Projektassistenz (m/w/d)

Technische Universität München (TUM); Garching bei München; Vor Ort; EUR 42.000 - 52.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Technische Universität München (TUM) sucht eine/n engagierte/n Verwaltungsmanager/in zur Unterstützung der MDSI-geförderten Forschungsprojekte und Dissertationen. Zu Ihren Aufgaben gehören Projektmanagement, Budget- und Rechnungsbearbeitung sowie die Erstellung von Statusberichten.

Sie arbeiten eng mit Fördermittelgebern, Projektbeteiligten und internen Stellen zusammen, koordinieren Dienstleister und unterstützen bei der Organisation von Workshops und Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Erfahrung im Projektmanagement oder in der Projektassistenz wünschenswert.
• Gute SAP-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise mit Projektmanagement-Tools.

Aufgaben

• Projektmanagement und administrative Betreuung von MDSI-geförderten Forschungsprojekten und Dissertationen.
• Erstellung von Statusberichten und Kommunikation mit Projektbeteiligten, Fördermittelgebern und internen Stellen.
• Administrative Betreuung verschiedener Programme am MDSI und Unterstützung bei Förderprogrammen in Abstimmung.
• Operative Betreuung der Geförderten während der Programmlaufzeit und Integration in das Forschungsumfeld des MDSI.
• Organisation und Umsetzung von Trainingsmaßnahmen sowie administratives Veranstaltungsmanagement.
• Koordination interner und externer Dienstleister; Erstellung von Einladungen, Teilnehmerlisten und Veranstaltungsunterlagen.
• Finanzadministration und Office-Management; Bearbeitung und Buchung von Rechnungen; Mitwirkung bei Haushalts- und Mittelbewirtschaftung.

Kenntnisse

Projektmanagement

Administrative Unterstützung

Kommunikation

Teamfähigkeit

MS Office

SAP

Organisationsgeschick

Englisch (Wort/Schrift)

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

MS Office

Projektmanagement-Tools

SAP

Jobbeschreibung

Aufgaben:

• Projektmanagement


• Administrative Betreuung von MDSI-geförderten Forschungsprojekten und Dissertationen


• Erstellung von Statusberichten


• Kommunikation mit Projektbeteiligten, Fördermittelgebern und internen Stellen


• Administrative Betreuung verschiedener Programme am MDSI


• Unterstützung bei Förderprogrammen in enger Abstimmung mit den Programmverantwortlichen


• Operative Betreuung der Geförderten während der Programmlaufzeit sowie Unterstützung bei der Integration in das dynamische Forschungsumfeld des MDSI


• Organisation und Umsetzung von Maßnahmen im Rahmen des begleitenden Trainingsprogramms


• Administratives Veranstaltungsmanagement


• Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von wissenschaftlichen Veranstaltungen (z. B. Workshops, Netzwerktreffen)


• Koordination interner und externer Dienstleister


• Erstellung von Einladungen, Teilnehmerlisten und Veranstaltungsunterlagen


• Finanzadministration und Office-Management


• Bearbeitung und Buchung von Rechnungen sowie Mitwirkung bei der Haushalts- und Mittelbewirtschaftung


• Unterstützung bei der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten einschließlich Budgetplanung, Mittelabruf, Reporting und Verwendungsnachweisführung


• Überwachung und Pflege projektbezogener Finanzdaten in SAP und anderen Verwaltungssystemen


• Koordination administrativer Abläufe im Tagesgeschäft, einschließlich Terminmanagement, Beschaffung und interner Kommunikation

Qualifikationen:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder durch vergleichbare Berufserfahrung erworbene Kenntnisse


• Erfahrung im Projektmanagement oder in der Projektassistenz wünschenswert


• Gute SAP-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise mit Projektmanagement-Tools


• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise


• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten


• Sehr gute Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift