Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (d/w/m) EU-Drittmittelprojektverwaltung

Charité Universitätsmedizin Berlin KdöR; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibles Arbeiten in Gleitzeit

Mobiles Arbeiten möglich

JobRad Fahrradleasing

Familienfreundliches Umfeld

Job summary

Charité Universitätsmedizin Berlin sucht eine/n Mitarbeiter/in im EU-Büro zur eigenständigen Betreuung von EU-Förderprojekten, Beratung der Forschenden in administrativen und finanziellen Belangen sowie Korrespondenz mit EU-Behörden in Englisch.

Sie überwachen Budgets, erstellen Finanzabrechnungen in SAP, unterstützen Vertragsänderungen und Konsortialverträge und arbeiten eng mit Fachabteilungen sowie Exekutivagenturen zusammen.

Qualifications

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
• Erfahrung in EU-Förderungen und Zusammenarbeit mit Forschenden und Projektpartnern aus dem In- und Ausland ist vorteilhaft.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und sicherer Umgang mit MS Office sowie SAP sind erforderlich.

Responsibilities

• Eigenständige Betreuung und Begleitung von Projekten verschiedener EU-Förderprogramme.
• Beratung der Forschenden in administrativen und finanziellen Angelegenheiten; Korrespondenz mit EU-Behörden auf Englisch.
• Prüfen und Erstellen von Freigaben für Bestellungen, Reisen und Personalmaßnahmen unter Zuwendungsbestimmungen.
• Budgetüberwachung und Erstellung von Finanzabrechnungen, unter Einsatz von SAP.
• Koordination von Audits und Prüfungen der Mittel durch EU-Referenten oder externe Prüferinnen/Prüfer.
• Unterstützung bei Vertragsänderungen, Konsortialverträgen und Unteraufträgen.

Skills

Deutsch verhandlungssicher

Englisch verhandlungssicher

MS Office (Word, Excel)

Education

Kaufmännische/verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

SAP FM/CO-FI

Job description

Arbeiten an der Charité

Das EU-Büro der Charité unterstützt Forschende bei der Einwerbung von europäischen Fördermitteln sowie der Verwaltung von EU-geförderten Projekten. Dazu gehören unter anderem die Einrichtung von Drittmittelkonten, die Unterstützung bei der Zuwendungsgeber-konformen Bewirtschaftung von Drittmitteln, die Budgetkontrolle, Finanzabrechnungen und die Begleitung von Prüfungen. Wir bilden hierbei die Schnittstelle zwischen der Charité und den EU-Institutionen. Der Fokus unserer Tätigkeit liegt auf dem EU-Rahmenprogramm für Forschung und Innovation sowie gesundheitsrelevanten Programmen wie beispielsweise EU4Health, DigitalEurope oder ERASMUS+.

Die Stelle im Überblick

• Sie übernehmen die eigenständige Betreuung und enge Begleitung von Projekten verschiedener EU-Förderprogramme


• Sie fungieren als Beraterin / Berater für die Forschenden in administrativen und finanziellen Angelegenheiten, übernehmen die Korrespondenz mit Vertreterinnen und Vertretern der Europäischen Kommission oder der Exekutivagenturen (auf Englisch) sowie den Fachabteilungen der Charité


• Sie prüfen und erstellen Freigaben für Bestellungen, Dienstreisen und Personalmaßnahmen unter Beachtung der Zuwendungsbestimmungen der EU-Mittelgeber sowie der Charité internen Richtlinien


• Sie überwachen das Budget und erstellen Finanzabrechnungen unter Verwendung von SAP einschließlich eigenständigem Schriftverkehr mit Projektleitungen und EU-Vertretungen


• Sie betreuen und koordinieren Audits und Prüfung der sachgerechten Verwendung der Mittel durch die EU oder andere externe Prüferinnen und Prüfer


• Sie unterstützen Forschende bei Vertragsänderungen, der Erstellung von Konsortialverträgen oder der Erstellung von Unteraufträgen


• Kurze Entscheidungswege helfen Ihnen bei der Schnittstellenfunktion zu den EU-Referentinnen / Referenten des EU-Büros, bspw. bei der Abstimmung und Überprüfung von Anträgen und Bewilligungen zur anschließenden Drittmittelbewirtschaftung


• Sie helfen bei der Optimierung unserer Dienstleistungen (z.B. Erstellung und Aktualisierung von Leitfäden)

Danach suchen wir

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung


• Kenntnisse im Umgang mit und in der Anwendung von EU-Zuwendungs- und Haushaltsrecht bringen Sie mit


• Erste Erfahrung in der Verwaltung von EU-Förderungen und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Forschenden und Projektpartnern aus dem In- und Ausland haben Sie gesammelt


• Sie besitzen verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift


• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel etc.) und mit SAP (insb. FM, CO/FI)


• Ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie hohe Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus


• Sie zeichnet eine sorgfältige, strukturierte und selbständige Arbeitsweise aus und sind bereit sich in neue Themenfelder einzuarbeiten


• Gute kommunikative Fähigkeiten und Teamorientierung bringen Sie ebenfalls mit

Vorteile an der Charité

• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit Eigenverantwortung


• Flexibles Arbeiten in Gleitzeit und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens


• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport


• Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus


• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie hier