Personalsachbearbeitung (m/w/d)

Investforwomen; Kiel; Hybrid; EUR 40.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gestaltungsspielraum

Flexible Arbeitszeiten

Fester Homeoffice-Tag pro Woche

Jobticket-Zuschuss

Hansefit-Mitgliedschaft

Apple-Geräte

Modernes Office an der Förde (Kiel)

Teamevents

Zusammenfassung

Investforwomen in Kiel sucht eine engagierte Personalsachbearbeitung, die Verträge erstellt, Personalakten pflegt und die Lohnabrechnung vorbereitet. Du koordinierst Urlaubs-, Abwesenheits- und Zeiterfassungsprozesse und arbeitest eng mit Buchhaltung zusammen.

Zu deinem Aufgabenfeld gehört die administrative Begleitung des Onboardings, das Erstellen von Auswertungen und Reports sowie die Pflege von Vorlagen und Dokumentationen. Du bist zuverlässig, genau und diskret.

Qualifikationen

• Zwei bis fünf Jahre Berufserfahrung in der Personalsachbearbeitung, Personaladministration oder einem vergleichbaren Bereich.
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium, gern mit Bezug zu Personal oder Wirtschaft.
• Erfahrung mit einem HR-System, idealerweise Personio. Wenn du ein anderes kennst, arbeitest du dich zügig ein.
• Grundkenntnisse im Arbeits- und Lohnsteuerrecht, so weit du sie für Verträge, Fristen und die Abrechnungsvorbereitung brauchst.
• Du arbeitest genau. Zahlen, Fristen und Unterlagen stimmen, auch wenn niemand nachschaut.
• Du arbeitest verlässlich. Was du zusagst, liegt am vereinbarten Tag vor, ohne Erinnerung.
• Du bleibst ruhig, wenn mehrere Dinge gleichzeitig laufen, und sagst früh Bescheid, wenn es zu viel wird, statt es auszusitzen.
• Du arbeitest sorgfältig mit sensiblen Daten und weißt, warum Diskretion in dieser Rolle nicht verhandelbar ist.
• Interesse an den Themen Finanzen, Gleichberechtigung und persönlicher Weiterentwicklung.
• Sicheres Deutsch in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Zeugnisse erstellen und Fristen wie Probezeiten und Befristungen im Blick behalten.
• Personalakten und Mitarbeiterdaten in Personio pflegen.
• Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Abwesenheiten verwalten und Zeiterfassung kontrollieren.
• Monatliche Abrechnungsdaten aufbereiten, also Stundenlisten, Boni und Änderungen, und offene Punkte mit Buchhaltung abstimmen.
• Auswertungen und Statistiken für das HR-Reporting erstellen.
• Onboarding administrativ organisieren: Vertragsunterlagen, Zugänge, Geräte und Einarbeitungsplan, damit neue Kolleginnen und Kollegen arbeitsfähig sind.
• Ansprechperson für das Team bei administrativen und organisatorischen Fragen sein.
• Interne Vorlagen und Prozessdokumentationen pflegen und verbessern.

Kenntnisse

Genauigkeit

Zahlenaffinität

Teamfähigkeit

Diskretion

Verlässlichkeit

Kommunikation

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Wirtschafts-/Personal-Studium

Tools

Personio

Jobbeschreibung

Stellenbeschreibung

Du willst dabei helfen, dass Frauen selbstbestimmt über ihre Finanzen entscheiden, und suchst eine Rolle, in der saubere Personalarbeit wirklich zählt? Dann bist du bei Investforwomen richtig.

In der Personalsachbearbeitung hältst du unseren Personalbereich am Laufen. Verträge, Personalakten, Fristen, Zeiterfassung und die Vorbereitung der Lohnabrechnung liegen bei dir. Du bist die Person, bei der die Fäden zusammenlaufen und auf deren Arbeit sich alle anderen verlassen.

Deine Aufgaben

• Du erstellst Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Zeugnisse und behältst Fristen wie Probezeiten und Befristungen im Blick.
• Du pflegst und verwaltest unsere Personalakten und Mitarbeiterdaten in Personio.
• Du verwaltest Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Abwesenheiten und kontrollierst die Zeiterfassung.
• Du bereitest die monatlichen Abrechnungsdaten auf, also Stundenlisten, Boni und Änderungen, und stimmst offene Punkte mit Buchhaltung und Steuerbüro ab.
• Du erstellst Auswertungen und Statistiken für das HR-Reporting.
• Du organisierst das Onboarding administrativ: Vertragsunterlagen, Zugänge, Geräte und Einarbeitungsplan, damit neue Kolleginnen und Kollegen an Tag eins arbeitsfähig sind.
• Du bist erste Ansprechperson für das Team bei administrativen und organisatorischen Fragen.
• Du pflegst unsere internen Vorlagen und Prozessdokumentationen und machst sie besser, statt sie nur abzuarbeiten.

Deine Vorteile bei Investforwomen

• Eine Aufgabe mit Wirkung: Wir helfen Frauen dabei, finanziell unabhängig zu werden.
• Gestaltungsspielraum für eigene Ideen.
• Flexible Arbeitszeiten und ein fester Homeoffice-Tag pro Woche.
• Zuschuss zum Jobticket oder eine Hansefit-Mitgliedschaft, du entscheidest.
• Apple-Geräte für deine tägliche Arbeit.
• Ein modernes Office an der Förde, in der Fabrikstraße in Kiel.
• Regelmäßige Teamevents und flache Hierarchien mit kurzen Entscheidungswegen.

Dein Profil

• Zwei bis fünf Jahre Berufserfahrung in der Personalsachbearbeitung, Personaladministration oder einem vergleichbaren Bereich.
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium, gern mit Bezug zu Personal oder Wirtschaft.
• Erfahrung mit einem HR-System, idealerweise Personio. Wenn du ein anderes kennst, arbeitest du dich zügig ein.
• Grundkenntnisse im Arbeits- und Lohnsteuerrecht, so weit du sie für Verträge, Fristen und die Abrechnungsvorbereitung brauchst.
• Du arbeitest genau. Zahlen, Fristen und Unterlagen stimmen, auch wenn niemand nachschaut.
• Du arbeitest verlässlich. Was du zusagst, liegt am vereinbarten Tag vor, ohne Erinnerung.
• Du bleibst ruhig, wenn mehrere Dinge gleichzeitig laufen, und sagst früh Bescheid, wenn es zu viel wird, statt es auszusitzen.
• Du arbeitest sorgfältig mit sensiblen Daten und weißt, warum Diskretion in dieser Rolle nicht verhandelbar ist.
• Interesse an den Themen Finanzen, Gleichberechtigung und persönlicher Weiterentwicklung.
• Sicheres Deutsch in Wort und Schrift.