Projektassistenz (m/w/d)

Tintschl AG; Bayreuth; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Tintschl AG in Bayreuth sucht eine engagierte Assistenz im Bereich Projektmanagement zur Unterstützung des Programms Südwest und der Projektteams.

Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor, erstellen Unterlagen und überwachen Fristen. Fundierte MS-Office-Kenntnisse, SAP-Erfahrung und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse runden das Profil ab. Eine kaufmännische Ausbildung ist Voraussetzung.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise erste Erfahrung in einer Assistenzfunktion sowie in projektbezogenen Arbeitsabläufen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word/Excel/PowerPoint/Outlook; Kenntnisse in MS Teams, SharePoint und SAP von Vorteil.
• Selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise auch in dynamischen Projektumfeldern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Unterstützung des Programms Südwest, der Projektteams, der Führungskraft und des OPL bei administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben.
• Koordination von Terminen sowie Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Projekttreffen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Entscheidungsgremien und Management-Terminen.
• Erstellung und Bearbeitung von Unterlagen, Präsentationen und Schriftverkehr.
• Führung von Maßnahmen-, Aufgaben- und Terminlisten sowie Nachverfolgung von Fristen und offenen Punkten.
• Organisation von Besprechungen/Online-Meetings und Verwaltung projektbezogener Kalender.
• Planung von Dienstreisen und Unterstützung personeller Prozesse durch Pflege von Abwesenheiten/Time Data in MyHR.
• Bearbeitung von Bestellungen, eBANF-Prozessen und Rechnungen in SAP.
• Organisatorische Verwaltung der Projektbüros.
• Unterstützung eines sicheren Arbeitsumfelds unter Einhaltung Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorgaben.

Skills

Assistenzfunktion

Projektbezogene Arbeitsabläufe

Organisationsfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Prioritäten setzen

Sehr gute Deutschkenntnisse

gute Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

MS Teams

SharePoint

SAP

Job description

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung des Programms Südwest, der Projektteams, der Führungskraft sowie des Overall Project Lead (OPL) bei administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft
• Koordination von Terminen sowie Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Projekttreffen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Entscheidungsgremien und Management-Terminen
• Erstellung und Bearbeitung von Unterlagen, Präsentationen und Schriftverkehr
• Führung von Maßnahmen-, Aufgaben- und Terminlisten sowie zuverlässige Nachverfolgung von Fristen und offenen Punkten
• Organisation von Besprechungen und Online-Meetings sowie Verwaltung projektbezogener Kalender
• Planung von Dienstreisen sowie Unterstützung personeller Prozesse durch die Pflege von Abwesenheiten und Zeitdaten in MyHR
• Bearbeitung von Bestellungen, eBANF-Prozessen und Rechnungen in SAP
• Organisatorische Verwaltung der Projektbüros
• Unterstützung eines sicheren Arbeitsumfelds unter Einhaltung aller Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorgaben

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische (m/w/d) Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Erfahrung in einer Assistenzfunktion sowie in projektbezogenen Arbeitsabläufen
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook; Kenntnisse in MS Teams, SharePoint und SAP von Vorteil
• Selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise auch in einem dynamischen Projektumfeld sowie die Fähigkeit, den Überblick zu behalten und Prioritäten sicher zu setzen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse