Projektmanager Platzvergabe

Die Kita Guides; München; Hybrid; EUR 39,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Jahresbrutto 39–42k €

Projektprämie

Mobiles Arbeiten

Weiterbildung Budget

30 Urlaubstage

Wellbeing-Zugang

Gestaltungsspielraum

Job summary

Die Kita Guides in München sucht Teilzeitkräfte (30 Std./Woche) mit Home-Office-Option, um Trägern und Kita-Leitungen bei der Platzvergabe zu unterstützen.

Du übernimmst den gesamten Vergabeprozess – von Anfrage bis Vertragsabschluss – pflegst Wartelisten, koordinierst Besichtigungen und berätst Familien. Außerdem analysierst Belegung, optimierst Prozesse und kennzahlengestützte Berichte. Wir bieten 39.000–42.000 € Jahresbrutto, mobiles Arbeiten, Weiterbildung und Urlaubstage.

Qualifications

• Erfahrung in Platzvergabe, Belegungsmanagement, Kundenservice, Verwaltung oder einem vergleichbaren Aufgabenfeld.
• Sicherer Umgang mit Listen, Daten und Kennzahlen.
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit Blick auf Anmeldungen, Wartelisten und Fristen.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Serviceorientierung.
• Prozessverständnis, Eigenverantwortung und Entscheidungsfreude.
• Erfahrung in Planung und Koordination von Marketingmaßnahmen.
• Erfahrung mit Schulungen, Workshops oder praxisnahen Teamformaten.
• Moderations- und Vermittlungskompetenz und Sicherheit in Veränderungsprozessen.
• Offenheit für eine Weiterbildung im Bereich Künstliche Intelligenz

Responsibilities

• Du übernimmst den Vergabeprozess von der Anfrage bis zum Vertragsabschluss und sorgst für kurze, verlässliche Rückmeldezeiten.
• Du pflegst Wartelisten, Anmeldungen und Platzkontingente und hältst alle Informationen aktuell und nachvollziehbar.
• Du koordinierst Besichtigungen, Aufnahmegespräche und Zusagen mit Trägern und Kita-Leitungen.
• Du berätst Familien verständlich zu Angeboten, Aufnahmevoraussetzungen und nächsten Schritten.
• Du behältst Belegungsquoten, Kündigungen, Wechsel und Übergänge im Blick und steuerst frühzeitig nach.
• Du wertest Nachfrage, Wartelisten, freie Kapazitäten und Absagegründe aus und leitest Maßnahmen ab.
• Du entwickelst Standards für Anfragen, Priorisierung, Dokumentation, Zusagen, Absagen und Nachrückverfahren.
• Du arbeitest mit Kita-Apps, Verwaltungsportalen und kommunalen Vergabesystemen und sorgst für saubere Datenbestände.
• Du entwickelst Informationsmaterialien und Kommunikationsvorlagen.
• Du begleitest Neueröffnungen und neue Gruppen beim Belegungsaufbau.
• Du koordinierst Marketingmaßnahmen zur Gewinnung neuer Familien und misst ihren Erfolg.
• Du schulst Teams in Vergabe-, Belegungs- und Kommunikationsprozessen.
• Du koordinierst Schnittstellen zu Leitungen, Verwaltung, Buchhaltung, Jugendämtern und Kommunen und berichtest zu Auslastung, Pipeline und Handlungsbedarf.

Skills

Belegungsmanagement

Kundenservice

Datenanalyse

Projektkoordination

Marketingmaßnahmen

Moderation

Job description

Teilzeit · 30 Std./Woche · München / Home-Office · Ab sofort

Die Kita Guides sind Partner für starke Kitas von heute und morgen. Wir unterstützen Träger und Kita-Leitungen dabei, freie Plätze verlässlich zu besetzen, Vergabeprozesse transparent zu steuern und Familien vom ersten Kontakt bis zum Betreuungsstart professionell zu begleiten.

Wir verbinden Daten, klare Prozesse und gute Kommunikation: Wir analysieren Nachfrage und Auslastung, verbessern Anmelde- und Vergabewege und sorgen dafür, dass freie Kapazitäten schnell bei den passenden Familien ankommen.

Deine Aufgaben

Platzvergabe für Kitas steuern

• Du übernimmst den Vergabeprozess von der Anfrage bis zum Vertragsabschluss und sorgst für kurze, verlässliche Rückmeldezeiten.
• Du pflegst Wartelisten, Anmeldungen und Platzkontingente und hältst alle Informationen aktuell und nachvollziehbar.
• Du koordinierst Besichtigungen, Aufnahmegespräche und Zusagen mit Trägern und Kita-Leitungen.
• Du berätst Familien verständlich zu Angeboten, Aufnahmevoraussetzungen und nächsten Schritten.
• Du behältst Belegungsquoten, Kündigungen, Wechsel und Übergänge im Blick und steuerst frühzeitig nach.

Belegung analysieren und Prozesse verbessern

• Du wertest Nachfrage, Wartelisten, freie Kapazitäten und Absagegründe aus und leitest Maßnahmen für eine bessere Auslastung ab.
• Du entwickelst Standards für Anfragen, Priorisierung, Dokumentation, Zusagen, Absagen und Nachrückverfahren.
• Du arbeitest mit Kita-Apps, Verwaltungsportalen und kommunalen Vergabesystemen und sorgst für saubere Datenbestände.
• Du entwickelst Informationsmaterialien und Kommunikationsvorlagen.
• Du begleitest Neueröffnungen und neue Gruppen beim Belegungsaufbau.
• Du koordinierst Marketingmaßnahmen zur Gewinnung neuer Familien und misst ihren Erfolg.
• Du schulst Teams in Vergabe-, Belegungs- und Kommunikationsprozessen.
• Du koordinierst Schnittstellen zu Leitungen, Verwaltung, Buchhaltung, Jugendämtern und Kommunen und berichtest zu Auslastung, Pipeline und Handlungsbedarf.

Dein Profil

• Erfahrung in Platzvergabe, Belegungsmanagement, Kundenservice, Verwaltung oder einem vergleichbaren Aufgabenfeld
• Sicherer Umgang mit Listen, Daten und Kennzahlen
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit Blick auf Anmeldungen, Wartelisten und Fristen
• Ausgeprägte Kommunikations- und Serviceorientierung
• Prozessverständnis, Eigenverantwortung und Entscheidungsfreude
• Erfahrung in Planung und Koordination von Marketingmaßnahmen
• Erfahrung mit Schulungen, Workshops oder praxisnahen Teamformaten
• Moderations- und Vermittlungskompetenz und Sicherheit in Veränderungsprozessen
• Offenheit für eine Weiterbildung im Bereich Künstliche Intelligenz

Schön, wenn du mitbringst: Erfahrung im Kita-, Bildungs- oder Sozialbereich, Kenntnisse zu Aufnahmeverfahren oder kommunaler Bedarfsplanung, Auslastungsplanung, digitales Marketing, CRM oder Marketing-Automation sowie weitere Sprachkenntnisse.

Das bieten wir

• Vergütung: 39.000–42.000 € Jahresbrutto bei 30 Std./Woche
• Projektprämie: bis zu 2.000 € pro Jahr
• Flexibles Arbeitsmodell: Projektstandorte, mobiles Arbeiten und mindestens zwei Office-Tage pro Woche
• Mobilität & Ausstattung: ÖPNV-Zuschlag, Poolfahrzeuge und vollständige technische Ausstattung
• Weiterbildung: bis zu 2.500 € Budget pro Jahr
• Urlaub: 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche
• Gesundheit & Wellbeing: Zugang zum Wellpass
• Gestaltungsspielraum: Du entwickelst die Platzvergabe mit kurzen Wegen und sichtbarer Wirkung aktiv weiter.

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungen und Hintergründen.