Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (d/w/m) EU-Drittmittelprojektverwaltung

Charité; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Charité – Universitätsmedizin Berlin sucht eine/n Sachbearbeiter/in zur eigenständigen Betreuung von EU-Förderprogrammen und enger Begleitung von Projekten. Sie beraten Forschende in administrativen und finanziellen Angelegenheiten und kommunizieren mit der Europäischen Kommission sowie Exekutivagenturen auf Englisch.

Zu Ihren Aufgaben gehören Freigaben für Bestellungen, Dienstreisen und Personalmaßnahmen, Budgetüberwachung, Finanzabrechnungen mit SAP sowie Audits und Prüfung der

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
• Kenntnisse im EU-Zuwendungs- und Haushaltsrecht.
• Erfahrung in der Verwaltung von EU-Förderungen.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office und SAP (FM, CO/FI).
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, strukturierte Arbeitsweise.
• Gute kommunikative Fähigkeiten und Teamorientierung.

Responsibilities

• Eigenständige Betreuung und Begleitung von Projekten verschiedener EU-Förderprogramme.
• Beratung von Forschenden in administrativen und finanziellen Angelegenheiten; Korrespondenz mit EU-Vertretern (auf Englisch) sowie den Charité-Fachabteilungen.
• Prüfung und Erstellung Freigaben für Bestellungen, Dienstreisen und Personalmaßnahmen gemäß EU- und Charité-Vorgaben.
• Budgetüberwachung und Erstellung von Finanzabrechnungen unter Verwendung von SAP; Schriftverkehr mit Projektleitungen.
• Betreuung von Audits und Prüfung der sachgerechten Mittelverwendung durch EU-Organe oder externe Prüfer.
• Unterstützung Forschender bei Vertragsänderungen, Konsortialverträgen und Unteraufträgen.
• Schnittstellenfunktion zu EU-Referentinnen/Referenten des EU-Büros; Abstimmung von Anträgen und Bewilligungen.

Skills

Deutschkenntnisse & Englischkenntnisse

MS Office

SAP

Education

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

MS Office (Word, Excel, etc.)

SAP (FM, CO/FI)

Job description

• Sie übernehmen die eigenständige Betreuung und enge Begleitung von Projekten verschiedener EU-Förderprogramme
• Sie fungieren als Beraterin / Berater für die Forschenden in administrativen und finanziellen Angelegenheiten, übernehmen die Korrespondenz mit Vertreterinnen und Vertretern der Europäischen Kommission oder der Exekutivagenturen (auf Englisch) sowie den Fachabteilungen der Charité
• Sie prüfen und erstellen Freigaben für Bestellungen, Dienstreisen und Personalmaßnahmen unter Beachtung der Zuwendungsbestimmungen der EU-Mittelgeber sowie der Charité internen Richtlinien
• Sie überwachen das Budget und erstellen Finanzabrechnungen unter Verwendung von SAP einschließlich eigenständigem Schriftverkehr mit Projektleitungen und EU-Vertretungen
• Sie betreuen und koordinieren Audits und Prüfung der sachgerechten Verwendung der Mittel durch die EU oder andere externe Prüferinnen und Prüfer
• Sie unterstützen Forschende bei Vertragsänderungen, der Erstellung von Konsortialverträgen oder der Erstellung von Unteraufträgen
• Kurze Entscheidungswege helfen Ihnen bei der Schnittstellenfunktion zu den EU-Referentinnen / Referenten des EU-Büros, bspw. bei der Abstimmung und Überprüfung von Anträgen und Bewilligungen zur anschließenden Drittmittelbewirtschaftung
• Sie helfen bei der Optimierung unserer Dienstleistungen (z.B. Erstellung und Aktualisierung von Leitfäden)

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• Kenntnisse im Umgang mit und in der Anwendung von EU-Zuwendungs- und Haushaltsrecht bringen Sie mit
• Erste Erfahrung in der Verwaltung von EU-Förderungen und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Forschenden und Projektpartnern aus dem In- und Ausland haben Sie gesammelt
• Sie besitzen verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel etc.) und mit SAP (insb. FM, CO/FI)
• Ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie hohe Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus
• Sie zeichnet eine sorgfältige, strukturierte und selbständige Arbeitsweise aus und sind bereit sich in neue Themenfelder einzuarbeiten
• Gute kommunikative Fähigkeiten und Teamorientierung bringen Sie ebenfalls mit