Persönliche Assistenz des Vorstands (m/w/d)

Van der Valk Deutschland GmbH; Moers; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Kostenlose Verpflegung

Vergünstigte Übernachtungen

Mitarbeiterbenefitsapp

Job summary

Die Van der Valk Deutschland GmbH in Moers sucht eine erfahrene Assistenzkraft zur Unterstützung des Vorstands. Sie werden für die Organisation von Meetings, die administrative Unterstützung und persönliche Koordination verantwortlich sein.

Ideal für Personen mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung und mehrjähriger Erfahrung in der Assistenz. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind Voraussetzung. Das Unternehmen bietet vielfältige Aufgaben, Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, vorzugsweise auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Niederländischkenntnisse sind von Vorteil.
• Eigenverantwortliches Handeln mit Loyalität, Sorgfalt und Zuverlässigkeit.

Responsibilities

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings.
• Termin- und Reisekoordination inkl. Erinnerungsmanagement.
• Koordination und Abwicklung administrativer Aufgaben im persönlichen Umfeld.

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Vertraulichkeit

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium

Tools

MS Office

Digitale Tools der Büroorganisation

Job description

Aufgaben

• Organisations- und Projektunterstützung:
  • Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings
  • Interne und externe Abstimmung mit Hotels, Dienstleistern und Fachbereichen
  • Durchführung von Recherchen und Bearbeitung besonderer Themen
  • Aufbereitung strategischer Entscheidungsgrundlagen (z. B. Analysen, Präsentationen, Recherchen)
  • Unterstützung bei Planung, Strukturierung und Umsetzung strategischer Initiativen und Projekte
  • Schnittstellenmanagement zwischen Vorstand, Schlüsselpositionen und Projektteams
  • Nachverfolgung von Entscheidungen, Projektfortschritten und Verantwortlichkeiten
• Administrative Assistenz und Office-Management:
  • Termin- und Reisekoordination inkl. Erinnerungsmanagement, Fahrdienst- und Hotelbuchungen
  • Abstimmung und Pflege des Jahreskalenders in Zusammenarbeit mit dem VDVI-Sekretariat
  • E‑Mail‑Vorsortierung und -Vorbereitung, Telefonate in Deutsch und Englisch, sowie Postbearbeitung
  • Verwaltung verschiedener Konten und Kreditkartenabrechnungen sowie Durchführung von Überweisungen
  • Kontrolle, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen
  • Protokollführung bei Sitzungen und Terminen
  • Sicherer Umgang mit vertraulichen Unterlagen
• Persönliche & private Unterstützung:
  • Koordination und Abwicklung ausgewählter administrativer Aufgaben im persönlichen Umfeld
  • Reise- und Urlaubsbuchungen für die Familie
  • Unterstützende Tätigkeiten für weitere Familienmitglieder
  • Unterstützung bei der Koordination familienbezogener Termine
  • Schnittstellenmanagement zwischen beruflichen und privaten Abläufen (z. B. Dienstleister, Infrastruktur)

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium – idealerweise mit Fokus auf Office Management, Kommunikation oder Hotelmanagement
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, vorzugsweise auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Niederländischkenntnisse sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) und digitalen Tools der Büroorganisation
• Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten sowie hohes Organisationstalent
• Eigenverantwortliches Handeln mit Loyalität, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und souveränes Auftreten
• Verständnis für die besondere Balance zwischen familiären Strukturen und unternehmerischer Professionalität
• Bereitschaft, mit Weitblick zur nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens beizutragen

Benefits

• Vielfältige Aufgaben mit zentraler Rolle in der Unterstützung des Vorstands
• Verantwortung & Vertrauen und eigenständige Planung und Koordination wichtiger Themen
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Ausbau der Kompetenzen
• Leistungsgerechte Vergütung, kostenlose Verpflegung, vergünstigte Übernachtungen und Speisen für Sie, Familie und Freunde
• Mitarbeiterbenefitsapp für exklusive Vorteile, Sonderangebote und Services
• Motiviertes, freundliches Team, das Zusammenhalt großschreibt