Projektassistenz (m/w/d)

Ib Zammit; Dresden; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Arbeitsvertrag

30 Tage Urlaub

Vertrauensarbeitszeit

Mobiles Arbeiten

Betriebliche Kranken-/Unfallversicheru

Zusammenfassung

Ib Zammit sucht eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) am Standort Dresden zur Unterstützung der Projektteams in allen organisatorischen Belangen.

Sie arbeiten bei der Gremienarbeit, Kosten- und Termincontrolling mit, bereiten Besprechungen vor und nach, erstellen Projektdokumente und unterstützen das Änderungsmanagement. Vorteilhaft sind Berufserfahrung in Ingenieur-/Planungsbüros und sichere Deutschkenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position in Ingenieur-/Planungsbüro oder Handwerksbetrieb.
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und Überblick bei mehreren parallelen Projekten.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word, Outlook, Teams und PowerPoint.
• Gute Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Projektunterstützung im organisatorischen und koordinativen Rahmen der Kundenprojekte.
• Projektorganisation: Mitwirkung bei Gremienarbeit, Kosten- und Termincontrolling.
• Vor- und Nachbereitung interner/externer Besprechungen inklusive Protokollführung.
• Dokumentation technischer Projektdokumente und Projektberichte pflegen.
• Terminmanagement: Fristen und Meilensteine im Blick; Unterstützung des Teams.
• Prüfung von Rechnungen, Abnahmen-Vorgänge und Änderungsmanagement.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Zuverlässigkeit

Teamarbeit

Termintreue

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium

Tools

MS Office

MS Project

Factro

AVA-Software (z. B. California oder iTWO)

Jobbeschreibung

Technik, Teamwork & spannende Projekte! Wir sind ein mittelständisches, technisches Planungsbüro und seit rund 35 Jahren in der technischen Gebäudeausrüstung zu Hause. Mit rund 270 Mitarbeitenden an sieben Standorten in Deutschland und vier internationalen Niederlassungen setzen wir anspruchsvolle Planungsprojekte für unsere Kunden aus unterschiedlichen Branchen um. Dabei bringen wir als Experten unser technisches Know-how aus Versorgungs- und Elektrotechnik, dem Brandschutz, sowie Energiemanagement mit viel Praxiserfahrung zusammen und entwickeln für unsere Kunden nachhaltige, zukunftsorientierte Lösungen, die wirklich funktionieren.

Projektassistenz (m/w/d)

Du musst keine Glaskugel besitzen, um den nächsten Schritt vorauszusehen? Du erkennst Zusammenhänge, behältst Termine und Aufgaben im Blick und sorgst mit Deinem Organisationstalent dafür, dass Projekte reibungslos laufen? Am liebsten unterstützt Du andere und hast dabei alles im Griff?

Perfekt! Dann brauchen wir genau Dich als Teamassistenz (m/w/d) für unseren Standort in Dresden.

Deine Aufgaben

• Projektunterstützung: Du unterstützt unsere Projektteams bei organisatorischen und koordinativen Aufgaben im Rahmen unserer Kundenprojekte.
• Projektorganisation: Du arbeitest der Projektleitung bei der Gremienarbeit sowie beim Kosten- und Termincontrolling laufender Projekte zu.
• Besprechungen: Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung interner und externer Besprechungen einschließlich der Protokollführung.
• Dokumentation: Du erstellst und pflegst technische Projektdokumente, Projektberichte sowie weitere projektbezogene Unterlagen.
• Terminmanagement: Du behältst Projektfristen und wichtige Meilensteine im Blick und unterstützt das Projektteam bei der Terminverfolgung.
• Projektabwicklung: Du unterstützt bei der Prüfung von Rechnungen, der Vorbereitung von Abnahmen sowie bei Vorgängen im Änderungsmanagement.

Dein Profil

• Ausbildung: Du hast ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Industriekauffrau (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung: Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem Ingenieur-, Architektur-, Planungsbüro oder in einem Handwerksbetrieb.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und sorgfältig und behältst auch bei mehreren parallel laufenden Projekten den Überblick.
• Kenntnisse: Der sichere Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word, Outlook, Teams und PowerPoint, ist für Dich selbstverständlich.
• Wünschenswert: Erste Erfahrungen mit Projektmanagement- und Dokumentationssystemen (z. B. MS Project oder Factro) sowie AVA-Software (z. B. California oder iTWO) sind von Vorteil.
• Auftreten: Du überzeugst durch ein freundliches und professionelles Auftreten sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Kommunikation: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) in Wort und Schrift.

Wir bieten Dir:

• Weiterbildung: Langfristige Perspektive mit individuellenWeiterentwicklungsmöglichkeiten auf Fach-, Projekt- oder Führungsebene sowie einen persönlichen Entwicklungsplan.
• Mobilität: Eine gute Nahverkehrsanbindung und Parkplätze vor Ort.
• Attraktives Arbeitsumfeld: Einen unbefristeten Arbeitsvertrag, 30 Tage Urlaub, Vertrauensarbeitszeit und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Benefits: Eine betriebliche Kranken- und Unfallversicherung und wenn du gerne Fahrrad fährst die Möglichkeit zum Bike Leasing.
• Betriebliche Altersvorsorge: Damit du im Alter besser abgesichert bist, bezuschussen wir deine Altersvorsorge.
• Soziales Umfeld: Ein offenes Team, mit flachen Hierarchien und offenen Türen. Zudem hast Du die Option an Teamevents oder Fachgruppentreffen teilzunehmen.