Sachbearbeiter*in Berufungen (m/w/d)

Universitätsklinikum Freiburg; Freiburg im Breisgau; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice

Gleitende Arbeitszeiten

Jobticket

Altersvorsorge des öffentlichen Dienst

Zusammenfassung

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht eine*n Sachbearbeiter*in Berufungen (m/w/d) für die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät. Verantwortlich sind die administrative Begleitung der Berufungsverfahren, Planung von Sitzungen und Beratung von Bewerbern und Gremien.

Zu den Aufgaben gehören die Erfassung eingehender Bewerbungen, Analyse sowie die Einführung eines Berufungsportals und die Weiterentwicklung der QM-Prozesse. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit zu besetzen.

Qualifikationen

• Formale, verfahrensrechtliche Aufgaben präzise bearbeiten.
• Selbstständige, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Souveräner Umgang mit MS-Office und Cloud-Systemen.

Aufgaben

• Initiierung und Betreuung von Ausschreibungsverfahren für Professuren.
• Planung und Vor- bzw. Nachbereitung von Berufungs- und Auswahlkommissionssitzungen.
• Beratung von Bewerbern, Vorsitzenden und Kommissionen zu formalen Fragen.
• Aufbereitung eingehender Bewerbungen für Gremien.
• Administrative Vorbereitung der Gremienentscheide.

Kenntnisse

MS Office

Kommunikation

Organisation

Digitale Kompetenzen

Flexibilität

Englischkenntnisse

Ausbildung

Verwaltungsausbildung

Public Administration

Tools

Videokonferenztechnik

Jobbeschreibung

Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Bereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten eine*n

Sachbearbeiter*in Berufungen (m/w/d)

Übernehmen Sie Verantwortung:

Werden Sie zentrale*r Ansprechpartner*in (m/w/d) für die administrativen Prozesse der Berufungsverfahren an unserer Fakultät. Sie verbinden eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit der Kompetenz, komplexe rechtliche Fragestellungen präzise zu erfassen und zu lösen? Ein hohes Maß an Gewissenhaftigkeit, ein sicherer Kommunikationsstil sowie eine ausgeprägte Digitalisierungsaffinität vervollständigen Ihr Profil? Das klingt nach Ihnen? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung für diese abwechslungsreiche Aufgabe – auch als Berufseinsteiger*in oder Wiedereinsteiger*in (m/w/d)!

Ein Einblick in Ihre Aufgaben:

• Initiierung und Betreuung der Ausschreibungsverfahren für Professuren
• Planung, Vor- und Nachbereitung der Berufungs- und Auswahlkommissionssitzungen und ggf. IT-Unterstützung in den Sitzungen (Videokonferenztechnik)
• Beratung der Bewerber*innen; der Vorsitzenden und Mitglieder der Berufungs- und Auswahlkommissionen zu allen formalen und administrativen Fragen des Berufungsverfahrens
• Erfassung und Aufbereitung eingehender Bewerbungen für die Berufungs- und Auswahlkommissionen
• administrative Vorbereitung der berufungsrelevanten Gremienentscheidungen der Fakultät und der Universität und z.T. des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg
• systematische Erstellung von Analysen und Statistiken
• unterstützende Einführung und Weiterentwicklung eines Berufungsportals mit dem Ziel der Etablierung digitaler Akten und Prozesse
• kontinuierliche selbstständige Aktualisierung, Optimierung und Weiterentwicklung der QM-Prozesse in Berufungsverfahren
• Pflege, Ausbau und Weiterentwicklung der Homepage für den Bereich Berufungen

Sie bringen mit:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, z.B. im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Ausbildung z.b. im Personalbereich oder ein abgeschlossenes Bachelor-Studium z.b. im Bereich Public Administration/Management oder Personalmanagement
• Freude an komplexen verfahrensrechtlichen Aufgabenstellungen bei selbstständigem,eigenverantwortlichem, präzisem, strukturiertem und serviceorientiertem Arbeiten mit hoher Eigenmotivation unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben, aber auch zur selbstständigen Einarbeitung in die komplexen Themengebiete, die mit der Stelle verbunden sind
• einen souveränen und sicheren Umgang mit MS-Office-Produkten und Cloud-Systemen
• eine gewisse Flexibilität in der Zeiteinteilung entsprechend den Anforderungen der Berufungsverfahren
• idealerweise Erfahrung in Qualitätsmanagement-Prozessen
• einen guten situationsgerechten Kommunikationsstil in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
• hohe Digitalisierungsorientierung.

Die Stelle ist in Vollzeit (100%) unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis zu TV-L E 9a möglich.

Unser Angebot:

• Perspektive: spannendes, abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit tragfähigen beruflichen und persönlichen Entwicklungsperspektiven und einem umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangebot
• Verlässlichkeit: hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• Wertschätzung: modernes Arbeitsumfeld mit gleitenden Arbeitszeiten und Homeoffice, Vereinbarkeit von Familie und Beruf, ergänzende Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes, Jobticket

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

Medizinische Fakultät

Dekanatsverwaltung Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten

Bettina Abels

Breisacher Str. 153, 79110 Freiburg

Fragen? Für nähere Informationen kontaktieren Sie gerne:

Frau Bettina Abels:
[e-mail]