Team Lead – Office Management (Mensch*)

Convista; Köln; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Eigene Academy für Trainings

Onboarding- und Mentoringprogramm

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Sport- und Fitnessangebot

Auslandskrankenversicherung

Job summary

Convista sucht am Standort Köln eine Team Lead – Office Management (Mensch*) zur standortübergreifenden Leitung des Office-Management-Teams. Sie verantworten 11 Standorte in Deutschland, Österreich, Schweiz und Polen und treiben ESG-Initiativen sowie moderne Workplace-Konzepte voran.

Reisebereitschaft ca. 20 % gehört zum Job; Sie gestalten Prozesse, steuern externe Dienstleister und entwickeln die Teamkultur weiter. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.

Qualifications

• Führungserfahrung und teamorientierter Führungsstil
• Serviceorientierung, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Erfahrung in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (PowerPoint, Excel)

Responsibilities

• Führung und Entwicklung des Office Management Teams an 11 Standorten
• Gesamtverantwortung für Servicequalität, Workplace- und Safety-Vorgaben
• Budgetsteuerung, Beschaffungsprozesse, Kennzahlen-Reporting
• Erhebung und Reporting von ESG-N Kennzahlen in Zusammenarbeit mit Fachbereichen

Skills

Teamführung

Office Management

Prozessoptimierung

Stakeholder-Management

MS-Office-Kenntnisse

Reisebereitschaft

Deutsch (C1)

Englisch

Education

Ausbildung oder Studium in BWL/Office Management/Facility Management/Hotellerie

Job description

Lust auf einen tollen Arbeitgeber?

Werde Teil unseres Teams als Team Lead – Office Management (Mensch*) am Standort Köln.

In dieser Rolle führst du ein standortübergreifendes Team und verantwortest die Office Service Bereiche für Deutschland, Österreich, die Schweiz und Polen.

Du sorgst für ein einheitliches, serviceorientiertes Office Management, optimierst Prozesse, steuerst externe Dienstleister und entwickelst moderne Workplace-Konzepte weiter. Zudem treibst du unsere ESG-Initiativen aktiv voran und wirkst an der nachhaltigen Ausrichtung unseres Unternehmens mit.

Die Position erfordert deine Präsenz im Kölner Office sowie eine Reisebereitschaft von ca. 20 %, um unsere internationalen Standorte zu besuchen, lokale Teams zu unterstützen und Beziehungen zu Stakeholdern zu pflegen.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Berivan Kürek Recruiting

Das sind deine Aufgaben

• Führung und Entwicklung des Office Management Teams: Fachliche und disziplinarische Führung des Teams sowie Förderung einer motivierenden und wertschätzenden Teamkultur. Verantwortung für Personal- und Ressourcenplanung, Mitarbeitergespräche, Aufgabenverteilung und Zielerreichung.
• Office Management: Gesamtverantwortung für die Servicequalität unseres Office Managements an 11 Standorten in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Polen sowie Entwicklung moderner Workplace- und Servicekonzepte. Umsetzung von Arbeitsschutz, Sicherheits- und Compliance-Vorgaben an unseren Standorten.
• Budgetmanagement: Steuerung von Budgets und Beschaffungsprozessen sowie Optimierung von Kosten und Einsparpotenzialen. Erstellung von Analysen, Kennzahlen und Management-Reportings.
• ESG, Nachhaltigkeit und Corporate Responsibility: Erhebung und Reporting von ESG- und Nachhaltigkeitskennzahlen in enger Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen. Unterstützung in der operativen Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen an unseren Standorten.

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office Management, Facility Management, Hotellerie o. Ä.
• Du bringst Führungserfahrung und einen wertschätzenden, teamorientierten Führungsstil mit
• Du überzeugst durch eine ausgeprägte Serviceorientierung, hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Du hast Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten sowie in der Steuerung komplexer organisatorischer Abläufe
• Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in PowerPoint und Excel
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ausgeprägte Problemlösungskompetenz zeichnen dich aus
• Du bringst eine Reisebereitschaft von ca. 20 % mit und besuchst regelmäßig unsere Standorte in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Polen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1) runden dein Profil ab

Warum wir perfekt zu dir passen

Wir sind ein Team

• Starker Zusammenhalt
• Ausgeprägte Hilfsbereitschaft
• Preisgekrönte Feedback-Kultur
• Zusammenarbeit auf Augenhöhe & flache Hierarchien

Unser Arbeitsklima ist Top

• Offener und kollegialer Umgang
• Erreichbare Führungskräfte
• Überdurchschnittliche Unternehmenszugehörigkeit
• Langfristige Kundenbeziehungen

Du wirst individuell gefördert

• Eigene Academy für Trainings und Weiterbildung
• Onboarding- und Mentoringprogramm
• Abwechslungsreiche Aufgaben
• Spannende Projekte bei namhaften Kunden

Dein Leben bleibt in Balance

• Flexibles und mobiles Arbeiten (z. T. auch im europäischen Ausland)
• Vertrauensarbeitszeit und -urlaub
• Selbstbestimmtheit und Verantwortung
• Team- und Unternehmens-Events
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Bei uns bekommst du mehr

• Sport- und Fitnessangebot
• Private Unfallversicherung
• Auslandskrankenversicherung
• Betriebliche Altersvorsorge
• JobRad, JobAuto, oder bei Bedarf eine Bahncard

* Wir suchen Menschen. Bei uns spielt es keine Rolle, ob du weiblich, männlich oder divers bist, wo du herkommst, welche Hautfarbe du hast, woran du glaubst oder wie alt du bist. Im Fokus steht gegenseitiger Respekt und Wertschätzung sowie Spaß an der Arbeit.