden

• Moderne Arbeitsmittel und eine angenehme, professionelle Arbeitsumgebung

Werden Sie Teil von INKLUSIVA Leipzig!
Sie lieben es, wenn Abläufe funktionieren, behalten auch bei komplexen Aufgaben den Überblick und verbinden organisatorische Stärke mit einem freundlichen, professionellen Auftreten?

Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Unterstützen Sie unsere Arbeit mit Ihrer Erfahrung, Ihrem Organisationstalent und Ihrer Verlässlichkeit – für eine starke Verwaltung und reibungslose Abläufe in unserer Organisation.