Sachbearbeiter/-in (m/w/d) Büroorganisation und Vorlagenmanagement

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Potsdam; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine kommunale Verwaltung in Potsdam sucht einen Sachbearbeiter (m/w/d) für Büroorganisation und Vorlagenmanagement. Sie unterstützen das Führungsteam, verwalten und organisieren Termine, und arbeiten eng mit verschiedenen Bereichen zusammen. Ein attraktives Gehalt von 3,558,96 € bis 4,461,84 € erwartet Sie, sowie flexible Arbeitszeiten und betriebliches Gesundheitswesen. Bewerbungen sind bis zum 19.12.2025 möglich.

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Fitness-Kooperation

Qualifikationen

• Sie haben mehrere Jahre Erfahrung in der Verwaltung.
• Fachkenntnisse im Kommunal- und Haushaltsrecht sind wünschenswert.
• Sie sind kommunikativ und verfügen über Veränderungskompetenz.

Aufgaben

• Unterstützen des Führungsteams im Fachbereich.
• Vorbereiten von Terminen und Werken mit Dokumentationssystemen.
• Koordinieren der Teilnahme an Gremiensitzungen.

Kenntnisse

Kommunikative Fähigkeiten

Wirtschaftliches Denken

Medienkompetenz

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r

Abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen oder kaufmännischen Beruf

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Sachbearbeiter/-in (m/w/d) Büroorganisation und Vorlagenmanagement

Sachbearbeiter/-in (m/w/d) Büroorganisation und Vorlagenmanagement

Kopfbereich

Angebotsart: Arbeit

Sachbearbeiter/-in (m/w/d) Büroorganisation und Vorlagenmanagement

Arbeitgeber: Landeshauptstadt Potsdam

Anstellungsart

Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Befristung

unbefristet

Berufsbezeichnung

• Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung

Veröffentlichungsdatum: Gestern veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Arbeiten für Potsdam
vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.800 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Recht und Vergabemanagement zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/eine

Sachbearbeiter/-in (m/w/d) Büroorganisation und Vorlagenmanagement
Kennziffer: 520.000.02

Ihre Aufgaben

Unterstützen des Führungsteams im Fachbereich

• Vorbereiten von Terminen, insbesondere Koordinieren von Gesprächsterminen sowie die eigenständige Zusammenstellung von Terminunterlagen
• Recherchieren und Themenaufbereitung inkl. Rücksprache mit den zuständigen Bereichen und Einholen, Überprüfen, Auswerten sowie Analysieren von Stellungnahmen
• Formulieren von Antworten auf Schreiben anderer Geschäftsbereiche zu allgemeinen Themen
• Erfassen, Verteilen und Fristkontrolle sowie Ablage der Beantwortung von Anfragen aus der Stadtverordnetenversammlung (SVV) und dem Büro der Oberbürgermeisterin
• Aufbereiten der Unterlagen und der Tagesordnung politischer Gremien für den Fachbereich

Büromanagement und Bürokommunikation

• Führen von Karteien, Registraturen, Geschäftsbüchern und Datenbanken, insbesondere Führen der Vorgänge im Dokumentenmanagementsystem (d.3)
• Bearbeiten des Postein- und Postausgangs
• Telefondienst und professionelles Empfangen und Betreuen von Besuchenden
• Bereitstellen von Unterlagen und Erteilen von Auskünften an Mitarbeitende sowie Bürger und Bürgerinnen

Vorlagenmanagement

• Erstellen und Fortschreiben eines Jahresplanes für Vorlagen des Fachbereiches
• Steuern des Vorlagen- und Informationsflusses
• Steuern und Koordinieren von Anträgen, Anfragen und Beschlüssen der SVV
• Anleiten, Beraten und Unterstützen der neuen Mitarbeitenden des Fachbereiches bzgl. Gremienarbeit
• Koordinieren der Teilnahme an Gremiensitzungen sowie Zusammenstellen der Sitzungsunterlagen

Koordinieren und Controlling interner Regelungen

• Erfassen interner Arbeits- und Dienstanweisungen und Vornahme der Aktualitätsprüfungen
• Koordinieren der Überarbeitung von Dienstanweisungen sowie Übernahme der Projektleitung bei der Aufstellung/Überarbeitung verwaltungsweiter Dienstanweisungen
• Überwachen der Einhaltung der Compliance-Vorschriften
• Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen oder kaufmännischen Beruf
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung wünschenswert
• Fach- und Rechtskenntnisse auf den Gebieten des Kommunal- und Haushaltsrechts
• Ausgeprägtes wirtschaftliches Denken und Handeln sowie sehr gute Medienkompetenz im Umgang mit Standardsoftware
• Kommunikativ gewandte Persönlichkeit mit ausgeprägter Veränderungskompetenz und einem sicheren Informationsverhalten

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe **E 9a mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.558,96 € - 4.461,84 €** gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 19.12.2025 über unser Karriereportal.

Unternehmensdarstellung: Landeshauptstadt Potsdam

Landeshauptstadt Potsdam

Landeshauptstadt Potsdam - Eine Stadt für Alle. Lebenswert. Lebendig. Innovativ.

Die Brandenburgische Landeshauptstadt Potsdam ist eine der lebenswertesten, wachstumsstärksten und familienfreundlichsten
Städte Deutschlands und belegt dies seit Jahren durch Spitzenplätze in Rankings.
Seit den 90iger Jahren ist eine innovative Wirtschafts- und Wissenschaftslandschaft entstanden, in der die Landeshauptstadt Potsdam den Wunsch der Bürgerinnen und Bürger und ihrer mehr als 2.400 Mitarbeitenden nach einer modernen, effizienten und serviceorientierten Verwaltung erfüllt und weiter vorantreibt.