Sachbearbeiter*in Berufungen (m/w/d)

Universitätsklinikum Freiburg; Deutschland; Hybrid; EUR 52.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice

Jobticket

Fort- und Weiterbildungsangebote

Arbeitszeiten flexibel

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Freiburg sucht eine/n Sachbearbeiter*in Berufungen (m/w/d) zur zentralen Ansprechperson für administrative Prozesse der Berufungsverfahren der Fakultät. Sie steuern Ausschreibungsverfahren, Sitzungen und Analysen.

Beratung von Bewerbern und Kommissionen gehört ebenso wie die systematische Aufbereitung eingehender Unterlagen. Vollzeit mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Option; Eingruppierung nach TV-L bis E 9a möglich; Tarifliche Vergütung des öffentlichen Dienstes.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder Bachelorabschluss im relevanten Bereich.
• Strukturiertes, eigenverantwortliches Arbeiten mit serviceorientierter Haltung.
• Souveräner Umgang mit MS-Office-Produkten und Cloud-Systemen.

Aufgaben

• Initiierung und Betreuung der Ausschreibungsverfahren für Professuren
• Planung, Vor- und Nachbereitung der Berufungs- und Auswahlkommissionssitzungen und ggfs. IT-Unterstützung in den Sitzungen (Videokonferenztechnik)
• Beratung der Bewerber*innen; der Vorsitzenden und Mitglieder der Berufungs- und Auswahlkommissionen zu allen formalen und administrativen Fragen des Berufungsverfahrens
• Erfassung und Aufbereitung eingehender Bewerbungen für die Berufungs- und Auswahlkommissionen
• administrative Vorbereitung der berufungsrelevanten Gremienentscheidungen der Fakultät und der Universität und z.T. des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg
• systematische Erstellung von Analysen und Statistiken
• unterstützende Einführung und Weiterentwicklung eines Berufungsportals mit dem Ziel der Etablierung digitaler Akten und Prozesse
• kontinuierliche selbstständige Aktualisierung, Optimierung und Weiterentwicklung der QM-Prozesse in Berufungsverfahren
• Pflege, Ausbau und Weiterentwicklung der Homepage für den Bereich Berufungen

Kenntnisse

Verfahrensrechtliches Verständnis

Selbstständiges Arbeiten

Serviceorientierung

Gute Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Berufsausbildung im mittleren Verwaltungsdienst

Bachelor-Studium Public Administration/Management oder Personalmanagement

Tools

MS-Office

Cloud-Systeme

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter*in Berufungen (m/w/d)

Übernehmen Sie Verantwortung: Werden Sie zentrale*r Ansprechpartner*in (m/w/d) für die administrativen Prozesse der Berufungsverfahren an unserer Fakultät.

Sie verbinden eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit der Kompetenz, komplexe rechtliche Fragestellungen präzise zu erfassen und zu lösen? Ein hohes Maß an Gewissenhaftigkeit, ein sicherer Kommunikationsstil sowie eine ausgeprägte Digitalisierungsaffinität vervollständigen Ihr Profil?

Das klingt nach Ihnen?

Unser Angebot:

• Perspektive: spannendes, abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit tragfähigen beruflichen und persönlichen Entwicklungsperspektiven und einem umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangebot
• Verlässlichkeit: hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• Wertschätzung: modernes Arbeitsumfeld mit gleitenden Arbeitszeiten und Homeoffice, Vereinbarkeit von Familie und Beruf, ergänzende Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes, Jobticket

Ein Einblick in Ihre Aufgaben:

• Initiierung und Betreuung der Ausschreibungsverfahren für Professuren
• Planung, Vor- und Nachbereitung der Berufungs- und Auswahlkommissionssitzungen und ggfs. IT-Unterstützung in den Sitzungen (Videokonferenztechnik)
• Beratung der Bewerber*innen; der Vorsitzenden und Mitglieder der Berufungs- und Auswahlkommissionen zu allen formalen und administrativen Fragen des Berufungsverfahrens
• Erfassung und Aufbereitung eingehender Bewerbungen für die Berufungs- und Auswahlkommissionen
• administrative Vorbereitung der berufungsrelevanten Gremienentscheidungen der Fakultät und der Universität und z.T. des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg
• systematische Erstellung von Analysen und Statistiken
• unterstützende Einführung und Weiterentwicklung eines Berufungsportals mit dem Ziel der Etablierung digitaler Akten und Prozesse
• kontinuierliche selbstständige Aktualisierung, Optimierung und Weiterentwicklung der QM-Prozesse in Berufungsverfahren
• Pflege, Ausbau und Weiterentwicklung der Homepage für den Bereich Berufungen

Sie bringen mit:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, z.b. im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Ausbildung z.b. im Personalbereich oder ein abgeschlossenes Bachelor-Studium z.b. im Bereich Public Administration/Management oder Personalmanagement
• Freude an komplexen verfahrensrechtlichen Aufgabenstellungen bei selbstständigem, eigenverantwortlichem, präzisem, strukturiertem und serviceorientiertem Arbeiten mit hoher Eigenmotivation unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben, aber auch zur selbstständigen Einarbeitung in die komplexen Themengebiete, die mit der Stelle verbunden sind
• einen souveränen und sicheren Umgang mit MS-Office-Produkten und Cloud-Systemen
• eine gewisse Flexibilität in der Zeiteinteilung entsprechend den Anforderungen der Berufungsverfahren
• idealerweise Erfahrung in Qualitätsmanagement-Prozessen
• einen guten situationsgerechten Kommunikationsstil in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
• hohe Digitalisierungsorientierung.

Die Stelle ist in Vollzeit (100%) unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis zu TV-L E 9a möglich.

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Medizinische Fakultät Dekanatsverwaltung Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten Bettina Abels Breisacher Str. 153, 79110 Freiburg

Frau Bettina Abels:[e-mail]

Allgemeiner Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung.