Kaufmännischer Mitarbeiter / Teamassistenz (m/w/d)

Elevion Engineering Germany GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 29.000 - 37.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Deutschlandticket

Firmenkreditkarte

Getränke & Obst

Betriebliche Zusatzleistungen

Zentrale Lage Landsberger Allee

Zusammenfassung

peil & partner ingenieure GmbH in Berlin-Landsberger Allee sucht eine/n Kaufmännischen Mitarbeiter/Teamassistenz (m/w/d). Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Unterstützung des Niederlassungsleiters und Korrespondenz mit Auftraggebern, Projektpartnern und Nachunternehmern.

Sie erstellen Präsentationen, pflegen Stammdaten, bearbeiten Ausschreibungen nach VgV und HOAI, unterstützen Rechnungserstellung und Projektabrechnung.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder kaufmännische Sachbearbeitung.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook).
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts.
• Unterstützung des Niederlassungsleiters bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Korrespondenz mit Auftraggebern, Projektpartnern und Nachunternehmern.
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Statistiken und Übersichten.
• Pflege und Verwaltung von Stammdaten sowie hausinternen Datenbanken.
• Zusammenstellung, Prüfung und Einreichung von Bewerbungs- und Vergabeunterlagen.
• Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen und Vergabeverfahren nach VgV.
• Koordination und Nachverfolgung von Angebotsabgaben.
• Pflege von Referenzprojekten, Eignungsnachweisen und Unternehmensunterlagen.
• Unterstützung bei der Erstellung von Honorarangeboten nach HOAI.
• Erstellung und Prüfung von Honorarrechnungen nach HOAI.
• Unterstützung bei Abschlags-, Schluss- und Nachtragsrechnungen.
• Mitwirkung bei der kaufmännischen Projektverfolgung.
• Unterstützung der Baufinanzbuchhaltung.
• Vorbereitung abrechnungsrelevanter Unterlagen und projektbezogener Auswertungen.
• Überwachung von Fristen sowie Unterstützung beim Forderungsmanagement.

Kenntnisse

Berufserfahrung in Assistenz/Office-­M

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Kaufmännischer Mitarbeiter / Teamassistenz (m/w/d)

Standort: Berlin – Landsberger Allee

Organisation, Zahlen und Struktur sind Ihre Stärke? Dann werden Sie Teil unseres Teams.

Seit 1993 steht die peil & partner ingenieure GmbH für innovative, wirtschaftliche und nachhaltige Lösungen in der Versorgungstechnik. An unseren Standorten in Berlin, Braunschweig, Halle (Saale) und Kiel realisieren wir anspruchsvolle Projekte für Gebäude und Energiezentralen und leisten einen aktiven Beitrag zur Dekarbonisierung des Gebäudesektors.

Ihre Aufgaben

Kaufmännische Organisation und Assistenz

• Allgemeine Büroorganisation und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
• Unterstützung des Niederlassungsleiters bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Korrespondenz mit Auftraggebern, Projektpartnern und Nachunternehmern
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Statistiken und Übersichten
• Pflege und Verwaltung von Stammdaten sowie hausinternen Datenbanken

Angebots- und Vergabemanagement

• Zusammenstellung, Prüfung und Einreichung von Bewerbungs- und Vergabeunterlagen
• Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen und Vergabeverfahren nach VgV
• Koordination und Nachverfolgung von Angebotsabgaben
• Pflege von Referenzprojekten, Eignungsnachweisen und Unternehmensunterlagen
• Unterstützung bei der Erstellung von Honorarangeboten nach HOAI

Rechnungswesen und Projektabrechnung

• Erstellung und Prüfung von Honorarrechnungen nach HOAI
• Unterstützung bei Abschlags-, Schluss- und Nachtragsrechnungen
• Mitwirkung bei der kaufmännischen Projektverfolgung
• Unterstützung der Baufinanzbuchhaltung
• Vorbereitung abrechnungsrelevanter Unterlagen und projektbezogener Auswertungen
• Überwachung von Fristen sowie Unterstützung beim Forderungsmanagement

Ihr Profil

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder kaufmännische Sachbearbeitung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
• Bereitschaft, sich in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Idealerweise verfügen Sie zusätzlich über

• Erfahrung in einem Architektur-, Ingenieur- oder Planungsbüro
• Kenntnisse der HOAI und VgV
• Erfahrung im Angebots- und Vergabemanagement
• Kenntnisse im Rechnungswesen und in der Projektabrechnung
• Verständnis kaufmännischer Abläufe in projektorientierten Unternehmen

Was wir Ihnen bieten

Sicherer Arbeitsplatz mit Perspektive

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen
• Leistungsgerechte Vergütung

Individuelle Entwicklung

• Regelmäßige Entwicklungs- und Feedbackgespräche
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Fachliche und persönliche Entwicklungsperspektiven
• Möglichkeit zur Spezialisierung in Vergabemanagement, Projektabrechnung oder Assistenzaufgaben

Moderne Arbeitsbedingungen

• Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitmodell
• Moderne Büroausstattung und digitale Arbeitsprozesse
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsspielraum

Ein starkes Team

• Wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe
• Offene Unternehmenskultur mit direkten Ansprechpartnern
• Regelmäßige Teamveranstaltungen und gemeinsame Aktivitäten

Zusätzliche Benefits

• Deutschlandticket
• Firmenkreditkarte
• Kostenfreie Getränke und frisches Obst
• Betriebliche Zusatzleistungen
• Attraktiver Arbeitsplatz in zentraler Lage an der Landsberger Allee

peil & partner ingenieure GmbH – Wir gestalten Zukunft.