Sachbearbeiter*in Promotionen (m/w/d)

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg; Freiburg im Breisgau; Vor Ort; EUR 48.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice-Mle

Jobticket

Altersvorsorge des öffentlichen Dienst

Zusammenfassung

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht zur Verstärkung der Dekanatsverwaltung im Bereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten eine engagierte Fachkraft. Sie arbeiten an der Umsetzung digitalisierter Prozesse in Promotionsverfahren, beraten Antragstellerinnen und Betreuende kompetent und unterstützen die Vorsitzenden und Ausschüsse spielend.

Zu den Aufgaben gehören Sitzungsbegleitung, Datenpflege, Homepage-Pflege und Mitwirkung an Digitalisierungsprojekten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsdienst oder vergleichbare Qualifikation.
• Bachelor-Abschluss in Public Administration/Management oder äquivalent.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und Cloud-Systemen.
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen und Campus-Management-Systemen wünschenswert.

Aufgaben

• Umsetzung der administrativen Prozesse in Promotionsverfahren mit digitaler Aktenführung.
• Beratung und Unterstützung der Antragstellenden und Betreuenden, auch in Englisch.
• Unterstützung der Vorsitzenden und Mitglieder der Promotionsausschüsse.
• Vor-/Nachbereitung und Begleitung von Sitzungen der Ausschüsse.
• Datenpflege und Erstellung von Statistiken.
• Pflege der Homepage und Weiterentwicklung von QM-Prozessen.
• Mitwirkung an Digitalisierungsprojekten.

Kenntnisse

MS Office

Cloud-Systeme

Dokumentenmanagement

Campus-Management

ISO-Qualität

Englisch

Digitalisierung

Ausbildung

Verwaltungsausbildung / Bachelor-Abschluss

Tools

Dokumentenmanagementsystem

Campus-Management-System

Jobbeschreibung

Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht für den Bereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sie können sich vorstellen, zukünftig eine der zentralen Ansprechpersonen für sämtliche administrativen Prozesse der Promotionsverfahren der Medizinischen Fakultät zu sein? Sie haben Freude daran, inhaltlich und verfahrensrechtlich komplexe Aufgabenstellungen präzise, strukturiert, eigenverantwortlich und serviceorientiert im Team zu bearbeiten? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung!

Unser Angebot:

• Perspektive: spannendes, abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit tragfähigen beruflichen und persönlichen Entwicklungsperspektiven und einem umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangebot
• Verlässlichkeit: hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• Wertschätzung: modernes Arbeitsumfeld mit gleitenden Arbeitszeiten und Homeoffice, Vereinbarkeit von Familie und Beruf, ergänzende Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes, Jobticket

Ein Einblick in Ihre Aufgaben:

• Umsetzung der weitgehend digitalisierten administrativen Prozesse in den Promotionsverfahren mit verfahrenskonformer und rechtssicherer elektronischer Aktenführung
• kompetente und serviceorientierte Beratung und Unterstützung der Antragstellenden und Betreuenden, z. T. auch in Englisch
• kontinuierliche Unterstützung der Vorsitzenden und Mitglieder der Promotionsausschüsse
• administrative Vor-/Nachbereitung und Begleitung der Sitzungen der Promotionsausschüsse
• Datenpflege sowie Auslesen/Erstellen von Statistiken
• Pflege und Weiterentwicklung der Homepage
• Aktualisierung und Weiterentwicklung der Qualitätsmanagement-Prozesse
• Mitarbeit in Digitalisierungsprojekten

Sie bringen mit:

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z.b. im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Ausbildung oder ein abgeschlossenes Bachelor-Studium, z.b. im Bereich Public Administration/Management
• einen souveränen und sicheren Umgang mit MS-Office (insb. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Cloud-Systemen sowie idealerweise Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem/elektronischer Aktenführung und einem Campus-Management-System
• idealerweise Erfahrung in Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO
• einen guten und situationsgerechten Kommunikationsstil in Wort und Schrift (auch in englischer Sprache)
• hohe Digitalisierungsorientierung

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis zu TV-L E 9a möglich.

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät

Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten

Bettina Abels - Fachbereichsleitung

Breisacher Str. 153, 79110 Freiburg