Projektassistenz (m/w/d) im Bauingenieurwesen, Berlin

KLÄHNE BUNG Beratende Ingenieure im Bauwesen GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

JobRad

Altersvorsorge-Zuschüsse

ÖPNV-Ticket

Fitnessangebote

Elternunterstützung

Zusammenfassung

KLÄHNE BUNG Beratende Ingenieure im Bauwesen GmbH in Berlin sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams und externen Partnern und gestalten kaufmännische Prozesse aktiv mit.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Angeboten, Rechnungsstellung, Nachtragsvorbereitung, Begleitung von Audits und die Unterstützung im Marketing sowie der Büroorganisation mit digitalen Tools.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes kaufmännisches, technisches oder baubezogenes Studium bzw. Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position, ideal im Bau-/Ingenieurumfeld.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1).
• Strukturierte, teamfähige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.

Aufgaben

• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams und externen Partnern.
• Kaufmännische Prozesse, Angebotsverfahren und Qualitätsmanagement zuverlässig laufen.
• Assistenzaufgaben und aktive Gestaltung unserer Prozesse.
• Unterstützung der Prüfingenieure bei Rechnungsstellung, Nachtragsvorbereitung und vorbereitender Buchhaltung.
• Sichtung/Betreuung von Anfragen sowie VgV-Verfahren und Aufbereitung für GF während Teilnahmewettbewerb.
• Koordination der Angebotserstellung inkl. Fristenkontrolle & Vollständigkeitsprüfung.
• Organisation von Anfrage-/Angebotsunterlagen, Vergabeplattformen & Kommunikation mit Vergabestellen.
• Unterstützung bei Zertifizierungs-/Präqualifizierungsprozessen (PQ DB, ISO, EcoVadis) & Audits.
• Unterstützung im Marketing – Bild-/Textmaterial für Veröffentlichungen & Referenzen.
• Prüfung/Optimierung von Büroprozessen, auch mit digitalen Tools.

Kenntnisse

Schnittstellenkompetenz

Kommunikationsstärke

Analytische Denkweise

Organisationsgeschick

Ausbildung

Kaufmännische oder technische Ausbildung oder Studium

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Sie sind eine zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams und externen Partnern.
• Sie sorgen dafür, dass kaufmännische Prozesse, Angebotsverfahren sowie Themen des Qualitätsmanagements zuverlässig laufen und wichtige Entscheidungen der Geschäftsführung optimal vorbereitet sind.
• Sie übernehmen dabei nicht nur klassische Assistenzaufgaben, sondern gestalten aktiv unsere Prozesse mit.
• Kaufmännische Unterstützung unserer Prüfingenieure bei Rechnungsstellung, Nachtragsvorbereitung und vorbereitender Buchhaltung.
• Sichtung und Betreuung von Anfragen sowie VgV-Verfahren und Aufbereitung für die Geschäftsführung während Teilnahmewettbewerb und Angebotsphase.
• Koordination der Angebotserstellung inklusive Fristenkontrolle und Vollständigkeitsprüfung.
• Organisation von Anfrage- und Angebotsunterlagen, Pflege auf Vergabeplattformen und Kommunikation mit Vergabestellen.
• Unterstützung bei Zertifizierungs- und Präqualifizierungsprozessen (z. B. PQ DB, ISO, EcoVadis) sowie Begleitung von Audits.
• Unterstützung bei Marketingaufgaben - Zusammenstellung von Bild- und Textmaterial für Veröffentlichungen, Referenzen und Werbematerial.
• Regelmäßige Prüfung und Optimierung von Büroprozessen, auch unter Einsatz digitaler Tools.

Ihr Profil

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische, technische oder baubezogene Ausbildung oder ein entsprechendes Studium.
• Erfahrung und Knowhow: mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position - vorzugsweise im Bau-, Ingenieur-, Architektur- oder Planungsumfeld; Kenntnisse im Umgang mit VgV-Verfahren bzw. öffentlichen Ausschreibungen sind von Vorteil.
• Sprache: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau), um Projekte sicher und souverän begleiten zu können.
• Persönlichkeit & Arbeitsweise: strukturiert, kommunikationsstark, analytisches Denken, Organisationsgeschick.

Wir bieten Ihnen

• Abwechslungsreiche Aufgaben: Die Position bietet die Möglichkeit, Verantwortung an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektgeschäft und kaufmännischen Prozessen zu übernehmen.
• Team & Atmosphäre: Flache Hierarchien und ein echtes Miteinander - so gelingt Ihr Einstieg bei uns ganz leicht.
• Entwicklungschancen: Wir fördern Ihre individuelle Weiterbildung und bieten Ihnen interne Perspektiven.
• Work Life Balance: Gleitzeit, mobiles Arbeiten und gute Vereinbarkeit von Job und Privatleben.
• Extras für Sie: JobRad, Zuschüsse zur Altersvorsorge oder zum ÖPNV-Ticket, Fitnessangebote, Unterstützung für Eltern und mehr.