Office Operations Manager (m/w/d)

DUDE CHEM; Berlin; Hybrid; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Hundefreundliches Büro

ÖPNV-Zuschuss

Weiterbildungen

Zusammenfassung

MOTOR Ai sucht eine/n Office Operations Manager (m/w/d) für das Büro in Berlin-Wedding. Du betreust alle Belange des Büros, koordinierst Lieferanten und Events und bist die erste Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen sowie Gäste.

Du bringst mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management, Empfang oder Assistenz mit, arbeitest lösungsorientiert und kommunizierst fließend Deutsch und Englisch. Flexible Arbeitszeiten und ein tolles Teamumfeld runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Assistenzbereich, gerne auch mit Gastronomiehintergrund.
• Fließendes Deutsch und Englisch, gute Kommunikation im Team und mit externen Partnern.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Erste Kontaktperson für Kollegen, Gäste und Lieferanten
• Verwaltung der Office-Unterlagen, Rechnungen und Dokumente
• Sorgt für ausreichende Vorräte und reibungslose Paketannahme und -verteilung
• Planung und Organisation von internen und externen Events
• Schnittstelle zu Hausverwaltung, Handwerkern und Dienstleistern sowie Koordination von Wartungen
• Gewährleistung einer ordentlichen, sicheren und positiven Büroatmosphäre

Kenntnisse

Office Management

Empfang

Assistenz

Organisation

Ausbildung

Ausbildung oder Studium abgeschlossen

Jobbeschreibung

Wir von MOTOR Ai haben eine Mission: wir verbinden Menschen - egal wo. Unsere Arbeit an einer KI, die auf den Erkenntnissen kognitiven Neurowissenschaft basiert, soll das möglich machen. Unser Ziel zusammen mit unserem international aufgestellten Team ist es, auch in ländlichen Gegenden die Arbeit im ÖPNV zu unterstützen und eine lückenlose Versorgung sicherzustellen. Hierbei verbinden wir den technischen Fortschritt mit Umweltbewusstsein und Nachhaltigkeit - ohne Abstriche.

Für unser Operations-Team suchen wir eine Office Operations Manager (m/w/d), der sich um die Belange des gesamten Büros kümmert. Hierzu gehört dann auch die Organisation von Events sowie die Koordinierung von Dienstleistern.

Aufgaben

• Als erste Kontaktperson hast du für die Fragen deiner Kollegen immer ein offenes Ohr und sorgst dafür, dass Gäste sich bei uns sofort willkommen fühlen
• Du behältst den Überblick über die Officeablage sowie Rechnungen und sorgst dafür, dass alle Unterlagen schnell und korrekt bei den richtigen Personen landen
• Du stellst sicher, dass vom Kugelschreiber bis zum Arbeitsmaterial immer alles vorrätig ist, und kümmerst dich souverän um die Annahme sowie Verteilung aller Pakete
• Ob Meeting, Workshop oder Firmenfeier – du übernimmst die Planung und Organisation von internen und externen Events mit Liebe zum Detail
• Du bist die Schnittstelle zu Hausverwaltung, Handwerkern und Dienstleistern und koordinierst Wartungen oder Umbauten proaktiv und lösungsorientiert
• Mit deinem Blick für Ordnung und Sicherheit garantierst du einen reibungslosen Büroalltag und schaffst eine positive Arbeitsumgebung, in der sich alle wohlfühlen
• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Assistenzbereich, gerne auch mit Gastronomiehintergrund
• Du arbeitest lösungsorientiert und packst Aufgaben direkt und unkompliziert an
• Ein freundlicher und professioneller Umgang mit dem Team, Führungskräften und Gästen ist für dich selbstverständlich
• Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent für die Planung von Terminen, Meetings und Events
• Du behältst auch bei vielen parallelen Themen stets den Überblick und die Ruhe
• Du kommunizierst fließend in Deutsch und Englisch; jede weitere Sprache ist ein willkommenes Plus

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Rolle in einem innovationsgetriebenen Unternehmen
• Flexible Arbeitszeiten – mit Raum für die Realität des Lebens (Elternschaft, Pflegeverantwortung, Ehrenamt etc.)
• Echter Teamgeist: Mitarbeit in Teams, die Veränderungen vorantreiben – egal wie kompliziert und umfangreich Projekte sind
• Hundefreundliches Büro – dein vierbeiniger Kollege ist herzlich willkommen
• Optimale Verkehrsanbindung: attraktiver Standort in Wedding mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sowie Zuschuss zum ÖPNV-Ticket
• Deine Weiterentwicklung liegt uns am Herzen – deshalb übernehmen wir die Kosten für Fort- und Weiterbildungen
• Egal ob Mode, Beauty, Reisen oder Kultur – du erhältst zahlreiche Vergünstigungen durch unseren Partner Corporate Benefits

Vielfalt, Eigenverantwortung und Sinnhaftigkeit in einem spannenden Team sind dir wichtig? Dann hilft uns die Zukunft von morgen schon heute zu gestalten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

In unseren neuen Räumlichkeiten legen wir viel Wert darauf, uns alle kennenzulernen und gemeinsam die Vision voranzutreiben. Unser international aufgestelltes Team wächst und arbeitet gemeinsam an der aufregenden Mission. Persönliche Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum Erfolg, daher haben wir uns entschieden keine Full-Remote-Company zu werden.

Wir bitten Vermittlungsagenturen, unaufgefordert keine Profile einzureichen. Alle eingereichten Kandidatenprofile ohne vorherige unterzeichnete Vereinbarung werden als unser Eigentum betrachtet und es werden keine Gebühren gezahlt.

Onsite “haben wir uns entschieden keine Full-Remote-Company zu werden”