Personalsachbearbeitung (m/w/d)

Arbeitsagentur; Kehl; Vor Ort; EUR 22.000 - 33.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Die Arbeitsagentur Kehl sucht eine zuverlässige Personalsachbearbeitung (m/w/d) in Teilzeit zur Unterstützung der Personalreferentin bei administrativen Aufgaben und der Zeitwirtschaft. Sie arbeiten 20–30 Stunden pro Woche, bevorzugt am Vormittag, und pflegen Personalstammdaten in HR-Works.

Es erwartet Sie eine strukturierte Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld sowie eigenständiges Arbeiten im Personalwesen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ideal Personalbezug.
• Erste Berufserfahrung in der Personalsachbearbeitung wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.

Aufgaben

• Unterstützung der Personalreferentin bei administrativen Aufgaben.
• Pflege der Personalstammdaten in HR-Works.
• Anlage und Pflege von Personalakten und digitalen Dokumenten.
• Erstellung und Pflege personalbezogener Unterlagen und Bescheinigungen.
• Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Änderungsvereinbarungen und personalrelevanten Dokumenten.
• Pflege von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Elternzeit und Fehlzeiten.
• Bearbeitung von Ein- und Austritten sowie On-/Offboarding-Unterstützung.
• Überwachung und Pflege von Fristen und Wiedervorlagen.
• Erstellung von Auswertungen aus der Zeitwirtschaft.

Kenntnisse

Sorgfältige Arbeitsweise

Strukturierte Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Personalbezug

Tools

HR-Works

MS Office

Excel

Jobbeschreibung

Zur Unterstützung unserer Personalreferentin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige und sorgfältig arbeitende Personalsachbearbeitung (m/w/d) in Teilzeit. Sie übernehmen administrative Aufgaben im Personalbereich und sorgen gemeinsam mit der Personalreferentin für eine strukturierte und reibungslose Betreuung unserer Mitarbeitenden. Ein Schwerpunkt der Tätigkeit liegt in der Pflege der Zeitwirtschaft und der Personaldaten in HR-Works.

Das erwartet Dich:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit im Bereich Personal mit einem klaren Schwerpunkt auf der Personaladministration und Zeitwirtschaft
• 20-30 Stunden pro Woche, vorzugsweise am Vormittag
• Eine strukturierte Einarbeitung und enge Zusammenarbeit mit der Personalreferentin
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Raum für eigenständiges Arbeiten
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld

Deine Aufgaben:

Personaladministration

• Unterstützung der Personalreferentin bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten in HR-Works
• Anlage und Pflege von Personalakten und digitalen Personaldokumenten
• Erstellung und Pflege personalbezogener Unterlagen und Bescheinigungen
• Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Änderungsvereinbarungen und sonstigen personalrelevanten Dokumenten
• Pflege von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Elternzeit und sonstigen Fehlzeiten
• Bearbeitung von Ein- und Austritten sowie Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen
• Überwachung und Pflege von Fristen und Wiedervorlagen

Zeitwirtschaft / HR-Works

• Pflege und Betreuung der Zeitwirtschaft in HR-Works
• Erfassung und Kontrolle von Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaub und sonstigen Abwesenheiten
• Prüfung von Zeitkonten und Klärung von Unstimmigkeiten
• Unterstützung bei der korrekten Erfassung von Arbeitszeitregelungen, Zuschlägen und sonstigen Zeitbuchungen
• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende bei Fragen zur Zeiterfassung
• Vorbereitung von Auswertungen aus der Zeitwirtschaft für die Personalreferentin

Unterstützung im Personalbereich

• Vorbereitung personalrelevanter Daten und Unterlagen für die Entgeltabrechnung
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Meldungen und administrativen Vorgängen im Personalwesen
• Unterstützung bei der Organisation von Bewerbungsgesprächen und administrativen Abläufen im Recruiting
• Pflege von Bewerber- und Mitarbeiterdaten
• Unterstützung bei der Organisation von Schulungen, Unterweisungen und sonstigen Personalmaßnahmen
• Allgemeine Korrespondenz und organisatorische Aufgaben im Personalbereich

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Personal, z. B. als Personalfachkaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in der Personalsachbearbeitung oder Personaladministration wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Erfahrung mit einer Personalsoftware bzw. idealerweise HR-Works von Vorteil
• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Personaldaten
• Gute organisatorische Fähigkeiten und Freude an administrativen Aufgaben
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Selbstständige Arbeitsweise und gleichzeitig Freude an der Zusammenarbeit im Team